编者按
信息化的本质是什么？法务管理信息化的价值是什么？如何利用法务管理信息化的价值？厘清这三个问题，就能轻松推翻对管理手段革新的一些质疑，从而认识到，信息化不仅仅是锦上添花，可有可无，它能为企业带来实实在在的价值。
随着市场经济的深入发展，外部监管要求的进一步加强，中国企业已经逐步意识到法律对于企业经营管理的重大作用。大多数的集团企业，已经设立了专门的法律事务部门，对企业的法律工作进行全面的管理。这些现象的背后，标志着中国企业的法务管理已经进入了一个高速发展阶段。如何在这个阶段开展有效的法务管理提升工作，为企业的发展保驾护航，提升企业的核心竞争力，是企业法务管理人员、企业高层管理者迫切需要解决的问题。借助信息技术手段来提升法务管理效率，提升内部控制水平，降低企业法律风险成为了多数企业的首选。但伴随管理手段革新而来的是一些质疑的观点，诸如“搞企业信息化是找死，不搞企业信息化是等死”，“信息化仅仅是锦上添花，没有实际价值”，“企业的ERP都很难发挥价值，更不用说法务信息化了”等。笔者认为，在厘清三个关键问题后，以上问题也就迎刃而解了：一是信息化的本质是什么？二是法务管理信息化的价值是什么？三是如何利用法务管理信息化的价值？
信息化的本质
企业信息化的关键要素包括信息系统（硬件、软件、网络）、人、管理制度三个关键要素。可以简单理解为，信息化就是企业利用信息系统工具固化企业管理制度，让企业员工在制度要求下利用系统的高效、便捷性开展各项工作，满足和达成企业的管理目标。
举个简单的例子，我们把信息系统比作一辆汽车。作为交通工具，它的价值何在？只有汽车载上人，在地球上产生位移，它才真正发挥价值。当然，如果购买汽车只为了放家里收藏，束之高阁，那就另当别论了。车再好，也得有司机驾驶才能真正用起来。车跑的快不快，跑的稳不稳，还取决于司机的驾驶技术。有了驾驶技术好的司机，汽车就能发挥价值了吗？这里还需要最为关键的要素：交通规则。若没有交通规则的约束和管理，有人沿着马路右边开车，有人沿着马路左边开车，汽车寸步难行，同样难以发挥车的价值。
企业的信息系统、员工、管理制度就对应了案例中的汽车、司机、交通规则。由此我们不难看出，信息化的价值，离不开这三者的密切配合，协同一致。
法务管理系统的价值
法务管理信息系统是包含了合同管理、纠纷管理、授权管理、用印管理、知识产权、知识库、商标等多个模块，全面支持法务管理相关工作的信息系统。其价值主要概括为五个方面，即：落实规范，加强监控，控制风险，科学决策和提升效率。
一、落实规范。从笔者多年从事集团企业法务管理研究和实践经验来看，企业法务工作如果依靠传统的管理手段，即使有了管理制度，在执行过程中也难以真正落实。
如笔者实施过的一个集团企业案例，企业内部制订了系统的法务制度、合同制度。其中，总部要求所有千万级以上金额的重大合同必须报总部备案。但这个管理要求在实际执行过程中却遇到了难题，二级公司把很多合同额都定为999万，因此没有合同上报总部了。所以，我们在制订整个集团法务管理制度规范的时候，要充分考虑到总部及下属企业业务执行的实际情况。
对于法务管理信息系统而言，只有在实施的时候，尤其在建设前期调研阶段，把企业法务相关的制度、管理流程做一次全面、详细的梳理和完善，并把这些标准和规范在信息系统中固化下来，才能满足未来使用这个系统的时候，总部、二级公司的管理要求相互协调、相互匹配。
二、加强监控。法务管理信息系统利用全生命周期的产品功能设计来加强过程中的监控。在企业的法务管理实践中，企业法务部多数是在事前法律防范上做工作，而对于事中、事后的法律风险管理缺乏手段。以合同管理为例，法务部在合同审核结束后，就没有办法对合同执行过程进行监控。直到发生合同纠纷了，才参与进来，这时候往往企业的损失已经产生。有了信息系统，便可以很好的加强对事中的监控。法务管理信息系统包括了合同准备、合同起草、合同审核、合同履行、合同履行后的查询统计的过程，全过程的信息都管起来了，不仅仅是合同审核，审核完了以后对于合同执行的过程也要可以管理。
三、控制风险。法务管理信息系统通过引入控制矩阵，将关键控制点固化在流程中，降低管理法律风险。举个例子，企业需要法律风险管理制度，可以找咨询公司也可以自己组织人力来制定相关的管理规范。这个过程花费了很大的人力物力，输出的结果仅仅是一个制度，或者说是一个文本、一个电子文档，却可能没有办法去让每个员工真正去理解它或者很好去应用它。若是利用法务管理信息系统，就可以先将风险管理制度拆解开来、细化，也可以叫做制度碎片化，将长篇大论的制度拆解出相关的关键控制点。再将这些关键控制点配置到管理流程的每个环节当中去。这样的好处是，在管理流程运转过程中，在每个环节在处理业务的时候，它的工作页面上就会展现出相应的关键控制点，在这个环节需要关注的要点是什么，就很清晰地展现在员工面前。制度的关键不在于你制定出来以后放在柜子里，而是贯穿实际工作能够随时提醒员工遵照执行，这样才能将风险管理很好落实到企业工作中去，这是法务管理信息系统如何控制风险的一个切入点。
