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最近大运营的热度忽然飙升。 云采购观察到，已经有不少的房企开始搜寻大运营的管理之道。 赛普之前发布了一份大运营报告，提到运营进化的三个阶段，第一是职能运营，特点是分工有序，第二阶段是计划运营，特点是协同提效，第三阶段才是大运营，即快而有效。 可见，想要做大运营，前提条件必然是先把协同提效做好。 那么，作为项目开发流程中承上启下的采购部门，该怎么协同提效，助力房企大运营策略呢？ 我们研究了各大标杆房企，发现他们都有以下共同点： ❶采购信息化水平极高，所有项目的信息都沉淀在一个数据库中，辅助管理层决策； ❷各种政策经济变化、项目本身变化等带来的采招风险都可以及时反应 ； ❸采招过程信息的采集非常到位，不存在信息滞后的情况。 总结一下就是：大数据辅助采招决策、有效管控采招过程风险、采招过程信息化管理。  用大数据做采招，节省70-80%招标时间 一、材料公司统一采购，减少大量材料招标工作 提起采购提效，大部分的人第一时间都会想到战采、集采，目前很多房企都成立专门的材料公司，从战略供方的招募招标、采购计划编制、采购合同管理，到货物的配送、库存管理、质检，再到供应商履约、评估分级等一体化运作。 但材料公司的运作非常依赖数据，如战采品类的圈定、年度材料用量的测算，采购价格确定，供应商选择等等。 以绿地香港的战采价格为例： 绿地香港要求各城市公司提供历史合同，并收集市场合同价。根据标准清单，建立历史合同数据库及市场价数据库。最终，共收集整理各类超50组历史合同数据及20组市场价数据。 如，铝合金门窗数据库： 在这70组数据中，绿地香港会取30~40%分位的价格数据作为采购价格，确保供应商有利润，也能让成本可控。 这样，绿地香港就能快速确定采购价格，跟战采供应商进行要约。 二、年度施工框架标，避免工程合同重复招标 对于工程类的采购，虽然难以通过战采提效，但绿地香港仍然找到了一条独具特色的出路，就是年度施工框架标。 采购一般有三个要素：买什么、买多少、什么时候买。传统采招基本是等三个因素都具备以后，才进行采招工作，这往往会造成大量重复的工作。 为了避免重复采购，绿地香港开始实施年度施工标采购模式。 绿地香港决策拿地的时候，其实项目已经有初步的成本规划和工期规划，采购成本通过历史项目沉淀下来的成本数据，基本可以提前预估。 随后，绿地香港通过大数据分析，将10类工程进行框架施工标的采购模式。也就是年度进行一次集采，通过工、料、费的组价模型形成甲方要约乙方承诺。 绿地香港的10类采购类别采用框架施工标 以门窗招标为例，绿地香港通过组价模型，固化不随图纸而改变的常量，如门窗制作费、安装费、深化图纸费等，这些可以绕开标准化、绕开图纸，然后用常量发出要约价格，给乙方承诺。而铝合金、玻璃、五金件这些是随着图纸而变化的的变量，则根据有色金属网，将铝定价格、铝料价格、表面喷涂价格形成合同单价，待图纸明确后，就可以直接按照所需数量乘以单价，形成合同价。 绿地香港的框架施工标组价模式 目前绿地香港的框架施工标，每个类别筛选出6家合作单位，以轮转的方式负责绿地香港在全国各地的项目合作。因南北差异化造成供应商的成本不同，轮转合同能确保供应商之间相对公平。 事前规避、过程监控双管齐下，防范采招风险 采招风险对于房企来说，既影响采购质量、采购价格，同时，对于工期进度的影响也非常大。 常见的采招的风险来自于多个方面：采招计划风险、合同管理风险、采招责任风险等等。 一、完善风险防控体系，提前规避采招风险 1，做好年度采招计划和节点设置 采招计划的不合理、不准确，或者前端不可控因素太多，会造成原计划时间节点脱离采招目标与工作标准。而解决这一问题的最核心手段，就是加强采招过程各个节点计划的衔接，落实采招计划责任人，做到每一个节点都有人负责。 融创的做法是，将招投标系统与采招ERP系统打通，从采购需求申请、采招计划发布、采购方式选择到招投标全流程都在线上进行。其主要流程如下： 通过在招投标系统内设置采招计划执行节点，房企可以清晰的看到每一个计划节点的名称、开始日期、截止日期、实际完成日期、责任人等信息。 2，严格审查合同，完善合同条款不留漏洞 为了防止合同条款漏洞带来的采招风险，恒大建立合同范本库，对合同版本进行标准化管理。 