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电子表格的基本知识

2011-05-11  kanfeng

电子表格的基本知识

已有 7551 次阅读 2008-12-18 11:01

第一章    电子表格的基本知识

 

 

 

 

 

Excel是目前最流行的电子表格软件,使用它可以很方便的对表格中的数据进行数学运算,制作分析图表;实现数据的自动处理。在后面的学习中您将逐渐地领会到Excel的妙处。

11 Excel的基本功能

1.数据分析功能

EXCEL提供了常规的计算功能,还提供了多种类型的函数以完成数字、财务、字符串等操作,及各种工程上的分析和计算。

2. 图表功能

EXCEL97中,可以利用工作表数据创建格式各异的图表。

3. 数据链接功能

如果某些数据在多个工作簿中都用到,可以利用EXCEL97提供的数据链接功能,使依赖源工作簿数据的工作簿能随源工作簿数据的变化而自动更新。

4. 网络功能

EXCEL97EXCEL与网络资源充分地结合起来,可方便地从网络中获取或发送工作簿,实现多用户对工作簿的共享。

5. 自定义功能

EXCEL有许多自定义功能,用户可以在实际操作中能够简便,快速地使用系统提供的各种命令。例如通过自定义宏,可以使繁琐或频繁执行的动作自动化。

另外,EXCEL97还有许多与WORD97相似的功能,如插入图片及图形对象,以及打印功能等等。

12  EXCEL97窗口

启动EXCEL97后,就打开EXCEL窗口。它由EXCEL程序窗口和工作簿窗口嵌套构成。(如图1.1所示)。

1.2.1  EXCEL程序窗口

程序窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏等,其中编辑栏内显示所选单元格的名称及内容,单击编辑栏后可以修改单元格中的内容。

在“常用工具栏”中提供了一些常见的工具按钮,,其中【新建】【打开】、【保存】、【打印】【打印预览】【拼写检查】【剪切】、【复制】、【格式刷】【撤消】【重复】和(【绘图】按钮,以及【显示比例】子菜单按钮的功能与WORD中相同,此外还增加了一些新的工具按钮。

l         【自动求和】:插入SUM函数,并自动默认一个求和的区域。

l         【粘贴函数】:显示“粘贴函数”对话框以插入或编辑函数。

l         【升序】或【降序】:将某种数据按升(或降)序排列。

l         【图表向导】:建立嵌入图表或编辑活动图表。

l        
【地图】:创建数据地图

 

1.1 EXCEL工作窗口

在“格式工具栏”中提供了一些常见的对数据进行格式化处理的工具,除了一些与WORD中相同的功能按钮外,还增加了一些新的格式化按钮,如【货币样式】、【百分比样式】、【千位分隔样式】等等。

编辑栏的左侧是名称框,用于定义单元格或区域的名字,或者根据各字查找单元格或区域。如果没有定义名字,在名称框内显示单元格地址。

   1.2.2   工作簿窗口

EXCEL的工作簿窗口如图1.2所示。当启动EXCEL时自动新建一个名为BOOKL的工作簿文件(缺省扩展名为.XLS,同时打开该工作簿窗口.工作簿是运算和储存数据的文件,每一个工作簿由一些工作表组成. EXCEL97,每个工作簿缺省包含三张工作表,缺省的工作表名依次为SHEET1SHEET2SHEET3……,根据需要可以添加更多的工作表。

工作表也称作电子表格,是用来存储和处理数据的最主要的文档。工作表由若干行和若干列构成,行各列相交形成的每个网格叫做单元格,它是存储数据的基本单位,当前正在操作的单元格叫做活动单元格,用一个选择框标识,此时该单元格的行号上的数字和列标上的字母“突出”显示。在活动单元格方框的右下角有一个黑点,叫“填充柄”。每个单元格都有一个地址,由它所在的列标和行号构成。比如,第一行第一列对应的单元格地址为A1,第三行第四列对应的单元格地址为D3。若列数超过26个,则列标顺序排列为AAABAC……BABBBC……IUIV,最多可有256列。行号顺序为123……,最多可有65536行。


1.2  工作簿窗口

工作簿窗口包括以下几个部分:标题栏、控制栏,控制菜单图标,最小化窗口按钮,最大化窗口按钮、关闭窗口按钮、行号、列标、全选按钮、垂直滚动条、水平滚动条、垂直分割条、水平分割条(用来拆分窗口)。此外,还有一个重要的部分,即工作表标签栏。

工作表标签显示在工作簿窗口的底部,用来显示工作表的名称,其中白底黑字显示的工作表是处于活动状态,称为当前工作表(或活动工作表)。用鼠标单击工作表标签,可以切换当前工作表(也可按CTRL+PGUPCRTL+PGDN切换)。

