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现在，绝大多数使用平面纸质媒体的组织，都采用给文件加盖红色“受控”或“非受控”印章的办法，来作为对文件进行控制的手段之一。但是，在质量管理体系认证和运行过程中，具体到哪份文件应该加盖“受控”章，哪份文件应该加盖“非受控”章。由于审核员认识上的模糊，常常导致错误的判定。虽然此种错误，对于整个认证过程和组织的质量体系符合 ISO9000 国际标准程度，不会产生严重到影响认证结果和体系正常运行，但毕竟显示出组织在认证和运行中，存在着一般不符合项。 笔者认为，要准确的判定一份文件的“受控”还是“非受控”进而正确加盖印章，首先要解决三个认识问题。 其一，要正确认识什么是文件的“受控状态”和“非受控状态” 。所谓受控状态， 是指一份文件的生命全过程， 每个过程都在组织的严密监控之下，处在这种“完全控制”状态下的文件，就是文件的受控状态。反之，一份文件在存在期间的某一个阶段或几个阶段，比如或发布、或使用、或修改、或废止，组织无力或无法对其进行控制，处于这种“部分控制”状态下的文件，即为文件的非受控状态。 其二，要正确理解“受控”或“非受控”的含义。对于“受控”或“非受控” ，现在有相当一部分内审员孤立地按词义把“受控”理解为“受到控制”，把“非受控”理解为“不受到控制” 。应当说，这种理解是没有错误的，问题是，进而把盖“受控”章的文件看成是“受到控制的文件”，把盖“非受控”章的文件视为“不受到控制的文件” 。显然，这种理解就是错误的了。其实，“受控”与“非受控”是对文件存在状态所给予的定性，并不是对文件管理提出的一种要求。 其三，要准确认识加盖“受控”和“非受控”章的作用。现在，普遍存在的一种误解是： 加盖“受控”章，表明这份文件重要， 所以，应当控制；加盖“非受控” ，表明这份文件次要，因而不需要控制。应该承认，昨晚信息及其承载媒体， 是存有受众数量多寡之分和承载信息价值量高低之别的， 但我们必须清楚的是， 不管是加盖“受控”章，还是“非受控”章，均与此无关。它所起的真正作用，只有一个，那就是识别。母的是区别过期的、失效的或者作废的文件，以防止文件的非预期使用。 解决了上述三个认识问题， 对于每份文件应该加盖什么印章的问题就迎刃而解了。 |
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