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你可知道,领导正焦急的等待着你的汇报

2016-01-08  虎子3888

你可知道,领导正焦急的等待着你的汇报

1、不汇报就是不把领导放在眼里

正题之前,先扯点闲篇。石头君觉得,办公室里的工作有个特点,就是被动性,这个和企业做业务的很不一样,假如在企业干销售,工作模式是这样的,老总给你定下每个月5000万一个亿的销售额,好了,这一个月老板可能都不想再见你了,你上班也好在外边奔波也好,都随你,只要到了月底,你能把工作成绩拿出来——也就是销售额,就万事大吉,立功受奖加官进爵啥的那是自然,这其实是一种目标指引下的主动工作方式。

办公室不一样,办公室的工作模式是这样的:石头啊,来下我办公室,有几个事交代你。石头啊,这会没事吧,有个事来办公室我跟你说下。石头啊,马上来办公室,有个事着急你赶紧弄。也就是说,办公室里干的都是领导随时随地交办下来的一桩桩一件件的事情,目标、方法甚至步骤都相对明确和具体,领导都给你指出了明道,你一步步把事情落实好就行了,石头君管这叫被动的工作方式。

在企业,到了时间,你只要拿出销售额就行。在办公室,很多人受被动的工作模式影响太大,入戏太深,以至于出现的一个严重的问题:活明明干得很好,按照领导指示一步步规规矩矩落实好了,于是认为事情已经办完了,悠然自得的读读书、看看报,几天过去了,领导一个怒气冲冲的电话打过来,你怎么搞的,上次交代的事你还没办完?有那么难吗?你一脸不服气,领导,我早就办完了好吧,那谁谁满意的很,你凭啥批评我?再说,你当时也没让我完事后给你说啊,我不是怕你忙打扰你吗?!把领导噎得够呛。

石头君刚到办公室时也出这种问题,大事、难落实的事还时不时想着跟领导及时汇报,到了通知、传话、寄东西、送材料这种小事,觉得无关紧要、不足挂齿,反倒懒得再多一句嘴。有一次,领导让石头去某单位送一份文件,石头分秒不敢怠慢,以迅雷不及掩耳盗铃之势把材料送到对方手中,又迅速返回办公室,怡然自得的赶起了材料。快到傍晚了,领导打来电话,语气里满是焦虑,石头,材料送到了吗?我自以为立了大功,满心欢喜的邀功,当然,您一吩咐我马上就去了,送完又回来好长时间了都。不曾想领导不但没表扬我,反而怒气冲冲,送到了你怎么不说一声!我还有事要跟对方补充!你太不靠谱了!

说实话,当时石头君很委屈,明明及时送到了,怎么还挨批评。这种送材料的小事,办了也就办了,还有必要专门跑去跟领导强调吗?好像办了多大的事一样。我不去打扰领导,难道不是替他着想,替他分忧吗?

后来办公室里有了实习生,经常会请实习生帮自己做一些杂事,比如,让实习生去寄快递,心里就会老惦记要看到快递回执单;让实习生通知一个会,就老想问问是不是都回复了;让实习生出去接嘉宾,就老担心有没有按时到,有没有顺利交接上。

这才逐渐能够体会到领导布置工作之后的心态,领导把事情交给你了,即使是小事,但事实上还是脱离了他的视野和掌控,这和他亲自去办是完全不同的,他无从知道办了没有、办到什么程度,此时的领导大概就像在黑夜里转悠摸索的人,焦虑的等待是一种很自然的心态,产生这种焦虑并不是他不信任你,这只是一种人性。而你的及时汇报和反馈就像黑夜里的灯塔,会让他倍感安心甚至欣喜。打个不恰当的比方,就如同你跟心爱的姑娘表白之后,攥着手机到哪也不愿撒开,时刻期盼姑娘“我愿意”或“你是个好人”的回复一样。

将心比心,换位思考,无论领导交办的是多么微不足道的小事,是不是都应该有个回应、有个声响呢?只有你的回复汇报,才能让如热锅上蚂蚁般焦虑的领导放松下来。想通了这一点,石头君在办公室工作中,就非常注意领导交代的工作件件有着落、事事有回音了,目的是让领导放心和随时掌握工作进展情况。

