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与智者对话，10分钟读懂一本好书， 点击上方△书语人间关注我们哟！ 这是书语人间为你解读的第154本书 《把碎片化时间用起来》 昨天，在《把碎片化时间用起来》一书里，我们发现了「时间不够用」的本质，那就是，在做计划的事情，我们的大脑把一个个的任务，看成是了我们脑海里的一个个独立的点。 换句话说，我们会常常过度地高估自己的能力，和剩余的时间数量，在应该做一件事情的时候，把它一次次地向后推，直到最终发现「糟糕，这件事情原来这么复杂吗？怎么办……我没有时间了」。 好在，作者在书里为我们提供了两个方法，一是用日计划取代周计划，让我们的时间被看到，二是用上to do便利贴，按照重要和紧急程度，来给事情排序。 更多内容，请戳：把碎片化时间用起来（上） | 计划总是要有的，万一实现了呢 今天，我们将来看看如何使用这两个方法，来处理工作和生活里的时间管理难题。 01. 制定计划的原则： 找到一段「不被打断」的时间，一气呵成 相信大家都有过这样的体验 —— 当你正在认真地写一份报告的时候，微信群里突然弹出了一条消息，把你注意力给勾走了。这时候，你忍不住加入了对话，甚至，还打开了查了查与这个消息有关的讯息。 等到你反应过来的时候，你才发现，天呐，原来时间早就已经偷偷地溜走了。并且，更糟糕的是，正是这些即时信息的打断，你早就忘了自己想要写些什么。 可见，工作一旦被打断，再重新开始是需要花很多时间和精力的，尤其是那些嗯，需要创意的工作。 所以说，确保不中断地推进工作的时间段，是制定计划的第一要务。 然而，在工作与生活中，计划的突然被打断，是一件很常见的事情。 比如，你的老板可能会突然找到你，吩咐你一件事情，或是，你在做一件事情的时候，脑海里突然想起了待会儿下班后，得去超市里买一下孩子爱吃的零食，等等。 所以，除了「不被打断」外，我们还需要「在工作发生的当下」把它们及时处理掉」。 读到这里，你也许和灵遥产生相似的疑问 ——「不被打断」与「当下完成」，这两件事情不是矛盾的吗？ 答案是，并不矛盾。 当我们在谈论「不被打断」时，我们谈论的是，做事要保持专注，不要手上在写一篇文章，心里却想着下班后与朋友去哪里聚会，或是孩子的功课怎么办。 当我们在谈论「当下完成」时，我们在谈论的是，采取应急措施，在做完后，迅速地切换到你正在进行的工作上去。 举个例子，你可能会在写方案的时候，突然收到同事递给你的一份文稿，告诉你，某某，这个文档，把它放到我们做的某某某项目的档案库里。 这时，如果你嘴上应着「嗯嗯嗯，好的……没问题」，手里却不及时行动起来，那么，你会很容易把这件事情丢到「爪哇国」里，等你反应过来时，已经不知道这份文档是用来做什么的。 这就好比在你的家里，如果你在用完了一个东西后，没有及时地把它放回原位，你的家只会越来越凌乱。 所以，如果时间允许，你可以快速地处理一下这件突发性事件。 那么，针对这类事件，做到什么程度为佳呢？ 答案是，你自己看得懂就可以了。 就像是灵遥在便利贴里记录我的灵感时，有时候，我也只会写下简单的几个字，做一个提示罢了。 这个与《小强升职记》里写的，「把任务写好，扔进待办篮子里」的思路，是一致的。 （更多内容，请戳：想系统地管理你的时间，读这一本书就够啦！） 02. 正确对待突发事件， 学会主动拆解工作。 在生活和工作中，大家常常会有这样的感受吧？ 在对着一个工作任务连续死磕了好几个小时后，你的效率也变得越来越低，仿佛陷入到了一个死胡同里，怎么都找不到问题的解决方案。 于是，你不得不让自己休息一会儿，喝口水、离开办公位走走、或是与其他同事闲聊几句。 结果，你猜都发生了什么？ 灵感一下子就涌入了你的脑海里，可以说得上是 —— 「灵光乍现，茅塞顿开」。 所以，我们也要学会从工作里抽离出来，让思虑自由自在地飞一会儿。 举个例子，假设你正在做一篇文章的校对工作，通读这篇文章需要1个小时。当你做了45分钟的时候，你突然接到了一个领导的电话，让你不得不中断你的工作。 这时，就算你能把这份任务重新捡起来，也破坏了这个任务的连贯性和完整性。换句话说，即使你读完了这份稿件，你的工作也没有能全部完成，你还得再来一遍， 那么，怎样安排工作任务，才能避免类似的情况出现呢？ 答案是，学会主动设置时间节点。 你在拿到一份材料的时候，先思考这份材料都包括了那几个可以分别独立完成部分。 比如，如果你的任务是做ppt，那么你可以把它拆解成，确定主题、确定大纲、查找资料、把内容放到每一页上、排版与动画等。 