如果在一个工作簿内有多张工作表,窗口底部并不能显示所有的工作表标签,因此在工作表标签的左侧提供了四个滚动按钮,单击它们可以获得当前不可见的工作表标签。

                   向前显示一张工作表标签

显示第一张工作表标签              显示最后一张工作表标签

         

向后显示一张工作表标签

1.3  创建、打开、保存和关闭工作簿文件

1.3.1新建文档

要想新建一个Excel的文档,除了使用“开始”菜单和在Excel中使用新建按钮外,还可以这样:在桌面的空白区域上单击右键,在菜单中单击 “新建”项,打开“新建”子菜单,从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令,如下图所示:

  执行该命令后,在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标如下图所示,在文件名称处输入一个合适的名字,注意不要把扩展名“.xls”丢掉。双击桌面上的文件图标就可以打开它进行编辑了。

  同样,在资源管理器和“我的电脑”中也可以这样新建一个Excel工作表。在资源管理器中选择一个文件夹,然后单击菜单中的“文件”菜单,选择“新建”项中的“Microsoft Excel 工作表”命令,就可以在当前的文件夹中建立一个新的Excel工作表;使用右键菜单也可以,这里就不再讲述了;使用“我的电脑”浏览框也一样。

  另外,在Excel中还有其它的方法新建文档:按快捷键Ctrl+N,可以新建一个空的工作簿;打开“文件”菜单,单击“新建”,会打开“新建”对话框如下图:

可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿,建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项,然后单击“确定”按钮。

1.3.2 打开文档

我们已经知道了在桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档;使用开始菜单中的“打开Office文档”项可以打开Excel的工作簿;在Excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿。

  我们还有其它的方法:打开“文件”菜单,单击“打开”命令,就会弹出“打开”对话框如下图:

  Excel中按快捷键Ctrl+O,同样可以弹出“打开”对话框。 在Excel的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名称,有时工作重复性高时这样打开文档是很方便的:打开“文件”菜单,在文件列表中选择相应的文件名,就可以打开相应的文档;我们还可以设置在这里显示的文档数目:在“工具”菜单中选择“选项”命令,弹出“选项”对话框如下图:

  单击“常规”选项卡,在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目;取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。

1.3.3保存文档

Excel中打开“文件”菜单,单击“保存”命令。如果文档没有保存过,会弹出“保存”对话框如下图:

  在“保存位置”中选好目录,在“文件名”中输入名字,单击“保存按扭”就可以了。

  如果编辑的文件以前已经保存过了,则自动进行保存一次,不弹出对话框。

  按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。

1.3.4关闭工作簿

单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。如果同时打开了两个工作簿,单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个,可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮,工作簿就被关闭了。单击“最小化”按钮,界面中工作簿就变成了小条

  我们可以用鼠标任意的拖动,改变它们的位置,这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿,切换起来也很容易。

第二章    表格数据(常量和公式)的输入和编辑

2.1输入数据

     2.1.1  数据类型

    EXCEL工作表单元格中的数据有以下两种来源:常量和公式。常量包括文字、数值、日期、时间和逻辑值等,公式用于各类计算,公式中还可以包含各种函数。

     2.1.2  选定单元格区域

在处理数据之前,首先要选定单元格。定位选取单元格最简单的方法是直接用鼠标选定,也可以使用名称框快速定位单元格。

1.选定单元格或单元格区域

l         选定单个单元格:用鼠标左键单击该单元格。

l         选定连续单元格区域:单击首单元格,按SHIFT 键的同时单击尾单元格,或从首单元格开始拖动鼠标到尾单元格。

l         选定非连续单元格区域:单击其中一个单元格,按CTRL键的同时逐个单击需选定的其它单元格。

l         选定一行(或一列):单击该行行号按钮(或该列列标按钮)。

l         选定连续多行(或多列):单击首行行号按钮(或首列列标按钮),按SHIFT的同时单击尾行行号按钮(或尾列列标按钮)也可以从首行行号按钮(或首列列标按钮拖动鼠标到尾行行号按钮(或其它列列标按钮。)

l         选定工作表的全部单元格:单击(全选)按钮。

l         撤消选定的单元格,当选取多个单元格后,被选中的区域反白显示,若单击工作表中任意单元格都会撤消对单元格的选定。这时恢复正常显示。

2. 使用键盘定位单元格

使用四个光标移动键可以上下左右切换活动单元格,另外几种操作意义如下:

