刚刚,有朋友问楼盘集中交付流程及内容。下面,老周就贴下这方面的内容。 1.0 目的规范新接项目的前期介入、物业接管验收、办理业主入伙流程的管理;保障房屋、公共部位和配套的公共设施的各项功能、指标符合质量标准,使新项目顺利接管入伙,服务业主、方便业主。 2.0 适用范围适用于公司新接物业项目的前期介入、物业接管验收、楼宇入伙过程的管理。 3.0 职责4.0 程序4.1 物业前期管理工作的策划 物业前期管理工作分为:新项目的拓展、项目前期介入管理、接管验收工作、业主入伙、入伙后房屋保修和房屋装修的管理。 4.2 新项目的拓展 4.2.1 物业项目信息的获取由公司各部门、各管理处及个人协助提供,市场开发部负责信息的收集、识别和处理。 4.2.2 对已经确定的新项目,市场开发部组织有关人员对物业项目进行实地考察,包括但不限于: 4.2.2.1 物业类型、规模及定位(通过实地或模型、效果图、销售价格等了解项目档次定位等); 4.2.2.2 所在区域及其地理位置; 4.2.2.3 开、竣工时间及其开盘、入伙时间; 4.2.2.4 发展商联络方式、背景资料及其物业管理合作意向; 4.2.2.5 对于新市场,须充分调查当地物管情况,包括配套法规、收费状况、物管消费心理、发展前景等。 4.2.3 市场开发部将收集到的和实地考察的各类要素进行整理分析,尽可能接触高档次、大规模楼盘或较好的商业、写字楼等能为公司带来经济效益、管理效益及社会效益的项目。 4.2.4 对于有经济效益及社会效益的项目,市场开发部应报告公司领导是否介入该项目;公司同意介入的,市场开发部应拟定项目组人员组成、编制项目管理策划书,报公司审批。项目管理策划书的编制要求见《前期管理方案编写指导》。 4.2.5 项目的联络及跟踪洽谈。项目组通过面谈、电话、传真、电子邮件、邮政速递等方式,与发展商销售主管、发展商物管事务主管、发展商高层决策人士联络。 4.2.6 合同评审与签订。项目组根据与发展商的洽谈意见,依据标准合同范本拟制合同稿,经公司相关部门评审和公司法律顾问审查后,交公司领导进行审核、签字。合同评审按照《合同评审与管理控制程序》的规定办理。 4.2.7 合同签订后,项目组负责与发展商对接各项工作。 4.3 物业管理的前期介入 4.3.1 前期介入的时间根据项目开发进度及发展商的要求确定。前期介入的主要工作是:由专业工程技术人员熟悉项目的情况,跟踪设备的安装、调试,熟悉项目各处设施设备及管线的走向。 4.3.2 质量管理部应负责前期介入阶段的指导工作。 4.3.3 前期介入阶段的主要工作及要求见《物业前期介入的主要工作》。 4.4 成立物业管理处 4.4.1 人力资源部会同质量管理部、市场开发部及相关部门依据《前期物业服务合同》的要求,确定新建管理处的人员编制。 4.4.2 人力资源部编制新建管理处人员的调配和招聘计划,会同质量管理部及相关部门编制人员培训计划。 4.4.3 入伙前至少3个月公司确定新项目的管理处经理和工作人员人选。管理处成立后,项目组工作和相关文件整体移交给管理处,项目组同期解散。 4.4.4 管理处经理确定管理处及各部门的组织架构,编制各部门岗位职责、健全规章制度,编制管理方案和入伙计划,组织员工培训工作。 4.4.5 管理处经理负责管理处入伙前的各项准备工作。行政、维修、保安、生活的物资采购工作;与发展商协商,确定楼宇交接验收、物业入伙的时间安排;与发展商、楼盘销售人员、施工单位、相关政府部门、水电气等服务单位进行沟通,办理物业管理所需的证、照;准备入伙所需的签约、装修申请资料等。 4.5 编制管理方案和入伙计划 4.5.1 在入伙前3个月,管理处应完成《入伙计划》的编制工作。 