在确定了任务后，你要先集中精力去做与这份材料有关的最重要的事（T0-T1时间段），比如，在这份做ppt的工作里，你最重要的事情，就是明确大纲和主要内容，至于排版好不看，都不是你一开始需要考虑的问题。 等你确定了大纲和内容后，相当于你就有了汉堡里的一份肉。 这时，哪怕被打断，或是被要求去做别的事情（T1-T2），你也能很快切换回来（T2-T3），接着做下去。 这，就是「主动设置时间节点」这个技巧的妙用了。 并且，你知道吗？ 正是这些切换工作的时间段里，你才能够退后一步，去思考这个项目的重点到底是什么，以及，换一个角度看问题，避免掉进坑里去。 换句话说，很多时候，我们的坚持，只是因为已经踏上了这一步，付出的沉没成本也已经很多了，加上不是太难忍受，所以不如这么过下去的妥协，并不是在追求我们真正想要的。 工作有时候也是，常常会因为话已经放出去了，所以不得不硬头皮去做，也不管是不是会有更好的选择。 但是，正是这些切换，才能够帮助你校准你前进路上的方向，避免得到了，却发现不是自己想要的等情况，所以，在工作中，你也要学会主动地切换工作。 另外，通过切换，你也能腾出时间，来处理那些小小的突发事件，哪怕是打一个电话，或是做些只要打开互联网，就能轻松搞定的小事情。 所以，请学会在任务中，自如切换你的思路吧。 03. 先做不确定的事情 好了，现在你手里有两个工作，一个是你确定的，知道该怎么做的是事务性工作，如，填表、发邮件、打电话，另一个是你不确定的，新工作，如，写方案、做研究、商讨一个新项目，等等，你会先做哪个。 别急着回答我，就算理智告诉你，要先做第二个，你也会先做第一个。 无它，简单罢了。 但是，如果你先做这个确定的工作，占用了你的时间，那么，你再做这个不确定的工作，就可能会因为时间不足，让自己陷入到一种焦虑中，从而不得不延后处理，被骂，或是，嗯，偷工减料，同样是被骂。 所以，正确的做法是，先做自己没有把握的这件事情，先把最难的地方干掉，再回过头去，做那个你有把握的事情。 04. 给自己留有余闲 每次读到与时间管理有关的书，书中都会写到，不能漫无计划，要有计划。然而，这却并不是一件很容易做到的事情。 第一，很多人对自己做一件事情需要的时间，是没有概念的。比如，你问他，「我希望你帮我做一个方案，你大概什么时候能交给我」的时候，他也许会拍着胸口说，3天，绝对没问题。 也许，你在第2天去问他的时候，他还能告诉你，我昨天看了看材料，绝对能够按时完成任务。 结果，到了第3天一早到，他可能会跑来，支支吾吾，或是，直接失联。如果这时，你有主动去找他，才会发现，得了吧，别说1天，在给他3天都做不完。 这也难怪，「答应别人的事情，一定要做到」这句话，一直以来都被先贤们挂在嘴边。没办法，好多人都不做到呀。 那么，如何避免因为不了解自己导致的「答应了却做不到」呢？ 这里，灵遥想要给大家一个建议，像《奇特的一生》里的柳比歇夫一样，去记录你做每一件工作需要的时间。 更多内容，请戳：奇特的一生 | 豆瓣8.5：了解你自己，从记录时间开始 比如，我会在排版的时候，去记在我排完一篇文章大概需要的时间，现在是25-30分钟。那么，如果这篇文章，我要在晚上8点提交，我就绝对不会从7点45开始做。 并且，你会发现，你对时间的记录越精确，你越知道如何很好地按照过去的任务，来安排将来要做的事情。 第二，主动给自己预留时间。 换句话说，你要给自己设定一个没有任何安排的时间段，把这个时间段当作是缓冲期来使用，而不是把计划安排得满满的。 这样，哪怕突发事件找到了你，你也能够很好地handle掉。 比如，灵遥现在这种每天读一本书，推文一篇，就很危险，因为没有考虑到生病，或是额外事情，对我进度的打断。大家不要学我。 第三，不要轻易制定3个月后的计划。 尽管很多人认为，越是将来，时间越多，然而，真相却是，越遥远的将来，不确定也就越多。因为，你根本就不知道，会不会在某一天，突然来一个意外事件，让你不得不调整你的计划。 所以，3个月后的约定，特别是那些对自己来说，不那么重要的工作，请慎重开口吧。 以上，便是今天的内容。 制定计划，然后执行它，是一件看似简单，实则有很多坑的事情。 所以，我写了这两篇文章，希望给灵遥自己，也给大家提一个醒，去反思自己在制定计划中的不足，然后持续地优化自己制定计划的方法。 因为，我相信，没有一个人想要在别人心里留下一个「做完计划就打脸」的「反复无常」的印象吧～ 祝好！ 更多内容，请戳： |
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