材料送到了,石头会发个短信,领导,材料送到对方手中!会议通知到位了,石头会发个短信,领导,明天的会参会部门都已通知完毕,参会人员为。。。。。。用车排好了,石头会发个短信,领导,明天刘师傅去机场接您,他的电话是13333333333。机票定好了,石头会发个短信,领导,已按您要求订好机票,时间为XXX,从北京T3到成都T2。等等。

事毕都回复,其实是件小事,很多办公室人不是不愿意做,而是疏忽了,甚至是为领导考虑,不愿打扰,觉得自己把活干好,问心无愧,就没有什么可以指摘的。然而,事实上,正是这一件件一桩桩完美的小事,才累积起领导对你完全的信任,最后才换来他放手让你去做大事的信心。

2、要干好,更要汇报好

前面说了要及时,多汇报的事,这是个大的方向,但也有一种人,汇报的挺多挺及时,态度按说没的说,却反而招领导烦:这家伙怎么天天往我这跑,啰哩啰嗦半天也说不清楚,水平真不行!

这就是汇报的方式和内容上出了问题,汇报的方式和内容到底有多重要?我想怎么强调都不为过。按照百度百科的说法,汇报是向上级机关报告工作、反映情况、提出意见或者建议,说通俗点,其本质就是你凭借一张嘴把工作清楚完整的呈现在领导面前。工作干完了,很多时候领导没有时间精力去实地察看工作成果,或者即使能看到成果,也很难全面了解工作的来龙去脉、方法步骤的方方面面,他对工作的映像,大部分只能依靠你来解释、描述,这就是汇报。当然,你可以说,我干工作不是干给领导看的,我是要做实事,事做了,我的工作就做完了。这没错,但行政体系就是一个自上而下的严整体系,讲的就是令行禁止、上行下效,你的工作成果由上级和领导来评判,这是自然而然的,是顺理成章的。

正是由于汇报在整个工作流程中的分量之重,很多办公室人甚至喊出了“干得好不如吹得好”这样的口号。放卫星当然不对,泡泡总有吹破的一天,但是好好汇报,不埋没我们的扎实工作和突出成绩,也是应当应分的一件大事。何为好的汇报?石头君觉得应该做到以下几条:

先说结果。汇报工作一般分为阶段性和成果汇报,无论是哪种形式的汇报,领导最想听的都是事情的最终结果,其实就是事情到底怎么样了。很多人汇报的时候都习惯性地先说出原因再给领导看结果,这样的汇报方式往往让我们忽略了对结果的重视。要想真正提高工作回报的效果,首先我们要有果因思维,先汇报结果。如果领导想了解事情的经过,再述说缘由,否则不必过多赘述。

最好有书面材料。有些人习惯两手空空就找到领导汇报,对自己的口才那是相当自信。但石头君建议,即使你口才再好,也提前准备一下书面材料,好处有四:一是显得工作扎实细致,拿着书面材料去汇报,容易给人留下“不错,狠下了一番功夫”“对这次汇报很重视”诸如此类的印象,一下子就奠定了汇报的好基调;二是汇报过程中可以作为指引,有了书面材料作为大纲,就不用担心说着说着逻辑乱了,跑偏了,照着材料一条条一件件说下来就行;三是有凭有据,清楚直观,书面材料并不只限于汇报文稿,照片、设计图、甚至容易携带的实物,都可以带上,这些都帮助你更直观的向领导展示工作成果;四是可以留下给领导作为参考材料,印象更深刻,你想,如果光凭一张嘴去说,说完也就完了,说不定过几天领导就遗忘了,你留下一份材料,领导想起时还能翻一翻,印象肯定更深。

亮点要浓墨重彩的说,分清详略。汇报工作要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报,还有些具体的事,可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。对于不同工作的办理情况和结果,汇报反馈的内容应该有所侧重。有的只需汇报办理的结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施,不同情况区别对待,不能一个模式千篇一律。有些工作人员希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报,殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”,效果并不好。应该找准工作重点,抓住领导关注点,分清哪些地方要概括,哪些地方该具体,处理好宏观层面与微观层面的关系。

