01 汇报时间要宁短勿长 秘叔在工作以来,总结出一个经验: 一般正式的汇报时间一般在8-10分钟。 按照我个人的语速大概在1350个字左右,为什么刻意训练这样的时间,因为时间长了没人愿意听,听众容易开小差,就像我们去开会,听领导讲话一样,刚开始情绪亢奋,斗志昂扬,过了20分钟就打瞌睡,开小差。 领导也是一样,如果你的汇报时间太长,领导会说你废话一大堆,耽误事,下次你再来汇报,他就会产生厌烦和抗拒。 所以根据自己的语速,根据事情的重要程度,一般不要超过8-10分钟,如果还可以更短当然是更好。 坚持一个原则:能用一句话讲完的不用两句话,能用两段话说完的不用三个自然段。 我们常说:写材料,写长不是能力,写短才是水平。 02 汇报地点要见缝插针 汇报工作不一定要去办公室。 只要不涉密,没有必要这么严肃,你也不能保证领导时时刻刻都在办公室,也有可能在开会、在出差、在调研等等。 汇报地点可以在领到工作间歇时,也是高效办事的一种方式。 例如: 在食堂排队打饭的时候,正好遇到领导; 在电梯里恰巧遇到领导; 在茶水间或者洗手间等等。 可以汇报一下小事、杂事,例如: 某个酒店预定了吗? 某个会议通知发布了吗? 某个事情办理了吗? 当然,对于一些严肃的、涉密的、重大的事情一定要有仪式感,正襟危坐,做好充分准备,尽量到办公室去当面汇报。 03 汇报方式要当面为主 汇报工作能当面的一定不要打电话,能打电话的一定不要发邮件,能发邮件的一定不要发微信。 很多朋友不理解! 其实汇报工作也是与领导认识、交流、沟通的机会。 有一个男孩子爱着一个女孩,男孩每天给女孩写一封信,结果3年以后,女孩和邮递员在一起了。为什么?因为3年了女孩没有见过男孩,却每天见送信来的邮递员。 所以说,见面真的太重要了! 汇报工作能见面的一定要争取见面,只有见面了你才能更进一步摸清领导的习惯、喜好、脾气,才能更形象的向领导展示你的魅力和风采。 当然,领导有时候忙得焦头烂额,你的小事情还得去排队占用领导的宝贵时间,这样显然不妥。 不过,发短信、发微信、打电话汇报工作也有其自有的章法和规则,下次我们再和大家一起详细唠唠。 04 汇报时机要恰到好处 小秦汇报的这个资产重组工作其实是长效工作,是长期工作的一个小总结、小章节,对于这样的工作,要按照计划稳步推进,在推进过程中可以通过季度、月度、周简报的方式给领导汇报,让领导知道近阶段的工作推动情况和问题,让领导时刻把握进度、把握大局。 如果领导让你发个通知、安排接待等临时性、随机性的小事情,只要坚持事毕反馈的原则,闭环管理,随即汇报,当断即断即可,不用形式主义,去办公室拿着材料对着念。 05 汇报内容要突出重点 下属小秦的汇报就没有重点。我看了他的汇报材料和发言提纲,简直是杂乱无章,什么都讲,跟流水账一样,领导哪有功夫听你在瞎咧咧。 写文要短,说话要简。如果想要短、要简,就必须要有重点。 我的经验是,先说结果。 例如: 这是典型的三段论: 现在工作干得怎么样了? 下一步打算干什么? 下一步的任务,什么时间交作业? 如果这之中有困难也可以汇报困难,如果没有,就一针见血,提纲挈领,纲举目张,干净利索,详略得当即可。 汇报工作,不要面面俱到,也不能面面俱到。 重点就是结果,就是成绩,就是难题,就是方法。要详细汇报处理问题的方法、工作的进度、下一步的打算,汇报人一定要处理好主要矛盾和矛盾的主要方面,把握好宏观和微观的问题。 06 汇报思路要逻辑清晰 小秦把汇报内容也当面给我说了一遍,我确实没有听懂他在说什么,他自己也不知道自己在说什么。 汇报工作一定要有逻辑,逻辑是什么?通俗地说—— 是先后,是章法,是程序,不管是先说过程还是结果,不管是总分总,还是总分,都是讲话的逻辑。 我在给主要领导汇报之前,都先做一番功课—— 一是写一个提纲,列出1.2.3,防止有遗漏; 二是对照镜子,提前模仿一遍,看看时间是否超标,看看语速是否过快,看看逻辑是否清晰,看看详略是否得当。 三是知其然更知其所以然。弄明白一些新词汇,防止领导临时考我,例如什么是“六保”“六稳”“新发展理念”等等。 尤其是大场合中的大汇报,对着PPT讲的时候。其实秘叔始终觉得,写好稿子对着念是最简单的汇报,最难的就是没有稿子,只有PPT 的提纲,还有可能被领导打断,询问个一二。考验无处不在,功夫要下在平时,这就要求我们汇报人员要提前做好充分的准备了。 07 汇报频次要因人而异 有的领导喜欢静,不喜欢被打扰; 有的领导喜欢被捧着,被围着,恨不得门口排队汇报,挤得水泄不通; 有的领导喜欢当甩手掌柜,放权给下属,如果事事汇报会被认为是没有能力。 而有的同志偏偏喜欢找一把手当面汇报工作,一把手每天见他的次数,比自己上厕所的次数还要多。 在秘叔看来,汇报工作一定要分清自己的岗位角色,掌握好领导的时间空白,分清事情的轻重缓急。明明大家都急着赶时间办正事,后面的人也在排着队请求签字、审批,你拿着自己那些“无关紧要、不疼不痒”的事情,翻来覆去、没完没了,给领导造成了很大的困扰。 如果事事都需要汇报,部门经理和中层干部存在的意义又是什么? 这种低效的形式主义做派和老油子作风,大大侵占了领导的宝贵时间和单位的公共资源。《【原创】深度揭秘!机关老油子的“丑恶”嘴脸(太真实)》 08 汇报困难要罗列选项 任何一项工作都有开头、过程、结果,在开展中也要谋划、协调、攻坚,汇报工作不仅仅要有反馈、说重点、讲逻辑,更重要的是把问题和困难说出来。 工作是你干的,有什么困难?下一步怎么干?有哪些最坏的可能性都需要你给领导汇报。 有的同志,有困难喜欢自己扛着,可是你扛得下来吗?有困难不找组织,不给领导汇报,出了问题,责任你能承担得起吗? 例如: 所以,汇报工作一定不能把问题、难题抛给领导,给领导出问答题。 例如: 不是:领导,我们怎么办? 而是:出“选择题”,让领导做选择。 来源:办公室主任 |
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