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如何和领导有效沟通:6大场景30个技巧和方法,让你事半功倍!

原创
2019-07-24  盛夏职场...

很多人可能都听过一个段子:

有个人问牧师:“我可以在祈祷时抽烟吗?” 牧师断然说No。
但,当另一个人换个说法问牧师:“我可以在抽烟时祈祷吗?”牧师的回答却是:“当然,上帝鼓励人们随时随地向他祷告!”

沟通方式的重要性,不必赘述,尤其是和老板沟通时,怎么让对方听的进去,听得开心,还要让对方认为我们说的合理,大有学问。

文章从领导布置任务,如何给领导汇报,如何提方案审批,怎样给领导提意见,日常沟通注意事项,以及不同性格老板如何应对,这6个方面分别给出了具体操作方法和建议,希望可以给职场人更有效地和领导沟通提供思路。

一、当领导布置任务时。
1、领导布置任务,多问一句。

很多职场人在领导布置完工作时,会觉得对方没有说清楚,但是又不好意思再问。这种做法是很不可取的,因为不管你是否听明白了,最终你都要去解决。如果等截止时间到了,你再和领导反馈说当时没太明白。或者在做的过程中,遇到问,再返回来问,就又尴尬,又浪费时间,还会遭领导“嫌弃”。所以,在接到任务时,一定要“问清楚”。

正确的方法应该是,领导指派任务的时候,一定要认真仔细听清,不要漏掉任何细节。建议,随身带着笔记本,听到重点内容及时记下来,有其他灵感和想法,也一起记下来。

之后,先别急着走,根据你记得要点,把你理解的意思,和领导进行二次确认,确保双方沟通内容一致。只有这样,在执行的时候,才能目标准备。

另外,补充一点,就是针对领导交代的任务,提前做预判,即预估要完成任务所需要的条件,可能遇到的困难等等。如果其中有你解决不了,需要他人协助,或者需要领导协调的事,那就在领导布置完任务后,立马提出来。这样让领导提前帮你处理,既能省去你之后的麻烦,也能展现你的远见和组织安排能力。

2、不要把没时间作为借口。
职场上,会看到一种现象,就是领导布置任务时,尤其是布置紧急任务时,会听到某些下属这样回应:“我手头还有您和××安排的其他事儿呢,时间排不开呀!”等等。

虽然,下属可能确实有很多事,而且可能是多头领导,但是直接这样回答依旧欠妥当。既然领导坚持安排,可能会有两个原因,要么这是你职责所在,且非常紧急;要么这件事只有你能够胜任,只能交付与你。而你要做的就是,和领导沟通几件事的优先级,以及任务的交付时间。

3、避免说转折句。
当领导交给你一项工作,而这项工作做起来有困难,这时,我们在跟老板表达有困难的时候,要尽量避免用“但是”“不过”“不过”等转折句。可以尝试执行用陈述句或者判断句,比如,这个项目执行过程中,可能会有这三个困难,列举1,2,3,这3个困难,初步想到的解决办法是XX,您看这样解决是否合适呢?

二、执行中的任务,如何汇报,以及注意事项?
1、汇报,通常分为结果汇报和过程汇报。结果汇报,一般表明这件事已经有结果了,只需要将这个结果告知老板即可。具体可以参考上述汇报相注意事项即可。

过程汇报,可以参考一个公式:现状+进度+存在困难和问题+解决的思路+未来行动计划

A. 现状:简单讲下这项工作目前最新结果是怎样;
B. 进度:当前工作进度是否正常,是否可控;
C. 存在问题和困难:这点是做这次汇报的主要原因,如果其中困难你可以自行解决,就没有必要汇报;如果你无法解决或者你拿捏不准,就要做出说明。
D. 解决思路:关于上述一点,问题和困难,先将自己的解决思路,简单陈述给老板听,征求意见;
E. 未来的行动计划:征询了老板的意见后,简单将自己未来行动计划告诉他,取得他的认可之后,再实际采取下一步行动。

2、沟通力求简洁,直奔主题。
领导的时间都很宝贵,没有时间和耐心听长篇大论,所以要提前想好这次谈话的目的和核心要点,将重要的事情放在最前面说。当你的领导眉头紧皱、闭口不言时,要赶快回神看下是不是自己讲的内容,把领导讲凌乱了。建议汇报可以参考如下格式:

“领导,今天有3件事向您汇报,事关XX。
第1件事,有关于XX协议需要您签署,这些代理商的详细资料之前给您邮件过,如果您没看,我这里也有一份精简的列表供您参考。
第2件事,XX项目申请特价,需要您特批,这个项目预计采购额和利润是XX,这是简报,请您过目。”等等。

