 股东会是公司最高权力机关，公司最重要、最根本的事项都是由股东会决定，例如，选举董事监事、修改公司章程、分配利润、增资减资、合并分立、解散清算等。股东会会议的召开应当遵循公司法及公司章程的规定，否则股东会的决议便存在法律瑕疵，有可能导致决议不成立或者决议无效或者决议可撤销。 本文旨在对召开公司股东会会议的法律规则（尤其是程序规则）进行梳理和介绍，以供相关单位和个人参考；如果您在实务中遇到任何有关公司股东会方面的法律问题，我们也乐于提供咨询服务（联系方式见文末）。为了行文的方便，本文将所讨论的公司限定为设立了董事会、监事会的有限责任公司，其他公司（如股份有限公司、未设董事会的有限责任公司等）可照此类推，当然，细节上会有一些差别。 一、何种情况下应当召开股东会 股东会会议分为定期会议和临时会议。 定期会议，是指按照公司法或公司章程的规定定期召开的股东会会议。就有限责任公司而言，公司法并未规定何时召开定期会议，而是交由公司章程来决定。在实务中，绝大多数的公司章程是规定“定期会议每年召开一次”，也就是我们经常所说的年度股东会，也有的规定半年开一次（半年度股东会），甚至每个季度开一次（季度股东会）。 临时会议，是指定期会议之外的股东会会议。《公司法》第39条规定：“代表十分之一以上表决权的股东，三分之一以上的董事，监事会或者不设监事会的公司的监事提议召开临时会议的，应当召开临时会议。”一方面，只有这三种人提议，才可能召开临时股东会；另一方面，只要这三种人提议，就必须召开临时股东会。 二、谁是会议召集人 如果公司要股东会，必然面临的一个问题是，由谁来负责召集此次会议，也即由谁来负责会议的通知、会议的安排等。 根据《公司法》第40条的规定，股东会会议的召集人有三个顺位：首先应当是董事会召集；董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会召集；监事会不召集的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集。 举例而言，甲是某公司股东，持股比例为30%，如果甲要提议召开临时股东会，应当这样操作：甲以股东身份向公司董事会发出《关于提议召开XX公司临时股东会的通知》；如果董事会不同意召开临时股东会，或者在收到甲的提议后未作出任何反馈的，则甲有权向公司监事会发出《关于提请召集XX公司临时股东会会议的通知》；如果监事会接到通知后不召集股东会会议的，甲可以自行召集此次临时股东会。 三、如何发出会议通知 关于股东会会议通知，应当注意以下问题： 1 通知人。召开股东会会议，应由会议召集人发出会议通知。 2 通知的对象。股东会由全体股东组成，因此召开股东会会议应通知公司全体股东，无论该股东持股比例多少、持股时间长短、是否违反了出资义务。 3 通知的方式。公司法并未规定必须采取书面方式发出会议通知，因此，即便是口头通知也未尝不可。不过，为了留存证据，避免就是否通知了某股东发生争议，最好还是采取书面方式通知股东参会。为稳妥起见，我们建议，召集人除了将会议通知通过特快专递寄送给全体股东，还应通过电子邮件、微信、短信等多种方式将会议通知发送给各股东。 4 通知的时间。《公司法》第41条第1款规定：“召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。” 6 通知的内容。就有限责任公司而言，公司法并未规定会议通知应包括哪些内容，但一般认为会议通知应具备三要素，也即时间、地点、审议的事项。 四、哪些人出席会议、列席会议 1.出席人员。任何股东均有权出席股东会会议。股东既可以亲自出席，也可以委托代理人出席会议并行使表决权。代理人出席股东会会议的，应当持代理人本人身份证件以及股东出具的授权委托书。授权委托书一般应当载明下列内容：（1）代理人的姓名；（2）是否具有表决权；（3）分别对列入股东会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指示；（4）委托书签发日期和有效期限；（5）委托人签名、盖章。 2.列席人员。《公司法》第150条规定：股东会或者股东大会要求董事、监事、高级管理人员列席会议的，董事、监事、高级管理人员应当列席并接受股东的质询。 五、谁是会议主持人 股东会会议的召集人和主持人有所不同，召集人的主要职责是发出会议通知，面向的是全体股东；主持人的主要职责是掌握会议进程、维持会议秩序等，面向的是出席会议的股东。 根据《公司法》第40条的规定，股东会会议的召集人不同，其主持人也各有不同，具体而言： 1.董事会召集。若股东会会议是董事会召集，则董事长是主持人。董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持;副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。 2.监事会召集。若股东会会议是监事会召集，则监事会是主持人。 3.股东召集。若股东会会议是股东召集，则由该股东自行主持。 六、如何对议案进行表决 对议案的表决是股东会会议最核心的一项内容，实务中需要注意以下几个问题： 1.谁享有表决权？原则上，所有出席会议的股东均享有表决权。 2.关联股东需要回避表决吗？对于上市公司，相关规则比较明确，也即股东大会审议有关关联交易事项时，关联股东不应当参与投票表决，其所代表的有表决权的股份数不计入有效表决总数。对于上市公司之外的其他公司，法律并没有强制要求关联股东回避表决，唯一的例外是，《公司法》第16条规定：“……公司为公司股东或者实际控制人提供担保的，必须经股东会或者股东大会决议。前款规定的股东或者受前款规定的实际控制人支配的股东，不得参加前款规定事项的表决。该项表决由出席会议的其他股东所持表决权的过半数通过。” 3.如何确定股东所享有的表决权？《公司法》第42条规定：“股东会会议由股东按照出资比例行使表决权；但是，公司章程另有规定的除外。”至于该条所规定的“出资比例”究竟是“认缴的出资比例”还是“实缴的出资比例”，理论界和实务界存在不同的认识，通说认为应为“认缴的出资比例”。 4.采取何种方式表决？出席会议的股东，应当对提交表决的议案发表以下意见之一：同意、反对或弃权。至于以何种方式发表表决意见，公司法并未明确规定，实践中有些公司采取记名方式投票表决，有些公司采取的是举手表决。 5.如何通过决议？股东会的决议有普通决议和特别决议之分。一般而言，股东会作出普通决议，应当经代表二分之一以上表决权的股东通过。股东会作出特别决议，应当经代表三分之二以上表决权的股东通过。《公司法》第43条第2款对特别决议进行了规定：“股东会会议作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过。” 七、如何制作会议记录？ 《公司法》第41条第2款规定：“股东会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名。” 会议记录一般记载以下内容：（1）会议时间、地点、议程、召集人；（2）会议主持人以及列席会议的董事、监事、经理和其他高级管理人员；（3）出席会议的股东和代理人；（4）对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；（5）股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；（6）计票人、监票人姓名等。 作者简介 |
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