4.5.2 《物业管理方案》应通过公司评审。由公司领导组织质量管理部、市场开发部及相关部门对物业管理方案进行评审,评审内容包括服务模式、资源配置、收费标准等,评审结果记录于《合同/项目评审表》,物业管理方案报公司主管领导批准。 4.5.3 如物业管理方案在实施中发生更改,应由原评审部门重新评审,并得到批准。 4.6 物业的接管验收 4.6.1 物业接管验收的条件 新楼宇竣工后经有关单位验收全部合格,并且附属设备全部能够正常使用,房屋编号已得到认可等。 4.6.2 接管验收的准备工作
4.6.3 接管验收的时间
4.7 入伙前的准备工作 4.7.1 入伙前,公司(人力资源部)应为管理处配齐工作人员。 4.7.2 管理处有正式或临时办公地点,员工宿舍和食堂已修建好或有较为固定、正式的住宿地点。 4.7.3 管理处正常运作所需的公司文件、记录表格、办公用品、通讯设备、保安用品、消防器材等全部准备齐全。清洁、绿化等分包方的人员、工具、材料等已准备齐全。 4.7.4 管理处的营业执照、税务登记证、收费许可证和管理处公章等已开始准备或完成。 4.7.5 与政府有关部门、有关服务单位建立良好的公共关系,包括:自来水公司、供电局、煤气公司、有线电视、电信局、工商、税务、派出所、街道办事处、居委会等。 4.7.6 小区环境、公共设备设施已达到使用要求:
4.7.11 进行入伙模拟演练,检验入伙流程、资源配置等准备工作是否充分。 4.8 办理业主入伙 4.8.1 业主入伙的条件 房屋建筑工程经竣工验收合格,并取得消防、电梯、燃气竣工验收合格证明或者准许使用文件后,方可投入使用。 4.8.2 入伙筹备工作
4.8.3 对于业主入伙程序、办理入伙,管理处应与发展商协商好,实行一条龙服务,发放入伙资料,应清楚、有序,并做好记录。邀请电话公司、网络公司、有线电视台、燃气公司等单位在集中入伙期间现场办公,为业主提供方便。
4.8.4 业主未签认上述文件、未交费的,视同对房屋产品的不确认,不应交付钥匙,避免产品的事实交付而无确认手续导致法律纠纷和风险。但管理处有关负责人员应详细了解具体原因,属房屋产品质量问题的,向公司和发展商反映跟进解决。管理处回收业主登记表后,整理资料归档。 4.9 业主房屋的保修 4.9.1 对业主提出的有关房屋质量方面的问题,管理处整理完毕后应在两天内将《接管验收记录》提交给发展商(一式两份,一份给发展商,一份由发展商交给承建商),由承建商负责返修;管理处留底一份,以便督促整改,并在商定的时间内另行复验,直至合格为止。 4.9.2 业主和住户在保修期内发现楼宇存在建筑施工或产品质量上的缺陷,经管理处查验证实后,通知施工单位(发展商)派人更换或返修。施工单位应在约定的时间(最长不能超过通知之日起5日)内到达现场核查情况,并予以保修。 4.10 业主房屋的装修 业主办理完入伙手续后即可进行装修,业主装修依据《客户服务管理程序》及相配套的第三层次文件。 5.0 支持文件5.1 《合同评审与管理控制程序》 5.2 《客户服务管理程序》 5.3 《物业前期介入的主要工作》 5.4 《前期管理中的培训工作要求》 5.5 《物业接管验收指导书》 5.6 《物业接管验收的标准》 5.7 《物业入伙前的准备工作》 5.8 《办理业主入伙指导书》 5.9 《房屋保修的管理》 5.10 《前期管理方案编写指导》 6.0 相关记录6.1 《合同项目评审表》 6.2 《房屋装饰装修管理协议》 6.3 《用户手册》 6.4 《业主登记表》 6.5 《入伙会签单》 6.6 《接管验收记录》 附:办理业主入伙流程 |
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