汇报的时候,要直奔主题,一两句话就说清是什么事,需要领导做什么,并给出数据参考或者说明。

3、带着解决方案沟通。
领导最不喜欢总把问题抛给自己的员工,在你与领导准备沟通某项工作前,最好写好策划方案或者解决方案,哪怕不成熟也没关系,至少让领导知道你有所准备,并非甩手掌柜。

4、先讲结论,时间允许再展开具体说明。
我们日常说话习惯,通常是现解释原因,再得出结果。但是做汇报,要反操作。
我们需要先给出结论,让领导知道自己的态度和想法,然后对方感兴趣,才会有意愿听后边的具体细节和论述。比如:领导,XX项目申请价格下调5%。理由:a. 我们现有价格条件下,销量XX,利润XX,同比XX。b. 竞争对手的价格普遍比我们XX。C. 如果我们价格调整,预计销量会怎样。等等。注意,在汇报的时,可以辅助展示精炼的PPT和详实的数据,会更有可信度。

5、对分内工作了如指掌,领导问询可对答如流。
职场中,很多人平日里总是埋头苦干,却不关心进度、结果,也不注重对工作的总结和归纳,可谓稀里糊涂。看似整天兢兢业业、忙的要死,但是当领导来询问他工作进展时,却又一脸茫然,说不出所以然。如果你是领导,会怎么看?

6、要及时汇报。
老板特别忙的时候,可能不会主动问你的工作进展,但并不意味着他们不想知道。

说上司不重用我们时,要扪心自问一下,你会主动地报告你的工作进度吗?这一点很重要。

7、要在老板开心的时候汇报。
老板也会有不开心的时候,比如,他在外面被客户拒绝了。这时,你最好避开,或者汇报时注意察言观色,不要撞到枪口上。

8、汇报要分巨细。
不是所有的事情都要跑去和老板汇报。因为老板时间非常少,只有那些你确实解决不了并且非常重要的事情,才有必须汇报。

9、注意汇报周期。
如果能够做到随时和老板沟通,那他对你已经很信任了。但如果你们之前还存在隔阂,最好保持一周汇报一次的间隔,除非事情非常紧急。

10、重要汇报,提前做演练
如果是重要汇报,事先一定要针对汇报内容做模拟练习,从时间把控、语气语速、逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。

包括,介绍PPT时,每页怎么描述,怎么过度,都要思路清晰,语言精练,突出重点。另外,除了PPT本身内容外,还要针对汇报的内容,设想可能会被问到的问题。针对这些问题,也去准备如何应对。

三、如何找老板审批方案?
1、找老板审批方案,也是我们在工作中经常会遇到的问题。只要是公司级的方案,基本上都要经过老板审批。那我们该如何跟老板沟通方案审批的事情呢?同样,参考一个公式:
方案审批=方案阐述+方案优劣+建议+结果
方案阐述:简单阐述方案的情况,以及方案的进展过程如何;
方案优劣:阐述方案的优势和劣势,让老板做抉择的时候,能够做到心中有数;
建议:如果老板提出异议,那应该有相关的建议给到老板,以更加优化方案;
结果:确定最终的方案框架。 

2、准备备选方案。
最好,有两到三个方案供老板选择。在提交方案之前,最好能够给老板提供两个以上的方案供他选择。这样做的好处是,既让老板觉得你真的做了很多工作,也方便老板从多个方案中选一个,增加方案通过的概率。老板都喜欢做选择题,而不是做判断题。

3、你心中的答案。
不管是提交几个方案,你倾向让老板选择哪个方案,要做到心中有数。和老板沟通的时候,重点阐述,以让对方更快地做决策。

4、方案内容切中要害。
任何方案审批的目的,就是让老板通过。因此,你在提交方案之前,对老板喜欢什么,看重什么要有了解,在做方案阐述的过程中,要着重阐述老板看重的内容。比如,老板看重成本,看重创意,你就要突出成本状况,突出你的方案是否有成本优势。

5、数据说话
汇报内容,切忌空洞,要多用数据作为证据,更有可信度。

四、怎样给老板提意见或建议?
1、如果你想给老板提意见,请先做好情感补偿

一个人被否定批评的时候,通常都会有负面情绪,作为上级被下级质问或者提建议,更是如此。因此,在沟通时,先对老板的看法中你比较认可的地方进行肯定,夸一夸老板,然后再陈述你的不同意见。要记得一点:除非对方愿意听,否则,你说的再好、再对都没有用!