l         CTRL+HOME:移至当前工作簿的A1单元格。

l         ENTER:下移一个单元格。

l         SHIFT+ENTER:上移一个单元格。

l         PAGE  UP  上移一幕内容。

l         PAGE  DOWN:下移一幕内容。

3. 利用名称框定位单元格

l         单击编辑栏中“名称框”,输入单元格地址并打回车。

l         若单元格已被命令,则可从名称框的下拉列表中选择单元格的名称。

4.    使用定位命令选定单元格

在【编辑】菜单中选择【定位】命令以打开“定位”对话框,在“引用位置”框里键入单元格(或单元格区域)的地址或名称,然后单击【确定】按钮。

在“定位”对话框中,我们还可以单击(定位条件)按钮打开“定位条件”对话框,再选择一定的条件以选到一些特殊的单元格,如常量”、“公式”、或“最后一个单元格”等等。

2.1.3  输入文本

文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其它键盘键入的符号,默认为沿单元格左对齐。

在活动单元格中输入数据时,编辑栏中同步显示输入的内容,也可以单击编辑栏出现插入点后输入数据。在输入过程中,按BACLSPACE键可随时删除插入点左边的字符。输入完毕后,单击编辑栏中的(√)(“确认”)按钮,或者按键盘上的回车键、TAB键以及光标移动键,都可以确认本将输入。若想取消此次操作,可以按ESC键或者单击编辑栏中的(X)(“取消”)按钮。

当用户输入的文本超过单元格的宽度时,如果右边相邻的单元格中没有数据,则超出的文本延伸到右边单元格中。如果右边相邻的单元格中已有数据,则  EXCEL隐藏超宽的文本,隐藏的部分文本并未被删除,只要增加列宽或以自动换行的方式显示该单元格内容,就可以看到全部内容。

如果在输入数字时加上一个半角的单引号,如输入’110015EXCEL就会把该数字做为字符处理。

2.1.4输入数字

选中单元格后,可以直接由键盘输入正负号、货币符号(如¥)百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据,默认为沿单元格右对齐。

在单元格内输入“(10)”或“-10”都要在单元格得到一个负数“一10”。

当输入一个较长的数字时,若单元格显示“########”则意味着列宽不够,不能正常显示该数,当增大列宽之后,就可以正常显示整个数字。

2.1.5  输入时间日期和时间

时间的输入格式采用“时:分:秒”形式,也可以利用函数“TIME”来输入,“TIME”函数的一般格式为:=TIME(时,分,秒)

例如在A1单元格中输入“=TIME”(82550),则显示时间为“82550”。也可以直接输入时间时间值82550

日期的输入格式常采用“年—月—日”形式,也可以利用函数“DATE”来输入。DATE函数的一般格式为:=DATE(年,月,日)

例如在单元格A5中输入“=DATE1998723”,则显示日期为:“1998723”。也可以直接输入日期值1998-7-23

  EXCEL中还有一种逻辑值,它为TRUEFALSE两种状态,默认为沿单元格居中对齐,主要用于公式中的比较运算。

2.2   设置有效数字

    有效数据的定义功能可用于预先对某一单元格所允许输入的数据类型以及数据范围进行设定,并且可以设置有数数字的输入信息和输入错误提示信息,避免在输入数据时出现错误,例如,设置A8单元格输入的数据必须是大于60且小于100的整数,其操作步骤如下:

(1)   A8 单元格;

(2)   选择【数据】菜单中【有效数据】命令,以打开“有效数据”对话框。

(3)   单击“设置”选项卡;在“许可”栏中选择相应的数据类型,例如选择“整数”;在“数据栏中选择限制条件,限制条件有:“介于”、“并非介于”,“等于”,“不等于”、“大于”等多种,这里我们选择“介于”,在“最小值”框中键入60,在“最大值”框中键入100

(4)   单击“输入信息”选项卡;选中“选定单元格时显示输入信息”框,在“标题”栏中输入提示信息的标题,例如键入“注意”;在“输入信息”栏中输入提示信息,此处键入“在此输入大于60且小于100的整数”。

(5)   单击“错误警告”选项卡;在“图案样式”栏中选择相应的错误类型,类型有三种:中止、警告和信息,例如选择“中止”,则要求用户需输入符合数据范围的数值。在“标题”栏中输入提示信息的标题,此处键入“错误提示”;在“错误信息”栏中输入错误信息的内容,此处键入“您输入的是大于100或小于60的整数”;

(6)   按【确定】按钮,完成设置。

2.3   复制和移动数据

    有时需将工作表中的数据由一个区域移动到另一个区域,或由一个区域复制到另一个区域,复制数据可以提高工作效率。复制或移动数据有以下几种方法;

1. 利用剪贴板进行数据的复制(或移动)

(1)   选择要复制(或移动)的数据区域;

(2)   单击常用工具栏中的【复制】或【移动】按钮,或在编辑菜单中单击【复制】(或移动)命令,也可用鼠标右键单击数据区域,在弹出的快捷菜单中选复制(或移动)项。

