假如在各个大企业中进行一次“公敌选举“，“开会”绝对有望夺冠。2019年，瑞士在线日历服务商Doodle曾对美国、英国、德国和瑞士超过6500名专业人士的1900万次会议的进行了专门的调查研究。根据最终的研究结果，Doodle得出了一系列非常夸张的结论：单是美国，没有组织到位的会议就将造成3990亿美元的损失，而德国、英国、瑞士也分别遭受了大约736、581、331亿美元的损失。这些“损失”并非直接来自于账面，而是多方面负面影响的集中体现：44%的人认为，效果不佳的会议挤占了自己的工作时间；43%的被调查者认为，会议的结论不清晰，最终导致混乱；26%的人认为会议的低效，直接影响到了客户以及供应商的关系。 这些问题普遍存在于各种中大型企业中，并且不受地域与行业的限制。究其根本，在于人与人的沟通先天就是“低效”的。会议上的沟通主要是语言和文字，信息密度更高、会议效果更好的视频和演示往往需要花大量时间准备。 但同时，会议又是“必须”的，企业说到底就是由人形成的组织，对于中大型企业而言，自身内部架构层级多、结构复杂。无论是为了产品业务的发展，还是公司内部的自我管理，人与人的“协作办公”显然是必须品。会议是工作有效性的工具，一个人开会就不能工作，工作就不能开会，因此，德鲁克先生才会说：有效的管理者在会议开始时，会首先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的是激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一个与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。 如何提高会议的有效性，德鲁克的建议毫无疑问是有效的，而谷歌团队为会议设置的一系列准则是符合这些原则的，因此可供我们参考。
会议过程中的每一个时点都必须有明确的决策者，而这位决策者要对会议负责。两个实力相当的团队之间的会议往往得不出有效的结果，因为双方最终会以妥协收场，而做不到斩钉截铁。因此，应该由一位资深的人担任决策者的角色。 他应该召开会议、保证会议质量、设立会议目标、确定与会人员，以及(在可能的前提下)至少提前24小时传达议事日程。在会议结束后的48小时内，决策者(不是别人)应该用电子邮件向每位与会者以及任何需要了解会议情况的人传达会议达成的决策以及待办事项。 即便是在信息共享或头脑风暴这种不必制定决策的会议上，也应明确指定会议的主人。主持者应挑选合适的与会者，制定明确的议事日程，还应确保提前做好必要的准备工作，及时向大家传达待办事项。 
所有的会议都应该设立一个目标，假如会议目标不明确或会议没能达成既定的目标，那么这场会议也许并不必要。决策者需要扪心自问：这场会议真的有用吗?会议是过于频繁还是太过松散?与会者从会议中得到需要的信息了吗?与会者最好不超过8人，10人已算上限(但我们非常不建议安排这么多人)。与会的每个人都应有权发表自己的意见，如果其他人必须要对会议结果有所了解，那么应该把会议结果传达给他们，而不是让他们来当会议的旁听者。会议中如果有旁听者在场，会影响会议质量，还会让大家对畅所欲言有所顾虑。如果你的出席对会议不必要，那就退场，如果你可以在会前婉言谢绝，那就更好了。这一点，在与客户或合作伙伴进行的会谈上尤其适用。在出席“私密”会谈的时候，我们本打算与客户或合作方派出的某一位高管促膝谈心，却往往会面对满满一屋子的与会者。如果客户觉得有必要把自己公司的全体员工都带到会议现场来，我们也不能反对，但我们会对自己一方的出席人数加以控制。一般而言，与会者越少，会议效果越好。 
确保会议准时开始、准时结束。会议结束时，留出足够的时间总结会议要点和待办事项。如果你们在预定的时间前达成了会议目标，那就提前结束会议。不要忘了预留出午餐和小憩时间，尊重身处不同时区的人，他们也希望能多花些时间与家人团聚。许多人都忽视了这些基本的人之常情，因此，在这些地方多花些心思，你就能赢得同事们的拥戴。 同时处理多项事务会让你顾此失彼。如果你在开会时用手提电脑或手机处理与会议内容无关的任务，那么很明显，你的时间还不如花在别处。每个与会者都应该把注意力集中在会议上，而不应为其他任务分心。如果有的人出席的会议太多，连工作任务都无暇完成，那么解决方法其实很简单：为待办任务排出优先顺序，减少出席会议的次数。 在这些规则之中，最后一项实践起来最有挑战性。在小组会议上，虽然我们一再告诫大家关闭电脑，但这话几乎被当成了耳旁风，我们不得不作罢。尽管如此，这还是条好规则!
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