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增强职场竞争力的四类建议

2019-05-02  爱卿如梦

1. 在安排会议之前,你要确定你们确实需要开会,是否可以通过10分钟的电话或电子邮件解决要讨论的问题。

2. 每个会议都应该有一个目标:需要做一个决定或者完成某项工作。一些最新消息完全可以通过电子邮件发送。

3. 会议不能超时。大多数计划要开一个小时的会议,一般也就需要二三十分钟,最多需要45分钟。

4. 准时开始。不要等迟到的人,等待只会鼓励他们下一次继续迟到。

5. 按时结束。这不仅体现了你尊重人们的时间,也提醒人们,你跟他们一样想开一个有效率的会议。

6. 只邀请那些绝对需要参会的人。总的来说,开会的人越多,成果越少。

7. 每次会议都应该提前做到分工明确。如果不是你负责,那就安排别人(一定要提前让人们知道自己的分工)。

8. 开会前闲聊几分钟。我们是人,不是机器人,和同事之间建立和谐的关系有利于顺利开展工作。

9. 如果你想让大家提前了解会议内容,至少提前3个小时把会议内容发送给参会者,提前一天更好。提前20分钟发送会议内容没有任何用处。

10. 提前安排好会议地点,如果有必要,提前10分钟到达会场。寻找会场会浪费每个人的时间。

11. 做好议程安排,会议一开始就把安排发给参会者(或者提前发给参会者),让每个人都能跟上会议节奏。

12. 如果你希望参会者能够专心,不要一开始就把会议材料发给他们,翻看材料会让参会者分心。如果有书面材料要分享,可以用投影仪。

13. 在会议期间不要看手机或查收电子邮件。每个人都会发觉你在做什么,他们也会做同样的事情。

14. 在会议过程中想好后续安排。会议结束后,你应该把后续工作安排发给参会者。

15. 一个没有具体负责人的项目是毫无价值的。在大多数情况下,还需要为项目设置一个最后期限。

16. 如果有人说得太多,要打断他(态度要好)。同样,如果某人说话太少,试着让他多参与。

17. 如果讨论偏离了主题,你要掌控讨论主题。简单地说一句“如果有必要,让我们再安排时间讨论,因为我们只剩下10分钟了”,就可以完美地把讨论引回主题。

18. 如果会议超过一小时,则要安排休息时间,而且让与会者提前了解时间安排。如果他们知道可以在45钟后查看电子邮件,将有助于让他们现在集中注意力开会。

19. 观察肢体语言。如果参会者感觉无聊、走神或者觉得浪费时间,你就能立刻感觉到。

20. 如果有必要,安排一个人做记录,这样你就可以集中精力主持会议。

21. 定期评估是否需要不断开会。如果需要,再看一下会议形式、时长以及与会者是否合适。如果不需要,就别开了。

即使你只是一个参会者,也应该做些准备,以便为会议提供一些有价值的想法。虽然你不必整个会议过程都带头发言,但仍需要花几分钟时间查看议程和必要的材料,提出自己的观点,并且将问题记下来。大家稍微准备一下就可以促成更富有成效的讨论,并且给团队的其他成员留下好印象。如果没有提前收到会议日程,请跟主办者要一份,你可以更好地准备一下。在某些情况下,你可能发现这个议题不需要自己参与,可以利用时间做点儿更有意义的事情。

22条邮件沟通新规则

在发送电子邮件之前,你还应该知道哪些注意事项?下面就是你应该了解的一些规则。

1. 每封电子邮件都要尽可能简洁,同时还要包含必要的信息。这样的邮件不仅可以节省你的时间,更重要的是,也可以节省收件人的时间。

2. 回邮件速度越快,邮件就越短。

3. 如果收件人事先不知道会收到这封邮件,要告诉对方发邮件的前因后果。如果和对方是第一次通过邮件沟通,你可以写“我们上个月在××会议见过面”。如果给经常联系的合作伙伴发邮件,则可以写“这封邮件是关于我们合作项目的下一阶段安排”。

4. 把你的“要求”或“要做的事情”放在邮件开头,不要放在最后,而且要清楚明确。这样可以让收件人立刻明白你想要什么。

5. 如果回复要求有最后期限,请告诉对方。如果不要求紧急回复,也请告诉对方。

6. 如果不需要回复,并且电子邮件仅供参考,请告诉对方。

7. 尽可能提出具体的问题。“你觉得这个建议怎么样?”不是一个好问题,“本周五我们是否可以继续接受供应商两万美元的提议?”就是一个比较好的问题。

8. 在可能的情况下使用项目符号或编号。这样会比读文本更容易。

9. 当事情真的很重要时,大胆说出来。

10. 不要在电子邮件中使用太多粗体。

11. 使用易辨识的字体。漫画字体不是易辨识的字体。

12. 收到邮件后,如果不能马上回复,要简要地回复对方一声,告诉对方你什么时候会回复,但没有必要长篇大论地解释目前你手头上的哪些事情妨碍了你马上回复,说一句“这个星期五回复你”就足够了。这样就避免了对方继续追问你的麻烦,也让对方有时间做出安排。

