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进群交流 活动报名 课程报名 点击报名0705北京企业高管履职风险防控  早前在一个法务同行群里面，有个叫D的朋友提到他们公司的合同原件之前一直在财务部归档，但新来的财务经理说这样不合规，要求放在法务部，于是有了大致如下话题的激烈讨论： D：举个手说下合同原件放在财务部是否合规？ W：除非公司内部有规定，外部法律怕是没有这个规定，不合规要拿出证据和依据。 Yu：（财务）主要是想把这个活甩出去才是真实的目的。 Z：我（法务）这里不存任何原件，归不到财务的就送去档案室，法务可以留个复印件。 W：（法务）电子的就可以了。 H：放谁那无所谓，买个扫描仪硬盘留扫描件存档多方便。 J：财务部留原件，安全可靠。 Yu：我们公司（期货行业）的合同就是我（法务）在管，行业要求至少保存20年，放在自己这里心里踏实。 WLH：公司应该单设档案室。 我：合同原件其实放在财务部、法务部、行政部、业务部、总经办或者独立档案室其实都不存在合不合规的问题，重点是要有专人进行管理，对合同原件的收集、移交、借阅、回收及损毁、丢失要有明确的登记台账和制度管理，尽量做到规范才是最重要的。 Z：财务部和业务部肯要放合同原件，不然收付款与履行合同借来借去麻烦。现在主要讨论放在法务部的那一份是否能推出去。 A：（@我），对，重点是专人管理。 我：收付款与合同履约用电子版合同或者复印件就可以，实在需要原件，可以在签订的时候多签几份。仁者见仁，智者见智。 Z：现在讨论的是合同要不要放在法务部，你说合同管理流程一定要规范，跑题跑的让人尴尬。 Y：合同存档本来就是合同管理的一部分，不跑题，合同原件存档在哪个部门本身不重要，重要的是怎么管理…… Z：我说苹果放你家还是我家，你说苹果不新鲜。 Y：如果有书面制度规定好苹果放你家还是我家，还用在这争辩到底放谁家。 …… 综合大家讨论的情况来看，大部分人认为合同原件放在财务部是没有问题的，有的公司放在行政部或者法务部，也有放在总经办或者单独设立档案室的。 其实，说到这个话题，让我想起来另外一件事情，也回答了为什么我对合同原件的存档有上述看法。我现在服务的公司是做智慧停车的，主要针对B端用户，经常会有一些应收账款需要处理。为了追回款，部分案件流转至法务部就会进入诉讼阶段，此时需要各种各样的证据以证明欠款事实。通常的证据大致有如下几类： 1. 证明双方存在买卖智慧停车软硬件事实的合同原件； 2. 证明我方向客户提供产品及服务的情况，比如发货签收资料； 3. 证明客户认可我方提供的产品及服务，比如安装验收资料； 4. 证明我方在诉讼时效内有向客户催要款项的事实，比如催款记录； 5. 证明对方尚有未付款项的情况，比如回款记录、发票等。 然而这些不同种类的证据资料分别掌握在不同的部门，如合同原件存档在综合管理部，发货签收资料存档在采购部，安装验收资料存档在售后运维部，催款记录在业务手上，回款发票资料存档在财务部。作为法务，此时需要向不同的部门收集这些证据材料，以最大限度的为催回款做准备。这个工作背后看似复杂，需要和不同的部门沟通打交道，貌似增加了工作难度，降低了工作效率，所以我们公司领导后来要求不同部门的合同证据资料统一存档在综合管理部档案管理员处，方便后期诉讼进行查找。 即便如此，我认为这样的做法还是值得商榷的，不同的证据资料由不同的部门保管，这背后其实是有深刻道理的，因为当事人最清楚有关情况，所以无论是查找检索还是汇报说明都非常准确、方便及快捷。例如，我就发现我每次找运维要验收资料时，经办运维对项目印象非常深刻，即使没有检索，也会第一时间告诉我大致有没有，如果没有，还会告诉我当时为什么没有验收，而且经过查档后发现一开始给的回复基本正确。因为只有最熟悉的人才能最大发挥其工作效用，可谓专业的人做专业的事。还有一个情况就是不同部门的证据资料统一存档在综合管理部，增加了其工作量，同时增加了人力成本，本来放在不同的部门，只需要一个人兼职管理就可以，现在统一放在一个部门，无疑要有人全职处理该类事宜。当然，对于全部回款完成的项目资料我是完全同意统一移交给综合管理部归档留存的，这样也比较安全。 回到合同原件存档的话题，签一份合同，其实涉及的部门很多，比如销售要谈合同，法务、财务要审合同，研发、采购及运维要执行合同，还有监督合同履行的部门。那么为了履行部门职责，每个部门都要存档合同原件吗？答案显然是否定的，技术化程度高的公司内部完全可以依靠流程关联相应的合同，电子化程度高的公司也完全可以实现无纸化流转，这些已经能够满足有些人提到的收付款及履行合同的需要，且工作效率提高了不知道多少倍。部分公司有特殊要求的可以在签订的时候多签几份合同原件用于不同部门的保存使用，但这完全不影响合同原件存档在哪个部门进行合规的事情。 我再从一个极端角度回答下D公司的财务经理认为合同原件放在法务部才合规说法的漏洞，我们讨论话题的群是法务群，所以公司都是有法务，足够谈及这种问题，但确忽略了那有些规模较小压根没有设立法务部的公司，这时合同原件只能放在别的部门，如何放在法务部呢？这又怎么合规呢？所以我认为合同原件放到哪个部门都不存在合不合规的问题，重点是要有专人管理。 |
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