一、事多缠身，陷入贪吃蛇困境前段时间，一位朋友打电话向我抱怨：“老陈，我快撑不住了！”咋听这句话，我被吓了一跳，赶紧问他发生了啥事。 他说工作太忙了，每天事多缠身，压力大，焦头烂额，还经常加班到很晚，快撑不下去了。 据我对他的了解，他有几年会计工作经验，而且考过了中级会计师和美国注册管理会计师，专业能力毋庸置疑。按理说不至于混到快撑不下去的地步。那他为什么会撑不下去？ 带着这样的疑问，我继续问他，你平时是怎么安排工作的？他说没有怎么安排啊，事情来了就做呗，没空想那么多。 你发现问题所在了吗？事越多，越忙越没空想想怎么更高效完成工作，手头上的事没做完呢，其他事儿又来了，更忙碌了。 在这种焦头烂额的处境下，他就像“工作的贪吃蛇”咬着自己的尾巴，解决不了饥饿问题，反而使情况更糟糕。 若不能打破这个恶性循环，“贪吃蛇困境”会持续消磨我们的注意力，让我们疲于应对工作，被工作驱使，我们怎么可能掌控自己的工作呢。 事多缠身 二、造成“贪吃蛇困境”的根源，是脑袋里装了太多东西不知你想过没有，为什么事一多起来，我们处理起来就很吃力呢？ 有人会说，事儿越多，需要的时间和精力就越多，压力越大，当然就很吃力了。这种看法有一定道理，但最根本的原因是，我们企图用自己的脑袋记住所有事情，加重了大脑的记忆和认知负担。 我那位朋友就是这样的情况，没有做记录的习惯，所有的工作留在脑袋里，事儿少倒没什么，事多起来，思路就容易混乱，何谈高效工作呢。于是我给他介绍了一种我自己也在用的方法，后面会提到。最近他向我反馈，他现在基本上能掌控自己的工作了，摆脱了被众多事情推着走的状态。 其实，我们大脑是用来获得想法的，而不是用来保存资料的。 2008年，比利时的两位研究者发表了一篇引人入胜的论文《搞定：无压工作效率背后的科学》。他们经过长期研究发现：我们的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！ 换句话说，我们的大脑更擅长思考，而不是记忆。 摆脱事务缠身，掌控工作，首先要掌控我们的大脑，并解放它，不是把所有工作记在脑袋里，而是让大脑做它更擅长的事。 解放大脑，最好的方式是创建一个专属“外脑”。 这个“外脑”，像U盘一样，里面存储的资料不需要我们记住，需要用到这些信息时，插到电脑上打开对应文件夹就可以了。 最常见的“外脑”，包括但不限于电脑、手机、U盘、日历、清单。只要是能够帮助我们记忆，减轻大脑记忆负担的事物都可以看做“外脑”。 我们利用外脑代替大脑做记录，可以给大脑腾出更多空间，进行更高阶的工作－思考。思考如何组织安排各项工作，如何以最快的速度、最高的质量完成任务，而不是不加思考地埋头苦干。 有ABC三个建筑工程项目，截止11月，完工进度分别为20%、25%、45%，此时你能记得清晰这些数据，进度的变化也能了如指掌。在做工作汇报时，不需要记事本，你也能很轻松的把各项目进度情况说出来。 但如果项目更多呢，D、E、F、G…而且，领导要掌握的不单是进度情况，还要知道各项目资金、收入、成本、利润等数据。 如果没有其他工具辅助，你是不是会感到脑袋发疼，思路混乱？单靠大脑记忆，你很难理清各个项目的情况。 当今职场，工作节奏越来越快，事儿越来越多，要求我们更高效地完成工作。靠大脑记住所有事情，其实是最低效的工作方式。 那有没有办法帮我们摆脱这种困境呢？当然是有的。 大脑负担 三、GTD工作法五步帮你解决事务缠身困境，工作游刃有余美国作家戴维·艾伦在《搞定》（Get Thing Done）这本书中提供了一种很有操作性的方法，GTD工作法。这种方法可以解放我们的大脑，让我们虽然每天事务缠身，却仍然能够头脑清醒，轻松自如地控制和处理一切。 GTD工作法有五个步骤： 第一步：精心布置一个让你舒服的工作区 我有这样的习惯，开始每天的工作之前，用大概10分钟整理自己满意的工作区。 先用抹布清洁电脑和办公桌，给桌面上的绿植浇水，然后摆上几本自己喜欢看的书，整理办公文具，泡上一杯热茶。为了坐得更舒服，我还买了软软的坐垫和靠枕。 每天置身于这方精心布置的空间，我的心情都会很愉悦。有时候，我外出办事，几个比较要好的同事就会请求在我这“VIP包间”体验一把呢。 营造一个这样舒适的氛围，你的大脑会很放松，相当于给自己一个开始高效工作的触发扳机。 第二步：收集引起我们注意的事物 收集引起我们注意的事物，包括外在的和内在的，不管大小轻重缓急。 首先是你周围的环境，从办公桌开始，扩展到抽屉、柜子等，保持清爽干净，不要有冗余的堆积，庞杂的东西会分散我们的注意力。 