开会要高效,顺序很重要。掌握诀窍,让会议成果翻倍! 我们得承认,有些会议就像催眠曲,让人昏昏欲睡; 但有些会议却像打了鸡血,让人精神焕发,收获满满。 为什么? 因为开会是个技术活,领导者要是没两把刷子,这会议恐怕就得成了“低效率”和“斗志杀手”的代名词。 这其中的差别,关键在于会议的组织者和主持者是否掌握了开会的“诀窍”,尤其是表达的顺序。 01 跟下属开会的正确顺序 那些目标模糊、议题散漫的会议,咱们都见识过吧? 讨论得热火朝天,最后却啥也没解决。 这种会议,简直就是时间和精力的“黑洞”。 所以,领导者得牢记开会的正确顺序,别让会议成了无头苍蝇。 1、先谈目标——到底要干啥? 会议一开始,就得明确目标。 这目标得具体、可衡量,别整那些笼统、模糊的。 比如你说“提升销售额”,那得具体到提升多少,怎么提升。 这样大家才能有个明确的方向,知道劲儿该往哪儿使。 然而,在现实中,很多领导者却忽视了这一点。 他们往往急于展开讨论,却忽略了明确目标的重要性。 结果导致会议效率低下,甚至无果而终。
2、再谈现状——问题出在哪儿? 目标明确了,接下来就得分析现状。 这一步得客观、全面,把问题挖个底朝天。别怕揭短,更别主观臆断。 让团队成员都来说说自己的看法,把问题摊开了讲,这样才能找到病根儿。 然而,在现实中,很多领导者却常常在这一步上栽跟头。 他们要么对问题轻描淡写、避重就轻;要么主观臆断、情绪化表达。 这样的做法不仅无法解决问题,反而会引发更多的矛盾和纷争。 3、商讨方案——咋解决这问题? 问题找到了,那就得想办法解决。 这时候,领导者得鼓励团队成员积极发言,提出建设性意见。 别自己一个人唱独角戏,更别让下属们争吵不休。 得引导大家从多个角度思考问题,集思广益,找出最佳解决方案。 然而,在现实中,很多领导者却常常在这一环节上“卡壳”。 他们要么自己包办一切、不听取下属的意见;要么任由下属争论不休、无法达成共识。 这样的做法不仅无法解决问题,反而会打击团队的士气和信心。
4、确认落实——谁来做,怎么做,何时完成 最后一步,也是至关重要的一步,就是确认落实。 会议结束了,得明确责任人、任务分工和时间节点。 这样大家才能心里有数,知道接下来该干啥。 还得建立有效的监督机制,确保各项决议能够按时、按质完成。不然的话,会议开得再好也白搭。 然而,在现实中,很多领导者却常常忽视了这一点。 他们要么对决议执行不力、缺乏有效监督;要么对任务分工不明确、导致相互推诿扯皮。 02 和上级开会的顺序 跟上级开会,很多下属心里都犯怵。怕表现不好,怕挨批。 其实啊,这种心态大可不必。跟上级开会,关键是得冷静、客观,按照正确的顺序来。 1. 先说问题——遇到啥困难了? 跟上级开会时,首先得简明扼要地陈述当前遇到的问题。 这些问题得是经过深思熟虑和充分准备的,能够直接反映工作中的实际困难。 同时还得分析问题的本质和原因,让上级能够全面了解情况。这样上级才能给你提供有效的指导和帮助。 然而,在现实中,很多下属却常常在这一步上“掉链子”。 他们要么对问题遮遮掩掩、不敢直言;要么夸大其词、危言耸听。 这样的做法不仅无法解决问题,反而会让上级对下属的能力和态度产生怀疑。
2、 再谈影响——会有啥后果? 阐述了问题之后,还得进一步说明这些问题可能对工作进度、团队士气或公司业绩等方面造成的具体影响。 这样上级才能更加直观地感受到问题的紧迫性和重要性,从而更加重视和支持你的工作。 然而,在现实中,很多下属却常常忽视了这一点。 他们往往只关注问题本身,而忽略了问题可能带来的后果和影响。 这样的做法不仅无法引起上级的重视和支持,反而会让上级认为下属缺乏全局观念和责任心。 3、个人建议——应该这么办 作为下属,在向上级反映问题的同时,也应该提出自己的解决方案。 这不仅可以展现你的主动性和责任感,还能让上级对你的工作能力和判断力有更深入的了解。 当然啦,提出的建议得是经过充分思考和论证的哈,得有一定的可行性和可操作性才行。 然而,在现实中,很多下属却常常在这一步上“失分”。 他们要么没有自己的主张和见解;要么提出的建议不切实际、难以操作。 这样的做法不仅无法解决问题,反而会让上级对下属的能力和态度产生更大的质疑。
4、寻求支持——需要啥帮助和资源? 最后呢,就是得明确说明需要哪些资源、帮助或支持来实现这些方案了。 这样你在得到上级认可的同时呢,也能获得必要的支持和资源保障啦。 别自个儿闷头干哈,得学会向上级“要资源”。 然而,在现实中,很多下属却常常忽视了这一点。 他们往往只关注自己的方案和想法,而忽略了实现这些方案和想法所需要的资源和支持。 这样的做法不仅无法让方案得到有效实施,反而会让下属陷入孤立无援的境地。 03 领导开会的12字口诀 作为领导者,在主持会议时还需牢记12字口诀:我发现、我建议、我明确、我强调。 这不仅是开会时的指导原则,更是领导智慧的体现。 这12句口诀也最好遵循这个基本顺序,效果最佳。 1.“我发现” 即领导者要敏锐地发现问题,这是领导者的基本职责之一。 只有及时发现问题,才能迅速采取措施加以解决。 领导者要善于从各种信息中捕捉到问题的苗头,然后进行深入的分析和研究,找出问题的根源和症结所在。
2.“我建议” 这是要求领导者在发现问题后,不是简单地指责和抱怨,而是要积极地提出解决问题的建议。 这些建议应该是基于对问题的深入理解和分析,同时结合团队和组织的实际情况提出的。 建议要具体、可行,能够直接针对问题的核心和本质。 通过提出建议,领导者可以引导团队成员共同思考问题的解决方案,从而推动工作的进展。 3.“我明确” 这意味着领导者在会议中要明确各项任务的责任人、完成时间和考核标准。 这是确保会议决议得到有效执行的关键。 只有明确了各项任务的具体要求和标准,才能避免出现推诿扯皮的情况,确保各项工作能够按时、按质完成。 同时,领导者还要对各项任务的执行情况进行跟踪和监督,及时发现问题并加以解决。
4.“我强调” 领导者在会议结束时,要对会议内容的进行总结和强调。 通过强调会议的重点和要点,可以加深团队成员对会议内容的理解和记忆。 同时,还可以对会议中达成的共识和决议进行再次确认和提醒,确保团队成员能够按照要求去执行。 此外,领导者还可以通过强调来增强团队成员的责任感和使命感,激发他们的工作热情和积极性。 ✎ 写在最后 会议,既是解决问题的场所,也是团队协作的舞台。每一次的召集与讨论,都蕴藏着团队前行的方向与动力。 在这个过程中,我们不仅要关注会议的形式和流程,更要注重会议的内容和效果。 我们要以敏锐的眼光发现问题,以开放的心态接纳建议,以明确的目标引领团队,以坚定的信念强调执行。
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