其合同范本库，分为集团范本库、区域范本库。已进入集团范本库的范本，区域范本库不得入库。 合同范本原则上两年修订一次，如公司制度、国家法律法规调整，可根据具体情况随时修订。 3，重视供应商的筛选和评级，源头防范履约风险 旭辉对供应商的履约评审，分为动态履约评审和履约后评审。 动态履约评审：合作过的供方进场第一个月进行一次履约评估，以后每半年评估一次，第一次合作的供方每月进行一次履约评估。 履约后评审：工程竣工验收后三个月内，由工程部组织项目部、成本部、客服部或物业部进行供方评审。 同时，旭辉充分运用供应链管理优化供应和需求，持续引入新的供应商，减少对个别供应商的过分依赖，以分散采购风险，同时促进供应链的良性竞争。 二、加强执行过程跟踪和监控，发现问题及时采取措施处理 1，重点合同采招执行过程监管 重点合同的采购执行过程与进度，直接影响项目成本进度，因此高效识别和及时处理异常情况是采购部门必备技能。 目前，能帮助房企做到过程及进度监管的，就是在线招投标。 如下图所示，融创的采购门户，通过招投标流程的在线化，可以实时看到招标计划节点的完成时间、完成进度，并且能实时看到哪一个节点没有按期完成、超过计划时间多久等信息。这样房企就可以及时查找延期原因，并对后续的计划节点发出预警，做好调整工作。 2，合同履约检查和监管 恒大集团合同管理中心会对下属各单位进行履约检查，并在当月月底前完成信息化系统维权取证记录的填报。 地区公司合同管理部依照合同履约关键控制点，对每个项目的检查每月不少于2次，每次检查后72小时内在信息化系统填报维权取证记录，系统自动将审批后的维权取证信息推送到履约责任部门，合同管理部跟进落实整改情况。 恒大各单位合同管理部每月2日前编织《合同月报台帐》报集团合同管理中心。集团合同管理中心每月通过信息化系统对地区公司合同的签订、变更、解除情况进行统计分析，并上报集团领导。  采招过程信息化管理，高效协同，缩短采招周期 实际上，无论是采招大数据收集，还是采招计划执行，甚至是采招过程管控，都离不开采招的信息化运作。 采招过程的信息可以为前期策划提供参考依据，也可以帮助一线实时检测计划的执行落地情况，有效防止采招计划落地难、节点难以按照计划有效推进等常见的问题。 同时还能帮助房企提升一线员工的工作效率，缩短采招周期。 仍然以融创的采购门户为例： 1，供方自主更新资料、房企即时获取 采购门户可以让供应商自行在线上更新企业资料，实时推送给开发商审核确认，并自动同步到开发商ERP系统，便于开发商快速圈定可匹配供应商。 2、线上编制采购方案，发送招标邀请 使用采购门户，可以在线上自动编制采购方案，包括采购方式、合同签订方式、评标顺序及定标原则等，方案编制完毕后，选择要邀请的供应商、设定好接受邀请截止时间，即可发送招标邀请给指定供应商。 3、各流程设定时间节点，确保招标进度 采购门户线上各流程都可设置时间节点，发布招标邀请后，招标人即可设置相应的截止时间。 如资格预审评审完毕后，设置好相应的答疑和截止时间，即可自动发送给供应商进行回标报文件的准备，不需要采购人员再邮件电话和供方高频催促。
4、智能清标自动出结果 采购门户可以实现进行智能化清标，设定清标细则，系统可以快速进行报价比对，做出差异化分析。 5、线上答疑、线上开标，不再需要线下开会 线上进行答疑和开标，不再需要跨部门聚在一起。同时，电子签章、加密处理等黑科技绝对避免了资料外泄。开标完成后，系统会显示个投标人回标时间、回标价格及投标文件，以供留痕查询，做到客观公正。 总结 通过标杆房企的三大共通点可见，想要实现采招的协同提效，信息化工具是其中最重要的关键。 它不仅能够帮助房企收集采招过程的信息，让整个采招链条的人员信息同步，提高协同效率，还能通过流程在线化，让采招过程可知、可控、可预测，防范采招风险，进而降低因采招问题导致的进度延期的可能性。同时，又能让整个项目的采招大数据更好地沉淀下来，为下一个项目的决策提供数据支撑。 因此，采购部门想要跟上时代的步伐，只能勇于创新，积极进行信息化变革，做好协同提效，最终才能更好助力总部大运营策略。
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