【298.Office技巧：如何防止单元格数据重复录入？】

欣欣

有办法让大家在录入数据的时候不重复吗，不然统计会有问题啊！牛闪闪这个难题就麻烦你了！

牛闪闪

重复录入会导致数据冗余，发现不及时也会让统计出错，有什么好方法在数据录入的时候就阻止重复发生呢？这个问题在实际工作中也是很具代表性的。牛闪闪就给大家分享一下。

场景：企业销售、财务、数据分析部和物流部门的用Excel进行数据录入的办公人士。

问题：如何防止单元格数据区域的重复录入？

解答：利用Excel的数据验证功能搞定！

本例是防止公司对账单重复录入，需要对发票编号列设置数据有效性。

具体操作如下：

选中“D4：D18”的区域，点击“数据-数据验证-数据验证”(下图 1 处)

在新弹窗口中，允许选择“自定义”(下图 2 处)，在公式处输入=COUNTIF($D$4:$D$18,D4)<2(下图 3 处)

=COUNTIF($D$4:$D$18,D4)<2

Countif函数的作用，是从D4 单元格开始判断D4：D18判断，每一个输入内容的个数，只有小于2 ，才允许输入，只要等于2或大于2，就表示输入的内容重复。

确定后，如果在“发票编号”列输入相同的内容，系统就会提第二个重复内容无法输入，就会出现下图的报错窗口。（下图 4 处）

欣欣

牛闪闪！上面那个报错估计人家都看不懂，还以为Excel挂了！能不能弹个看得懂的窗口啊？

牛闪闪

再改进一下。点击“数据验证”，在“出错警告”中，将标题和错误信息处输入下图内容。（下图 6 处）

如果再次录入重复的数据，系统会出现如下提醒，这样系统的友好度会提升很多。

总结：单元格的“数据验证”(Excel2010以下版本叫“数据有效性”)，是进行表格统计的非常重要的“限制”控制的工具。尤其是希望将表格提升到“模板”级别的时候，数据有效性是必须考虑的因素。

END

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