四、科学决策。法务管理信息系统提供法务相关的监控与决策数据，支持科学决策。对于企业科学决策而言，关键问题在于：怎样能让企业领导做出科学决策？有两个非常关键的因素，即“快”和“全”。有了法务管理信息系统的支撑后，企业领导就可以快速通过系统查找到决策所需的全过程信息数据。如企业在合同管理过程中遇到了问题，领导需要查阅合同信息。传统方式需要人工去查找、递交，而通过系统，只需登录就能很快找到相关合同，并且合同的正文、附件、审核信息、变更信息等全过程的数据都能又快又全地展现在领导面前，这就为领导的决策提供了全面数据支撑，提高了效率。另外一个角度来看科学决策，法务管理信息系统还可以给领导展现各种各样的图表，如有柱状图、饼状图、趋势图、灵活台账等等，也是从不同角度为领导决策提供了各种参考信息。
五、提升效率。利用法务管理信息系统可以提升法务管理效率。通常的理解，有了IT系统以后效率提升是非常简单的事，其实也并不简单。大家首先想到的可能是流程电子化带来的效率提升，信息在不同部门、不同人之间传递的速度比人工的速度快多了，这是大家可以明显感觉到的。另一方面，利用信息化的处理方式，业务处理的自身过程也在改变。举一个简单例子，如企业在起草合同时，如果用系统中的标准合同模板来起草，那么系统会把人员对这个标准合同模板所做的全部修改都记录保留下来。这个修改痕迹带来的好处就是对于相关的会签部门、财务部门、法务部门，在审核时就不用一个字一个字地看了，可以直接看修改了什么地方。这种效率的提升比仅仅流程电子化带来的信息传递效率的提升更为关键，带来的价值也更大。
如何利用法务管理信息化的价值
从笔者为众多企业实施法务管理系统的实践经验来看，企业若想借助信息系统来提升法务管理的效率、控制法律风险，必须解决好以下三个问题。
一是管理提升的问题。运用信息技术提升企业法务管理效率，在法务管理信息系统实施前，信息系统供应商与企业法务部门必须就法务管理业务中的问题，哪些是信息技术可以解决的，哪些需靠管理改善解决的达成共识。
此外，还需要从管理的成熟度和信息化的依赖程度两个维度，对法务管理业务系统做出细致的分析，才能理清信息化的思路。慧点科技在帮助企业建立信息系统前，提供了专业的业务顾问与企业法务部门一起深入细致地对企业法务管理相关业务进行研究分析，对现有的制度和流程进行梳理，找出缺陷，提出改善性建议，为信息化奠定基础。
二是信息系统功能的问题。法务管理信息系统的上线不是简单的把表单、流程的电子化，而必须将管理要求与信息系统真正结合起来，通过IT手段进行制度固化，才能控制风险，体现信息系统的管理价值。所以，在设计法务管理信息系统功能时，企业必须对自身的需求做细致的梳理和分析，同时对信息系统供应商的产品功能有深入的了解。这样才能区分出，哪些是企业个性化的管理要求，哪些是标准的信息化产品功能。这样开发出来的信息系统才能很好的匹配企业管理实际。从管理软件的实践来看，企业的管理需求和业务实际不同，没有产品能“普适性”满足每个企业的要求，一定是“产品+定制”的信息系统，才能满足企业的管理要求。基于前期的梳理，慧点科技提供的业务顾问就能帮助企业规划设计出最贴合企业业务实际的法务管理系统，从而保障了系统的使用落地。
三是用户的培训。从前面的信息化本质分析中，我们已经看到人的重要性。对一个新的法务管理信息系统上线来讲，最终用户是发挥法务管理信息化价值的关键。一方面要针对不同用户类别，设计针对性的培训。比如对领导角色，必须考虑领导的时间、领导的操作特点等设计一对一的培训。对管理员角色，就需要对其进行更加详细的管理操作培训。另一方面，针对法务管理信息系统的应用，企业原来的管理制度做了哪些调整，一定要做详细的沟通说明，而这常常被很多企业所忽略。对于系统用户来讲，不仅要熟练掌握信息系统的功能操作，还要了解新的制度要求，这才能保证法务信息系统顺利、有效的发挥其价值。
期望上述针对信息化的本质、法务管理信息化的价值、以及如何利用法务管理信息化的价值这三个问题的分析讨论，对法务相关管理人员在未来开展信息化实践工作能有所帮助。
