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这是一个如何提升工作效率的系列文章。每当老板问目标为什么没有达成的时候，在各种理由中，我总能听到KA团队抱怨：时间不够用或工作太多。工作内容多和时间紧确实客观存在，但你需要做自己可以控制的事情，例如提升工作效率。 通过对KA团队的观察，发现有以下几种现象。 电话沟通技巧不够，浪费很多时间 写邮件技巧不够，正常的信息传递不到，影响工作效率。 认真地浪费时间：团队每个人都在忙，但有人对业绩目标贡献很小，因为他们在认真地浪费时间。 上述情况有一个前提，即你的态度和愿望没有问题，只是技巧不够，那么这个系列会对你有用。我把这个系列命名为《你在非常认真地浪费时间》 提升工作效率系列二： 如何用邮件沟通 下面两位客户经理是这样沟通的：   这两种截然对立的方法就真实地发生在我们周围，究竟如何写邮件，如何用邮件沟通呢？ 用电话、微信、邮件沟通的特点 电话沟通：好处是一对一速度最快，内容信息量大。多数情况一对一沟通，少数情况用电话会议一对多沟通。 微信沟通：既可以一对一，又可一对多。具有具有速度和广度。但查找历史纪录比较麻烦，信息碎片化严重。要建很多群，游走与各个工作群也是一种痛苦。 邮件沟通：信息完整、有附件、具备审批功能等；可以发送、抄送、群发；可以查找和检索。但一对一的往来沟通效率较低, 邮件不适合沟通和讨论复杂事情。 邮件沟通的作用 对于指标简单、工作以日常运作等初级内容为主的公司对邮件要求不高。如果公司考核指标要求多，项目推动多，跟客户有深度合作等情况，邮件的重要性就会逐渐凸显。以下是在一个世界五百强公司中的邮件内容分类。 邮件是对工作信息的整理、思考重点、结构框架、找解决方案的过程。 公司或部门决定、要求、通知、阶段性成果。 业绩指标跟踪，周报、月报是最适合用邮件沟通的。 项目跟进： 项目是为了不断提升公司运营能力，项目涉及多个部门分工协作。 公布业务计划方案或申请支援 填表反馈：大量的业务活动需要收集信息整理汇总 留作证据或资料备查。 邮件沟通需要具备思考能力、阅读能力和写作能力： “我的邮件已经写的很清楚了，你怎么不看呢？” 我们经常听到这句话，说明两位当事人，要么阅读能力不好，要么邮件没写明白。 在我们的周围总能发现一些人根本不看邮件，而是让别人看完邮件告诉TA。 有些人写一封三行字的沟通邮件要写上一个小时。 对一个事情的思考需要花时间，写作需要花时间，阅读抓住中心思想要花时间 从工作岗位和职级看邮件： 一线团队的邮件往往是接受指令、反馈情况、申请资源。一线如果是日常运作性工作，邮件的重要性和紧迫性不高。 公司总部的邮件是提要求、通知、指标跟踪、项目跟进、公布计划方案。邮件重要性提升 随着岗位职级的提升，邮件的重要性不断提高，从不看邮件到适度使用邮件的过程。 “你为什么不看邮件？” “因为对我的工作没有价值” 不看邮件有两个情况，一是阅读能力差，不想看。二是邮件的内容对“我”的工作没有帮助和价值。 邮件内容不吸引人的原因： 发件人给团队的印象是不专业的、不可信的 发件人没有自己观点的转发。 只罗列事件的请示；没有建议的请示（不论大事小事都向领导或老板问对策和方法） 指导内容不清楚 为了发邮件而写邮件 （关于邮件没有观点和建议，这个内容以后会单独写一个专题） 业务邮件的类型和结构 业务邮件的内容分为四大类，传达信息、协调沟通、信息反馈和申请批准  业务邮件沟通要点 我把沟通要点大致分为6类，欢迎大家补充。 1内容设计要考虑到读者 在你写邮件的时候第一个要考虑谁是你的读者 1、读者的分类 1）老板或领导，15秒中必须领导知道你要表达的内容 2）对一线团队，要体现指导和具体问题和细节。 2、阅读时间：也是发送时间，你希望读者什么时候看到。 2标题充分体现内容、与读者紧密的关联性，更容易被点开 大家都很忙，不愿意点开一个跟自己关系不大的邮件。标题要让读者感到这是机会，并且会有好处 3提出的要求/请求必须明确一目了然。让回应你的邮件变得简单 邮件的重要目的是让对方做出动作，所以你的要求要简单清晰明了 4邮件内容要给读者带来价值 邮件的内容要：指出问题、找出机会、提供解决方案、通过方法、提供模板和思路给对方价值。 附件也可以有价值。例如做好一个马上可以用的模版。是给到对方的价值。并且表格做好打印格式，这样对方可以立即打印节约时间，这就是给对方价值。 5堵上挑刺者的嘴 只沟通工作和生意本身，避免情绪化 内容严谨、数据准确、论点论据令人信服 避免纠结在细节而偏离主题 6反复修改 没有偷懒的办法。写出一封非常出色的邮件需要时间和精力。需要反复修改和刻意练习 如何用邮件沟通，首先要熟悉电话、微信、邮件的特性，用邮件沟通要掌握一个“尺度” 。把电话和微信、邮件结合起来搭配使用，才能做到既有效率又有效果！ 以上仅是抛砖引玉，欢迎提供更多的技能技巧。 |
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