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选择结构类型，通常要把握好三项原则，即层次清晰、段落衔接、内容照应。
一、层次清晰层次是公文组成部分的顺序安排。安排层次要做到突出主旨，顺序合理，避免交叉，层次清晰。 层次安排一般有三种方式。 第一种是总分式，开头对全文内容作总的概括，或简述有关事项的根据或缘由；之后重点分述有关事项，根据前后、因果、重轻顺序，平行并列叙述；结尾用强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用语结束。这种形式在公文中使用的比较普遍，如请示、决定、意见、指示性通知、会议通知、综合性报告、议决型会议纪要等，常用这种形式。 第二种是递进式。各层次内容层层推进，前后层次有一定关系。递进关系包括由表及里、由点到面、由浅入深、由感性到理性等。专题报告、情况通报、工作总结等常用这种结构形式。 总分式的分述内容有的也用这种形式。 第三种是时序式。按照事物的时间顺序和进展情况安排结构。叙述内容如果是一个完整的事件或过程，可以采用这种形式。此种结构形式常用于情况报告、事故报告、调查报告等。
二、段落衔接段落也叫自然段，是公文结构的基本单位，一般小于层次，往往是一个段落一个层次，或者几个段落构成一个层次。衔接是指层次之间、段落之间的连接和转换，能起到承上启下的作用。 公文的段落划分和衔接要做到： 一是段落可以按主旨、条款内容（同类事项、问题和观点）、事物发展阶段等来划分，具有相对独立性的部分，或过程中的具有相对独立的阶段划为一段。 二是每个段落表达一个完整的意思，避免内容零散、杂乱。 三是句子、段落之间的组合要合理、有序，避免出现跳跃和断层。 四是段落应长短适度、匀称得当、简短清晰，不能过于冗长累赘。 五是采用关联词、引文、小标题、序数词等过渡手段进行衔接，各部分之间要做到前后连贯、气脉相承、浑然一体。
三、内容照应公文的题文、前后内容要关照和呼应。包括题文照应、前后照应、首尾照应。 题文照应是公文写作的基本要求之一，要求标题要揭示公文的主旨，内容要紧扣标题，做到题文相符，不能“离题万里”。 前后照应要求做到前面的内容后面有着落，后面的事项前面有交代，做到前呼后应。 首尾照应要求首尾呼应，前面提到的东西后面一定要有呼应，这样做能引起读者的思索和回味。 |
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