当我开始做这些事儿的时候，同事们开玩笑说老陈，这不像你呀，居然搞大扫除了。哈哈，其实之前我的办公区挺乱的，自己看着都烦，有时候找个文件找半天。现在好多了，不需要再翻箱倒柜找东西。 然后搜索那些存储在脑海当中的事，然后记录下来。这样可以减轻大脑记忆负担。 你可以拿一张纸写下待办的事儿，一张纸只写一件事。做完一件事儿之后，你在空白处写下处理的方法和过程，这张纸就可以存档了，留作复盘用。如果事情不重要，你做完事儿后把它撕掉即可。 当你用纸记下所有事情之后，搜集工作就做完啦。 第三步：清空工作篮 清空工作篮，处理你收集到的外在、内在事物和信息。 有三个基本原则需要注意哈： 1、先处理工作篮中最上面的事情。 工作篮摆放原则是按照轻重缓急，最上层放置那些你记录下来的、比较紧急的事儿，往下放不那么紧急的事。优先处理工作篮最上面重要紧急的事，然后依次往下处理。 比如下午要做工作汇报，你需要立即着手准备资料，复印文件、整理资料等不那么紧急的事另外安排时间再做。 2、一次只做一件事。 可能你也有过这样的经历：一件事情没做完，被迫停下，做另一件事；做完之后，回过头继续做那件被中断的事，你得过一段时间才能进入专注的心流状态，就像电脑卡了，需要重启一下才能恢复流畅。 一次只做一件事，才能保持对这件事的高度专注状态直到处理完它。这样做事效率是不是更高呢？ 3、不要把事务再次放回工作篮。 大脑会有“认知疲劳”，你每个或大或小的决定，都会在一定程度上消耗你的脑力。 没做完的事放回工作篮，这本身就是一个决定，而且放回工作篮的事，下次你还得做决定，决定要不要做，怎么做。这会白白耗费我们的精力。 所以，拿出工作篮的事，尽力做完。 第四步：执行阶段，采取行动 开始行动时，你得问自己几个问题： 1.这件事或物是不是要采取行动？ 如果不是，分情况处理：无用的物品扔垃圾篮就完了；参考资料存档备查即可；“现在不需要做，但将来可能要做”的事儿也记录下来，放入“未决事项”清单。 我在整理办公区时，会把废纸、用完墨水的笔芯等无用物品扔掉，清除杂物留出更多空间。把合同按照材料、劳务分包、机械租赁、其他合同等分类放到带标签的文件盒里，日后查阅会非常方便快捷。我还把“做今年的年终总结”放入未决事项清单，因为这事领导没有要求，但我可能去做，毕竟这是向领导展示自己的机会嘛。 2.如果要采取行动，下一步怎么做？ 两分钟能做完的事儿，立刻处理掉。一时半会做不完，又不是很难的事，可以交给其他人做，或者往后推迟自己做。 举两个例子：每当供应商寄的发票到了，我会立刻到门卫室取回快递。因为这事两分钟就能解决掉。 每月8号左右，我做好的纸质会计报表，都交给出纳送到公司总部。这事“外包”就行，不需要我自己做。 3.这件事重要吗？ 任何事情，取决定作用的永远是那关键的20%，我们的工作也是如此。我们得聚焦最重要的目标，把注意力放在最重要的事情上。 其实，工作中我们常常把日常事务和关键目标弄混了，忽略了最重要的目标。 日常事务是我们个体的职责，支撑着公司的正常运转，不可或缺。日常事务常常以很紧急的姿态出现。比如领导让你打印一份文件给他，一会他开会要用，你得马上去做这件事。 关键的事常常是那些非常重要，但不紧急事儿。 我们职场专业能力的提升，就是这样的事。它重要，但不紧急，因为短期内看不到明显变化，常常会被我们忽略。 所以我们必须从日常事务中确定最重要的目标，合理安排时间，聚焦在最重要的事情上。 除此之外，我们还要为实现这些重要目标制定计划。高效能人士慎计划，重执行。没有行动的计划是无效的，没有计划的行动是致命的。 行动流程 第五步，持续改进 稻盛和夫曾经说过这样一句话： 将平凡变成非凡其实就是“持续”，但这并不代表“反复做相同的事情”。持续与“重复”是两回事。不是漫不经心地重复昨天和今天的事情。而是今天胜过昨天，明天胜过今天。我们必须不断地改良，改善，哪怕是看起来微不足道的改变。 不断地改良和改善，其实是一种“持续改进”的理念。持续改进就是我们要去分析实际结果和目标之间的差距，找出造成差距的原因，想办法进行调整，不断分析和纠偏，实现不断改进。 掌控 四、写在最后工作中，很多人被“贪吃蛇困境”所扰，对那些整日事务缠身，却能头脑清醒、轻松自如地处理一切的人羡慕不已。其实，掌控工作并不像想象的那么困难哦。 掌握GTD5步工作法，布置一个舒适的工作区，收集引起我们注意的事，然后清空工作篮，采取行动，不断持续改进，可助你轻松掌控工作，你也能成为你所“羡慕”的人哦。 |
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