用Word数据表单快速输入大批数据

要输入表格形式的数据，最方便的工具莫过于我们熟悉的老朋友Word和Excel了。两者都适合输入数据关系简单的表格，但如果要对数据进行复杂的处理，那就要用到Office中数据处理的重型武器——Acess。

本文的主角是Word的数据表单工具。掌握了这个工具，我们就可以通过一个方便的对话框窗体将表格形式的数据快速输入Word文档，避免编写大型表格时经常会遇到的问题，例如超宽表格的水平滚动等。

一、数据表单简介 Word的数据表单工具实际上属于邮件合并功能。如果你曾经在邮件合并操作中输入过收件人姓名和Email地址的清单，可能已经遇到过它了。但可能你还不知道，这个表单工具还可以单独使用，可用来创建任何表格，并不局限于邮件合并。通过这个表单工具，我们可以创建和管理数据清单，对数据清单进行排序，甚至还可以查找符合特定条件的数据。

首先我们准备好试验用的数据。新建一个Word文件，创建一个表格。为简单计，我们只创建一个简单的邮件和电话号码表，包括职工姓名、部门、电话分机号码、Email地址这几列内容。初始的表格如图一所示。

图一

数据表单最好通过“数据库”工具栏访问。“数据库”工具栏默认是不显示的，现在我们先要显示出这个工具栏：选择Word菜单“视图”→“工具栏”→“数据库”。如图二，将鼠标移到按钮上面，稍作停留，就可以看到简短的说明，其中就有调用数据表单、排序和查找记录的按钮——这里已经提供了管理一个简单列表需要的所有功能，根本不必离开Word去寻找“外援”。

图二

要从通讯录表格创建数据表单，先点击表格内的任意位置，然后点击“数据库”工具栏最左边的“数据表单”按钮。Word分析表格的结构，将表格的列标题作为数据表单输入项目的标签。例如，表格的第一个列标题“部门”成为输入表单第一项的标签，第二列标题“姓名”成为输入表单第二项的标签，等等，如图三所示。如果标签的两个字之间有空格，例如“部 门”，Word会自动加上下划线，变成“部_门”。

图三

数据表单是点击按钮时动态创建的。因此，通讯录表格可以随时增、减列，下次点击“数据表单”按钮时数据表单也会自动作出相应的调整。另外，通过前面的例子还可以看出，数据表单可以在任意时刻使用，如果通讯录表格已经输入了一部分内容，数据表单会自动提取已输入的内容，方便了修改、删除。

二、使用数据表单
接下来就可以用数据表单输入数据了。点击图三数据表单窗口的“新增”按钮，再点击第一个数据输入框，输入数据后按Enter键将光标移到下一个输入框。填写好所有输入框后按Enter（或者点击“新增”按钮）开始输入下一个记录。可以看到，这种输入模式非常适合于输入大量数据，主要原因有两个：第一，转换表格单元不再用Tab键，而是用Enter键；第二，可以用Enter键来新增记录，不必再用Word的“表格”菜单。

输入数据时通讯录表格中不会立即出现刚才输入的数据，这部分数据缓冲在数据表单窗口中。当用户点击“查看数据源”或“关闭”按钮时，通讯录表格中就会插入刚才输入的数据。

当数据表单包含多个记录时，利用窗口底部的导航工具可以浏览各个记录。导航工具由四个按钮和一个输入框构成，四个按钮从左到右分别用于：跳转到第一记录、前一记录、后一记录、最后记录，输入框的数字表示当前的记录编号，在这里输入记录号然后按Enter就可以直接转到指定的记录。

输入好数据之后，点击“关闭”按钮关闭表单窗口。点击表格中的任意一个列，然后点击“数据库”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”就可以将表格的内容按照当前列的值排序。Word默认第一行的内容是列的标题，所以这一行内容不参与排序。

点击数据表单窗口上的“查找”，Word显示出一个“在域中查找”对话框，如图四。假设要查找分机号码为11的记录，先在“查找内容”输入框输入查找条件11，“域”这一栏选择相应的列名称“分机号码”，最后点击“查找第一个”按钮。

图四

“数据库”工具栏还提供了管理域（即表格的列）的工具。首先点击表格的任意位置，再点击“管理域”按钮（第二个）。Word显示出图五的对话框，在这里可以添加、删除或者重新命名表格的列。新添加的域总是作为表格的最后一列。

图五

三、用于邮件合并
要把刚才创建的通讯录文档直接用于邮件合并很困难，因为这个文档包含了通讯录清单之外的数据，如标题等，Word不承认该文档是合法的邮件合并数据源。另一方面，我们可以肯定表格确实包含了邮件合并所需的数据，因此我们只要利用现有文档的数据创建第二个文档（称为数据源文档），使第二个文档只包含表格数据，就可以将它用于邮件合并。

这种方法有一个缺点，每当我们在原始文档的表格中修改或添加了新的资料，第二个文档也必须修改，不仅不方便，而且容易出错。但我们可以另想一种更好的办法，那就是使用链接。在数据源文档中插入一个链接，使链接指向原始文档的表格，当原始文档的数据改变时，只要打开数据源文档执行邮件合并，Word就会自动应用新的数据。

下面介绍一下具体的操作步骤。打开原始文档，再新建一个文档作为数据源文档。在原始文档中选中包含邮件合并数据的表格，按Ctrl+C复制。转到数据源文档，选择菜单“编辑”→“选择性粘贴”，如图六。

图六

图六对话框中，选择“粘贴链接”选项，从列表选择HTML格式（一般是默认选择），然后点击“确定”。如果对话框中的“粘贴链接”选项被禁用，很可能是由于复制原始文档的内容之前没有保存，只要保存一下原始文档，然后重新复制一下就可以了。接下来将数据源文档保存到“我的文档”里面的“我的数据源”文件夹（如果没有就新建一个）。完成后关闭数据源文档。

为了验证链接是否有效，现在改动一下原始文档的表格，或者新增一个记录，然后保存并关闭原始文档。接下来打开数据源文档，可以看到表格的内容也已经自动更新。由于我们用链接代替了实际的数据，所以现在只需要管好原始文档的一批数据，再也不必做同一个数据改二次的笨事了。

再来看看邮件合并操作怎样利用刚才创建的数据源文件。启动Word 2002，选择“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并向导”。选择文档类型“电子邮件”，点击“下一步：正在启动文档”。选择“使用当前文档”，再点击“下一步：选取收件人”。选择“使用现有列表”，点击“浏览”，找到刚才保存在“我的数据源”文件夹的数据源文件，点击“确定”。这时，Word显示出收件人选择对话框。从这里开始，剩余的操作就跟平常执行邮件合并时完全一样了。

丁香姐姐提示：不要去修改保存在“我的数据源”里面的数据源文件，即使你改动了表格的内容且强行保存，改动结果也会不“稳定”，下次改动原始文档之后，再次打开数据源文件时仍会出现原始文档的数据，因为真正保存在数据源文件里的只是一个链接。