逻辑要清楚,最好有个一二三四。汇报如果东拉西扯,来回跳跃,领导听不明白不说,对你的工作能力都很容易产生怀疑,这家伙,脑子咋这么乱?任何一项工作,都有开头、有过程、有结果,有谋划、有协调、有落实,有理念、有思路、有方法。如果不注意理清思路,想到哪里说到哪里,很容易让领导陷入纷繁琐碎中而不得要领,汇报效果可想而知。因此,向领导汇报工作,首先要思考领导对这项工作的要求是什么,这项工作目前进展情况如何,还有哪些问题需要解决这几个要素,在此基础上认真梳理好汇报要点,合理摆布汇报内容的顺序,做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不烦。

拿出方案和方法来。汇报工作时尽量说出自己的想法,不要直愣愣地问领导,这个怎么办?那个怎么做?一方面,你是最了解工作的全貌和进展的,你不说怎么办,却让领导说怎么办不是很可笑吗?另一方面,完全没有自己的想法,着实显得很低能,不堪大用。

所以在汇报工作时,最好是事先想出几种解决方案,即使你的方案很是低端,但也要提出来参考,毕竟这是你思考的结果,有了思考才会有进步,不断地思考才能慢慢积累起解决问题的能力。

站在一个为自己负责,为工作负责的角度,我们在请示的工作时候,应该首先有自己的想法,有对解决问题的方案,并有推荐方案和理由。在请示汇报之前,我们应该问问自己,这事情该如何去解决?这就是思考!可能你的想法方案不是很成熟,不过没关系,这说明你思考了,只是你的这个方案不是最佳的而已。

比如举办一次重要的外宾演讲,要确定一个场地。你不能一上来就问,领导,你看在那个会场举办比较好?而要实地考证,拿出备选方案,并说明每个场地的特点,给出倾向性的意见。A场地装修精致,但是容纳的人不多;B场地更宽敞,但没有贵宾室,音响设备也一般;C场地装修好,地方也大,就是比较偏僻,交通也不方便。考虑到这位外宾影响力并不太大,A场地基本能够容纳听众,还是建议在设施完善的A场地。这样请示汇报,领导一目了然,方便决策,才能体现能力和水平!

3、你汇报的次数永远少于领导对你的期望

石头君的领导曾经斩钉截铁的告诉石头一个定律:你汇报的次数,永远少于领导对你的期望。曾经,石头君半信半疑,好,你说件件有着落,事事有回音,这我能做到,办完事我集中汇报一次没问题,可你让我有点进展就跑去跟领导汇报,这是不是太频繁呢?会不会把领导给弄恶心了呢?

很多办公室人都对有事没事老往领导屋跑的人比较反感,总觉得这样做缺乏自由,感到不被信任,不被尊重,还有溜须拍马的嫌疑。可是,你有没有站在领导的角度想想,假如你经常跑去说说,领导如何了解你的工作进度如何及时给你指派新的任务,或者及时修正呢?

况且,但从人性的角度来看,任何一个领导都比较看重两样东西:一是他的上司对他的信任;二是他的下属对他的尊重。作为一名领导,判断下属是否尊重他的一个重要的标准便是下属是否经常向他汇报工作,他最怕的事就是部下撇开自己单独飞,那他作为领导的作用和威严往哪里放呢?

前段时间热播的剧集琅琊榜里有这么一个细节,靖王从外地办事回来,既不是先回家休息整备一番,也不先去给自己的妈妈请安,进了都城就直接到皇宫给皇上汇报工作,事情有那么急吗?其实没有,这是一种姿态,一种尊重的态度。

心胸宽广、内心强大的领导敢于用人不疑,让你去放手做事,对于下属懒于或因疏忽而很少向其汇报工作也许不太计较,但悲剧的是,这样的领导并不多。大部分领导也是普通人,他们的思维线路是这样的:不汇报就是没把我放眼里,就是把我的话当耳旁风!接下来他就会做出各种猜测:这些下属是不是不买我的账?这些下属是不是联合起来架空我?一旦这种猜测成了他的某种认定,他就会利用手中的权力来“扞卫”自己的“尊严”,从而做出对下属不利的举动来。

所以,你何必招惹这种麻烦,给领导更多的尊重,有事没事,去找他聊聊,第一时间报告情况,遇有一些特殊情况,先请示有什么样的意见和想法,再作决定。每次出差在外都要报告工作情况,回单位的第一时间先向领导作汇报。这样,你才是一个让人“很放心”的办公室通知呀!

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