【原】总觉得时间不够用？做好时间管理，让自己别再匆匆忙忙

每天晚上不到12两点绝不睡觉，早上手机闹铃总要响个三、四次才心甘情愿起床，接着开始快快快，急着买早餐、送小孩、赶公交，一定要准时刷卡上班。到了周末经常睡到傍晚才吃早餐，晚上迫不及待和好友相约拼宵夜场；已婚有小孩的，不是赶着回婆家、娘家，就是接送孩子上补习班、才艺课。

在时间上老天爷是公平的，每个人都有24小时，有些人可以有效率地安排，有些人总是不够用、匆匆忙忙，差别就在「时间管理」。如果没有做好时间管理，情绪、压力接踵而来，下班前发现工作仍堆积如山，老公突然来电晚上要应酬，所以你还要赶去接小孩。

前同事结婚多年，育有一子，每次看到她总是神情紧张，主管因为她的工作效率低落，无法如期完成交办事项，经常对她冷言酸语。有一天在电梯里，突然听到同事说她因为确诊乳癌第二期，必须请长假做治疗。事后了解才得知，她每天下班后必须赶回婆家吃晚饭，如果碰到加班，婆婆会生气面有难色；老公在家完全不帮忙家务，长期精神压力造成她免疫力下降，无法集中注意力，难怪在工作上她无法有好的表现。

另一个案例是好友学文，不仅事业有成，还担任许多商会主席或理事，平常看他一派轻松，其实他每天要处理许多人事问题、商业决策，日理万机。学文经常分享他的时间管理秘诀，他说：

「很久前，我就养成早起习惯，利用我老婆、小孩仍在睡梦中的晨间做运动、详读各部门报告、看新闻、听音乐，早上我会喝杯咖啡，让头脑保持战斗状态」

「最重要是列出今天工作行程，并及时传给助理，做必要的交通、会议安排」

「我只专注在重要事项讨论，其他执行就交给各专业经理人」

「一天就只有24小时，我当然要做一些具高价值，对我有利的事」

「我最喜欢利用空档时间，闭上眼睛让脑袋放空」

我问学文：「工作这么忙，还义务帮忙商会事情，你假日有时间陪孩子、老婆?」

学文小声地回答：「其实担任外部组织重要干部，除了强化公司形象，主要目的是提升我自身价值」

「我公私分明，相信公司看重我的价值，而不是我花了多少时间，不论平日或周末假日，我都会尽量陪伴家人」

除了佩服这些成功人士的老谋深算，他们追求最大产值、创造最佳价值的理念方法，更值得我们学习仿效。我进一步追问学文有哪些技巧运用，可以提升时间管理效能。以下他列出五大重点：

1. 急迫性

企业以客为尊，对于客户或商业伙伴所提出的问题、要求，必须即刻处理。另外，对于主管机关临时来电、函文，要求负责人或权责经理人针对相关议题提出报告，这时法务、公关需要立即召集相关人员准备资料，并呈报高层主管签核。

2. 重要性

每天到公司后列出工作项目，并确认每件待办事项的重要性，例如有截止日，会影响下一阶段进度、明天上台的简报，或是老板临时交办事项。

3. 排定优先顺序

根据急迫性、重要性，排列工作项目优先顺序，尽量控制在3~5项目让自己保持专注。建议每个项目之间保留半小时空间，以免临时会议或电话打乱你的进度。

4. 专业分工

如果你是一位主管，就要善用每位部属专才，不要揽着工作不放，更不要钻研于细节。透过你的领导整合，让团队发挥专业分工、相互合作的精神，才能创造最大产值。

5. 效率、产出为王

不论是基层员工或中高阶主管，都应该思考我每天上班八小时，到底有多少时间在瞎忙，是否花太多时间八卦，或整天忙于琐碎杂务，导致专案延宕，无法如期达成目标。在高度竞争环境下，许多企业主、老板看重的是实际产出，如果无法如期达成任务，无法产出预期的业绩，你很快就会被淘汰。

善用工具

同时，学文也提到几个时间管理工具，可以视觉化目标，帮助你达到较高效能。

1. 四象限管理(To Do List )

根据急迫性和重要性，将你的工作项目分为四大类

(1) 马上做：花10%时间处理最急迫、最重要事项，例如今天截止或明天要交的报告

(2) 规划性：花40%时间处理急迫性高事项，例如已排定会议、回应紧急电话和email

(3) 交办事项：花40%时间处理重要性高事项，例如新任务开展、下周报告准备

(4) 少做：花10%时间处理最不急迫、最不重要事项，例如滑手机、八卦

2. Follow-up List

列出上周未完成事项，追踪并标注你需要的协助、预期完成日。这是一个提醒性质工作表，许多人经常只顾着新任务开展，却忘记追踪进度。

3. 蕃茄工作法

将工作项目以25～30分钟为一单位，每个单位间安排5~10分钟空档。这种方式适合需要在短期间能够专注，并且有产出的工作人员，例如业务员利用上午2小时整理客户资料，下午外出进行拜访。

4. Get Things Done

透过资料收集、整理、组织分类，再根据过往处理经验给予回馈，最后列出今日工作优先顺序。这种方法适合行政或客服人员，透过系统化辅助，可以专注在服务品质，整体效率也会提升。

做好时间管理，提升工作效率，让你可以轻松过日子

工作项目一个接一个，家事永远做不完，婆媳之间纷扰不断……如果我们没有做好时间管理，不敢采取行动改善生活品质，就会情绪化、压力上身，有些人会开始失眠，有些人会开始焦虑进而影响工作品质。

如果前同事能够勇于争取，即时让老公了解家庭生活必须透过分工合作，才能圆满地维持；同时技巧性和婆婆沟通，赶回家吃饭已造成身体不可承受的负担，也影响工作前途，我相信她可以适时地纾解压力。

运用好方法，善用工具，做好时间管理，你会发现突然之间多出好多时间！