2、巧用故事去说服对方
我们无法通过智力去影响别人,而情感却可以。而什么会带来情感共鸣从而影响别人呢?故事!因为只有故事,才能达到共情、建立人与人之间的链接、让他们站在你这边。好故事=冲突+行动+结局+情感+展示,而冲突=渴望+障碍。

五、日常沟通有门道。
1、避免只爱“学习”,不爱钱。

不管你是职场新人还是久经沙场,在和领导沟通时,都避免传达一种信息,就是“我不看重钱,我只看中这个平台能不能学到东西”。因为,这句话的潜台词是“我只要在你的平台里能学到东西,如果这家工资太低,或者我有更好机会的话,就跳槽”。而且,有调查显示,在企业中,那些对钱欲望比较强的人,其战斗力、创造力、上进心也更强,创造的价值也高于对钱没有太大欲望的人。

2、如果领导要你背黑锅,怎么办?
先看下是什么锅。如果是不痛不痒,只是丢了自己面子,给领导涨面子的事,就可以背下来。

但是如果涉及人员伤亡、产品严重质量、严重违纪违法的事,千万不能背。一旦你背了,你的前途将尽毁,而且有时候你背了,但是并不能阻止事态恶化,你的领导依旧会被牵连,那他也不会对于有所感恩。

再有,你背锅与否,还要看清你的老板是怎样的人,是会出尔反尔,还是信守承诺。别你锅是背了,却也没落得什么好处,反而还被“卖”了。

3、与老板交谈时,不可锋芒毕露
君子藏器于身,待时而动。你不能表现得太内行、太优越,如果你的水平“超过”了他,容易引起对方的不悦。你的学识可以得到老板赏识,却不可以因太张扬而遭妒忌。

4、培养简练的表达
一般来说采用论述性的结构,较为合适,即:论点(论点)——论据——修辞,首先确定中心论点,其次确定分论点,之后根据实际需要挑选可以证明各论点的论据和一些适当的修辞。

5、勿贬低别人抬高自己
和领导沟通往往会涉及他人,领导也愿意听到你对他人的评价,以增加了解。这时一定要遵循“对事不对人”原则,把重心放在分析“事”上,而对人的看法,不要直接挑明,留给领导自己判断。

6、微信聊工作,需谨慎!
1)用微信聊工作,不是两个人的事,你所发出的文字,可能会被“全世界”知道。
2)不是所有人都喜欢用语音沟通,文字才是最有效率的表达方式;
3)不要随意拉人加微信群,或是去微信点名,@某某。
4)避免“在吗”、“有时间吗”,请“直接说事”。
5)切忌滥用个性化表情。
6)和同事、合作方、客户交浅言深,不是谁都喜欢满嘴跑火车的人。

六、根据老板做事风格汇报。
了解你老板的沟通风格,“看人下菜碟”。
1、如果你的老板支配型:爱发号施令、不能容忍错误、很少在乎别人的情绪和建议、做事爱冒险,喜欢掌控局面,以自我为中心。

那他会更青睐直接的回答,大量的新奇想法;重事实而不是感觉。

你要做的是,充分准备,实话实说;准备概要,并辅以背景资料;态度要强有力,但永远不要挑战他的权威;有一些锋芒, 但不要直接告诉他怎么做;从结果的角度沟通,提供2-3个方案供其选择;说明你的建议将会如何帮助他达成目标。

2、如果你的老板是表达型:充满激情,有创造力,理想化,重感情,乐观,凡事爱参与,不喜孤独,追求乐趣,乐于让别人开心,有时说话欠缺条理,话多。

那他会喜欢公众的认可,民主关系,更喜欢表达自己的自由,以及有人帮助实现创意。同时,讨厌被反对。

你自己,首先要表现出充满活力,精力充沛的状态,并提出新奇、独特的观点,同时,辅以例证,说完之后,给老板留下充足的时间说话,最后可以以书面形式与其确认。

3、如果你的上司是和蔼型:善于保持人际关系,忠诚,关心别人,喜欢与人打交道,待人热心,耐心,能够帮激动的人冷静下来;但是不喜欢采取主动,属于非常出色的听众,做决策相对迟缓,不喜欢人际间矛盾。
那他的需求是安全感,真诚的赞赏,传统的方式,程序。讨厌失去安全感。

你和他说话时,要放慢语速,以友好但非正式的方式交流,建立信任关系,讨论问题时要涉及到人的因素,而不仅仅是冷冰冰的数据。

4、如果你的老板是分析型:天生喜欢分析,会关注很多具体细节方面的问题,敏感,喜欢较大的个人空间,事事追求准确完美,喜欢条理,框框,对于决策非常谨慎,依赖材料,数据,工作起来稍慢。

那他同样需要安全感,同时,不希望有突然的改变,希望被别人重视。讨厌批评,混乱的局面,以及没有条理。

想说服这类老板,你需要做好准备,语速放慢,不要过于随便,尽量公事公办,着装正统,多摆事实,并确保其正确性,不需要过于友好,集中精力在事实上。

平时,多花时间观察,多和受到老板赏识的人交流,你会得到更多“如何获取老板信任”的信息。

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