13. 最少的邮件抄送人数对于完成工作很有必要。电子邮件抄送的人越多,人们的责任感就越低,你得到的及时回复就越少。如果你的邮件确实涉及很多人,那就有针对性地提出问题,减少混乱(如“莎莉,你能把第四季度的最新安排发一下吗?”)。

14.只有真正需要时才使用“回复全部”。不要做那种占据整个部门收件箱的人。

15. 如果电子邮件链接上的某人不需要再出现在网络讨论中,下一次回复时可以通过密送方式在邮件开头告诉对方。(“萨姆,感谢把我介绍给玛丽,我会密送邮件给你。”)

16. 不要突然单方面把一个人介绍给另一个人,要在双方都同意,并且机会合适时再牵线搭桥,还要确保他们对联系感兴趣,而且愿意共享信息。如果你过于冒失,人们可能都会害怕听到你的声音。

17. 不要在一个邮件中讨论两个话题,每个话题都用新邮件、新主题和新的收件人。

18. 不要“跟帖”,如果19个人回复过“不错”,就不需要你回复第20个“我觉得很棒”。

19. 商业邮件中记得在邮件末尾写上联系方式和你的职位,但是要略去通信地址和传真号码(除非你经常使用这些内容)。

20. 如果你和很忙的人通邮件,之后的跟进是有必要的,这也很正常。如果你一两周都没有收到对方的回复,可以写一封简短的跟进信,把之前的邮件发给对方。大多数大忙人可能至少需要一次类似的提醒,但这样的提醒不要超过3次。

21. 跟进邮件至少48小时之后再发,除非情况特别紧急。许多人把电子邮件当作一种通信形式而且可能还有比马上给你回信更要紧的事情要处理。

22. 如果收到一封带情绪的邮件,不要急着回复。如果事情很紧急,就打电话联系。

基本时间管理规则

遵循1-3-5原则

在时间管理中,有一个基本的清单技巧叫 1-3-5原则。

在任何一天,假设你只能完成1项大任务、3项中等任务和5项小任务,这样待办事项就缩减到9项。

每天的时间有限,优先完成列出 1–3–5 事务,实际就是分配出任务的权重,完成一件之后,划掉再增加一件。

任务数量并不是强制的,可以根据具体情况而有弹性的。比如某个工作要到截止时间,那你今天的任务就只是 这一项重要任务。原来列了一个清单,但领导新分配了两项工作需要马上去做,你就要调整一下现在的任务列表。

最后在下班或入睡前完成,这样等你一上班就知道自己应该优先完成哪些事情。。

把待办清单分类

有些任务,我们一直会下意识的拖延,特别是比较困难的工作。可以试着把这些任务按感受或情绪进行分类

胜利的感觉:客户推介,投资介绍,招聘计划,关键事项。

超级满意的感觉:收件箱清零,完成 100 天行动、。

非常轻松的感觉:纳税申报,解决保险事宜,预订航班。

非常有成就感:介绍,建议,引荐,推广。

基本礼仪:感谢信

喜悦的感觉:约女朋友在餐厅吃饭。

每天习惯:每天练一篇字,10分钟 Keep

你会发现把这些感受列出来之后,让自己避免拖延症,获得满足感。

处理邮件的技巧

从重要的事情开始

并非每封电子邮件都需要同样的关注,考虑你的电子邮件属于下面哪个类别:

  • 快速阅读而且可以立即回复的电子邮件(回复时间:少于5分钟);

  • 需要做出思考并认真地写出来的电子邮件,但回复邮件的工作量不大(回复时间:5至30分钟);

  • 需要研究并做出结论的电子邮件(回复时间:30分钟以上)。

在日常生活中实施这一策略最简单的方法就是把邮件自动分类到上面列出的三种类型中。每收到一封电子邮件,把它放入以下三个文件夹中的一个或给它贴以下三个标签(或Gmail中的过滤器之一):“快速回复”“需要考虑一下”“需要集中时间回复”。

然后,你知道自己有一个固定的时间段,从标记为重点的“石块”邮件开始,至少完成一两封这样的邮件再去回复那些简单的邮件。一旦你把这些石头弄出来之后,就可以处理沙子了,所以接下来你可以利用下次会议前的几分钟时间,或利用等待公交车、排队买咖啡的时间,完成标着“快速回复”标签的电子邮件

昨天的邮箱

美捷步的CEO谢家华提出的“昨天的邮箱”的方法是指今天把昨天收到的全部邮件都处理完。他是这样说的:

你每天的待办事项清单只是昨天的邮件(因此叫“昨天的邮箱”)。每天早上起床的时候,你就知道要看多少封邮件;每处理一封邮件你就前进一步,把邮箱里昨天收到的邮件都处理完,邮箱里没有一封未读邮件,这是很有意义的。完成工作之后的成就感让人感觉很不一般。

这个方法对于那些感觉自己总是被邮件淹没的人来说是个好办法。和其他方法不同,你的目标每天都一样,不会让你感觉手足无措,而且随着时间的推移,你发现自己能够掌握处理这些邮件到底要花多长时间。

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