【推荐语】 很多企业的管理人员总感觉时间不够用,对于采购管理人员来说,他们一天忙到晚,接很多个电话,见很多人,谈很多事情,最后可能一件事情都没有完成。 因为他们工作中经常会被一个电话、一个人突然的到访打断,这些人很可能是来自于供应商、财务、质量、仓库、生产等部门,也可能来自于老板。 往往这个时候,一个意料之外的事情就需要马上去协调、一个更紧急的事情需要马上去确认、或者一个更重要的任务需要马上去行动,那么手头上的事情需要放下来。 这样的事情每一天都在发生。 采购在工作中经常会遇到这样的事情,而且不断的循环,导致一天忙下来,感觉自己做了很多事,又感觉什么事也没做。效率其实很难提升。 美国威廉.安肯三世著的《别让猴子跳回背上》是一本非常有效的帮你改善时间管理的书。 他在书中描述到,作为一个管理者,你的时间基本上分为以下四个部分。 老板占用的时间 老板占用的时间,排在第一位,显然这是最重要的。 老板的时间很宝贵,一般不会占用很长时间,但老板安排的事情,你需要花一些时间去准备和处理,如收集数据,做PPT、汇报工作等。 不过在这一点,不同性质的公司差异很大: 在民营企业,老板可能随时找你,那么你就要随着做好被召唤的准备。 在外资公司,老板一般会提前约定好汇报的时间,或者有固定的时间安排。 组织占用的时间 自己占用的时间 这个时间是管理者处理自己本来要做的事情,非常关键,因为它决定了你能否很好的带领你的团队完成工作。 但是,这个时间大部分会被下属占用。 当然,这个跟你团队的大小、公司的规模、以及产品的复杂程度都有关系。因为你需要不断了解团队的各项任务的完成情况,要求下属定期向你汇报,并且分配新的任务给他们。 如果你的下属们在工作上遇到难以解决的问题,他们也需要寻求到你的支持和协调。此外,还要应对一些突发的情况,接到各种各样的电话。 所以,你需要把工作分配好给你的下属,然后你要尽量避免外界的干扰,各项工作才能有序地按照自己事先安排好的进行。 不过,这部分的时间与你的团队成员,也就是你的下属给不给力有很大关系。 威廉.安肯三世把下属也分为五种: (5)独立行动,例行性报告(最高层级); (4)行动,但需立即请示(报告频率超过例行程度); (3)提出建议,按照裁断的结果行动; (2)请示要做什么; (1)等待指示(最低层级)。 从这个分级,可以看出,如果你的下属处于最低两个层级,作为管理者,你是很累的,因为你一直要安排他们做什么,你不安排的他们就不做。 所以,你要么选择得力的下属,要么把下属培养成更高的层级,至少是要达到第四个层级,他们需要具备主动安排自己工作的能力,并及时请示和汇报。 外界占用的时间 |
|