一封小小的离职证明里，藏着的HR不得不知的大学问！

作者：李孝保

来源：劳动法库

很多企业离职证明都有自己的“模板”，HR在工作过程中也习惯性引用。殊不知，不符合法律要求的“模板”往往会引起离职时候的劳动纠纷。

员工人都要走了，还要“讹”你一笔，这是一种什么样的体验？

开好离职证明，事情虽小，但仍需认真对待。

一个定性：离职证明的法律属性

离职证明的立法本意是用人单位解除或终止劳动合同的一项附随义务。

附随义务的典型特征是不属于合同内容，但法律规定合同当事人必须履行。这一属性，决定了用人单位必须依法履行。无论是协商解除还是单方解除，还是劳动合同终止均需要依法出具。

两种责任：未出具离职证明的法律责任

根据《劳动合同法》第50条、89条规定，用人单位未依法出具离职证明的，需承担两种责任：

一是行政责任，即由劳动行政部门责令改正；

二是赔偿责任，即给劳动者造成损害的，需承担赔偿责任。

三大功能：离职证明的作用和价值

离职证明究竟有何种功能？

01、解除、终止劳动合同，并办理完离职手续的证明。

这是离职证明的最基本和最主要的功能。因为劳动关系解除和终止只涉及到劳资双方之间，具有相对性或一定的私密性，缺少一定程度的公开和公示。用人单位出具离职证明，是对用人单位和劳动者之间终结劳动关系的明确证据，另一方面也是对其他用人单位和社会的公示。

02、劳动者转移社保和申领失业保险金的证明和必要材料。

一般而言，除非劳动者主动辞职，否则都算失业。所以，用人单位出具离职证明是社保行政部门据此判定是否支付失业保险金的关键性证明材料。

实务中，大部分与离职证明有关的争议，都是因用人单位未依法出具离职证明而导致劳动者无法领取失业保险金，进而要求单位赔偿的争议。

03、离职证明还有一个附带功能就是工作经验的证明。

离职证明一定程度上能佐证劳动者在该用人单位的工龄、岗位及相关工作经历，这点众所周知。也是下家单位HR判断员工劳动关系、工作情况的依据之一。

四项内容：与可备项、禁止项的区分

根据《劳动合同法实施条例》第24条规定，用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。离职证明就应该载明上述四项内容，。不过，以下问题值得关注：

01、必备项，即上述四大项内容的写法

离职证明出具的对象是其他用人单位或社保部门，故不必写收信人的姓名和地址，但需要写开具证明的具体日期，并加盖公司公章。

02、工作年限或在职时间不能随意填写

有时候劳动者基于增加工作经验或其他原因的考虑，要求单位多写在职时间或工作年限，此后却因各种原因导致争议，从而对单位不利。

03、关于离职原因是否要写以及如何填写的问题

关于离职证明中的离职原因问题有三种典型的观点或操作模式：

第一，不写离职原因；

第二，按照单位的意思写离职原因；

第三，按劳动者的意思写离职原因。

事实上，立法规定不需要写离职原因。所以，离职原因是可备项，如果要写离职原因，就应该如实填写，不能按照劳动者的意愿随意填写，否则，有法律风险。

同样，用人单位也不能随意填写劳动者的离职原因，特别是劳动者严重违规，且违规行为是有违道德标准的“不光彩”行为时（实践中，通常称为“污点材料”），即使是事实也不能填写。

有很多HR从业人员不理解为何不能如实填写劳动者严重违规的离职原因。除了立法规定的四项内容和离职证明的本质功能两个原因外，最根本的原因在于劳动者的就业权或择业自主权受法律优先保护。离职证明中如果有“污点资料”，则必然会影响劳动者的再就业，从而影响其劳动力的再生产及其家庭生活，最终会影响社会和谐。