前台文员的工作技巧

2011-05-05  心态917

前台文员的工作技巧

 

不管是做文员的还是做销售的,每一个职责都讲究技巧,前台文员工作是负责接听电话、接待来访、处理其它日常的工作,其前台文员的工作技巧是什么呢?
  虽然前台文员是一个最基础的行政职位,看起来是很简单的工作,真正要把它做好,还是有很多值得注意和学习的地方
  1、接听电话
  大部分公司的前台会兼任总机接线员一职,每天从各个地方打来的电话需要转往不同的部门和人员,对于电话信息甄别的能力是有要求的,要想做好接听电话准确无误,下面的小经验值得借鉴:
  1)通过来电显示辨别是公司内部业务电话还是外电,以便及时应对。
  2)学会识别来电者的声音,公司领导以及经常电话沟通的同事们的声音要在短时间内都熟悉才好。
  3)学会筛选信息。现在营销无处不在,很多推销的电话打来,无意中浪费了公司的电话资源,这一类的电话要学会快速处理掉,而不要太过耐心谦和,而应果断处理掉,当然,必要的礼貌还是不要忽视的哦。
  4)养成随时记录的习惯。可用的信息记下来,以备日后用。
  2、文件存档
  文件存档看起来很简单,但是真要对所有的文件都了如指掌,除了存档时遵照一定的原则(或按时间顺序、或按文件性质、或按部门分类以及其它存档原则),闲暇时勤于查阅是很有用的,因为这会加深你对文件的印象,在急需查找某些文件时,你能凭借记忆迅速地查找到。
  3、接待来访
  前台每天会接待不同的客人,一个客人进来,首先通过衣着判断其身份,常见的上门推销人员手里会背着公文包,拿着产品宣传资料或产品实物等,而且说话谦恭。
  在不能判断对方身份的情况下,应礼貌地询问对方:“你好,请问你有什么事?”而不是毫不客气地来一句:“你是什么人?”或“你是干什么的?”如果对方是公司领导的预约客人,这样的问话方式会让对方很不愉快,所以,当知道对方是来找某部门某人时,首先要问清楚对方是否有预约,再电话与相关领导或人员联系,是否予以引见。如是临时来访,遇领导不在或不方便接待客人,可请对方留下联系方式以及来访事项,做好记录,再转达给相关人员。
  4、着装
  前台是一家公司的形象窗口,前台文员在接待来电来访时,发自内心的微笑表情会为你的接待形象加不少分,大方和职业化的着装会让你从服装中感觉到自己是一名职场人,在工作中能潜意识地帮你竖立职业化作风。
  5、茶水添加
  来访客人如果在领导办公室呆的时间超过十五分钟以上,就应该另准备一壶茶水端进去,方便客人续杯。
  6、环境清洁。
  除了每天上班时必做的日常清洁,来访客人离开后,接待区可能杂乱不堪,纸杯、报纸、面纸、烟头等要及时清理掉,以保持环境洁净。
  另外保持比较好的工作热情和职业形象也很重要,这样可以给领导留下好的印象,有被提拔的可能哦。

 

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