效能架构“项目”，你需要的高效能小技巧！

什么是项目？

在效能的领域，它的解释是：不能一个动作就完成的，就可以称之为“项目”。项目包含多个清单，是一个组合，即：一类的事儿。所以我们把可以归类的清单叫做项目。

在列清行动的基础上，来看看当前项目（也可以算作1年以内或相对短期的小目标）的情况吧。

把所有项目列在一个清单上，看看有多少个？数量是否太多（可能部分项目停滞了，需要重新检查）？数量是否偏少（可能有一些稍小的项目更愿意放在脑子里）？工作和生活的项目是否平衡（要注意调整）？

所有项目列清楚，相关计划整理明晰，可以帮助我们对当前工作生活状态有一个总体认识。

我们每天都在为哪些事情而忙碌？为了完成目标我们要根据计划来做哪些事情？项目清单相当于我们对需要达到的各个小目标设置了操作指南。

在易效能里，一个动作就能完成的事情被直接列到了行动清单，而一个动作不能完成的事情就形成了项目。重要的事情往往一个动作完成不了，这时就需要项目管理，需要对项目进行分解、排序、责任分工……

公司做个项目的人都知道，正常的项目运营首先要定好宗旨、再确定愿景及结果、然后做头脑风暴、组织整理、最后找出下一步关键动作。

做任何一件事情，都可以用这五个流程，让我们能快速找到下一步行动。

在OmniFocus里面把一类的事情归结到一个项目后，每一个项目底下就有很多行动清单，每一个行动清单都有不一样的上下文、不一样的时间，清单加工过程中要找到下一步行动方向。不管项目就多大，只要我们找出每一个小的行动方向就可以最终完成目标。

举例说，如果以小组学习作为一个项目，那么项目管理将产生如下结果：

第一、宗旨：让组员学到自己想学的，得到自己想要的；
第二、达成结果：参加的组员90天都能全程参与，每个人都得到自己想要的成果，优秀的人能够养成一个习惯，比如随时收集、整理、检视；
第三、头脑风暴：未来60天做什么？想怎么做？最关键的步骤，分为四不法则：不判断、不评价、不质疑、不批评，由此建立一个安全讨论的空间，让大家畅所欲言；
第四、整理头脑风暴中出现的不同想法；
第五、找到下一步。

项目确定后，为每一个项目准备材料也是非常重要的。常规的资料必须要整理得很好，首先不会丢失，其次容易找到，再次要优中选优。

比如说，打电话首先必须有电话清单/联系人名单；然后，这些名单要能够随时随地调用；最后，假设认识五千人，要筛选出里面最重要的经常问候（也许只有50个人）。需要把联系人分级：重要的人定期见面，次重要的定期打电话，再下来的可能定期发邮件，最后有一部分人发微博@。

大多数人对项目的定义是：需要耗费相当一部分资源和时间来完成的事情。但在戴维·艾伦的GTD理论中他把项目定义为：需要多个步骤才可以完成的工作。也就是由多个明确的“下一步行动”所组成的合集，有些是在时间上必须按照先后顺序来执行的的连续性动作，有些是没有先后顺序的平行性动作，还有一些是相关性不是很紧密的事情的集合。

可这样的定义对于我们事务的管理有什么样的帮助呢？

这是因为我们在工作中碰到的很多事情都不是一个动作可以完成的，它们大多是由许多小事务杂糅在一起的事务团，当人们面对这些小事务团成的事情时会觉得这件事非常庞大复杂，在这时，人们就容易产生一种 “老虎吃天，无法下爪 ”的感觉，于是在各种畏难情绪中不愿付诸行动，导致了事务的拖延，在心理上也非常容易形成的内疚情绪，给人带来紧张和压力。

而把项目定义为多个明确的 “下一步行动 ”的组合，给了我们重新审视此类复杂事件的机会，让我们明白通过一定的步骤和方法可以理清项目事件中的先后顺序，从而开启下一步行动。

戴维·艾伦给出的方法更确切地说是一种思考问题的方式，这种思考方式在我们的生活中被随时运用，但是我们日用而不知。

对一个项目的分析，戴维·艾伦认为用五个步骤就能快速地帮我们看清楚事情的本质，并牢牢抓住事情的重点。

第一个是定义项目的目标和原则，也就是问为什么？做这个事情的目的是什么？而“原则”，对一个人来讲就是做人的标准和底限，对一件事情来讲就这件事情不能超出某一个范围。

第二个是展望结果，作为个人希望事情达到什么样的成果 ,作为团体希望事情达到什么样的结果。

第三个是头脑风暴，如果是针对个人，就是把自己对该事情产生的所有思想都记录下来；如果是针对团体，就是大家围在一起各抒己见，记录下所有关于该事件的点子。头脑风暴最关键的一点就是我们要追求数量而不是质量。

第四个是组织整理，当我们把所有的想法都清楚地摆在自己面前时，我们就能够很容易发现其中的关联，明确其中主要和次要因素、先后次序以及事务的轻重程度，组织和整理就是对这些的梳理过程。

第五个是明确下一步行动，也就是我们在前面提到过的“下一步行动”这个在 GTD理论中具有很重要地位的思想。对于一个项目而言，当我们明确了每一个环节我们应该做的事情，并且能够把自己头脑中关于该项目的所有担忧放下时，我们就可以开始着手执行该事件了。

以上就是戴维·艾伦的“五步骤”，通过这五个步骤，我们就能对任何一个项目进行分析，抓住事情的重点。