(3)   选定目标区域;

(4)   单击【粘贴】按钮,剪贴楹的内容被复制(或移动)到目标区域。

2.  利用鼠标拖放进行数据复制(或移动

(1)  选择要复制(或移动)的数据区域;

(2)  定位鼠标指针至源数据区域的边框上(指针变为空心箭头形状。)

(3)  按下CTRL键的同时拖动鼠标至目标区域,释放鼠标左键和CTRL键,复制完成,移动数据的操作与复制过程相似,只是在拖动过程中不按CTRL键。

3.利用“填充”命令向相邻单元格复制数据

“填充”是将一个区域的数据复制到与其相邻的其它单元格中。利用菜单命令填充数据的方法如下:

(1)  选择包括源数据区域和目标区域在内的整个区域;

(2)  打开【编辑】菜单,单击【填充】选项,出现填充级联菜单;

(3)  根据目标区域与源数据区域的相对位置,可以选择向下填充、向上填充、向左填充和向右填充来实现数据的复制。

4.利用“填充柄”向相邻单元格复制数据

(1)  选择源数据区域;

(2)  鼠标指针定位至“填充柄”上,指针变成实心的十字形;

(3)  按下鼠标左键,并拖动鼠标到目标区域(可以是连续多个区域,)释放鼠标左键即可。

5.向非连续的单元格输入相同数据

(1)  选定所有需要输入相同数据的单元格;

(2)  输入数据;

(3)  CTRL+ENTER键。

 

2.4              自动输入数据

如果用户需要向相邻的单元格填充一系列的日期、数字或文本数据(如“星期一、星期二、……”或者“123……等),可以使用序列填充功能。

1.  对单个数据进行加1(或减1)递增(或递减)填充

若要在连续的单元格区域中输入某种数字序列(如“123……”),可在输入首数字(如1)并选定该单元格后,按CTRL键的同时向下或向右拖动“填充柄”进行“加1”填充操作。若向左或向上拖动“填充柄”则是进行“减1”填充操作。

2.  按步长递减或递增填充数据

若在上下两个相邻的单元格中分别输入数据,选定这两个单元格,并向上(或向下)拖动“填充柄”,可将两个数据之差作为步长递减(或递增)填充数据。例如,A3A4单元格内容分别是“100”和“200”,向下拖动它们的“填充柄”可以在A5A8单元格中自动填充数据“300”、“400”、“500”和“600”。

处理左右两个相邻的单元格数据的方法与上述方法相似。

3.  利用“自定义序列”自动输入数据

用户可以利用“自定义序列”功能,将已存储的自己定义的一组数据做为自动填充序列,具体操作步骤如下:

(1)  在【工具】菜单中选择【选择】命令,弹出“选项”对话框(如图2.3所示);

(2)  单击“自定义序列”选项卡;

(3)  选到“自定义序列”栏中的“新序列”选项,在“输入序列”框内输入数据序列。方法是每输入一个序列项的打一次回车;

(4)  单击【添加】按钮,新的数据序列被加入到自定义序列清单中。


另外,若数据序列已输入在工作表中,也可以在“导入序列所在单元格”框中输入序列数据在工作表中的绝对地址,然后单击【导入】按钮,将新序列加入“输入序列”框中。

2.3“自定义序列”对话框

2.5  删除数据

利用【编辑】菜单中的【清除】命令可以选择性地清除单元格中的格式,内容和批注,也可以删除全部内容(包括格式、内容和批注)。清除数据的操作步骤是:

(1)       选择要清除的区域(可以是一个也可以是多个区域);

(2)       打开(编辑)菜单,单击(清除)选项,弹出级联菜单;

(3)       在清除级联菜单中选择要删除的项目,清除完成。

如果仅想清除选定单元格区域的内容,也可直接按DEL键清除。

2.6  数据的查找和替换

2.6.1 数据的查找

   EXCEL中数据的查找方法与在WORD中有些相似,数据的查找方法如下:

(1)       选择【编辑】菜单中的【查找】命令,以打开“查找”对话框(如图2.4所示):


2.4“查找”对话框

(2)       在“查找内容”文本框中输入要查找的内容,还可以在“搜索方式”和“搜索范围”下拉列表框中选择不同的搜索方式和搜索范围。

(3)       单击【查找下一个】按钮,自动定位查找到的第一个单元格。如果继续查找,可继续单击该按钮。

(4)       若单击【替换】按钮,可以切换到“替换”对话框。

2.6.2  数据的替换

    数据替换的方法是:

(1)       选择【编辑】菜单中【替换】命令,弹出“替换”对话框;

(2)       在“查找内容”文本框中输入要查找的数据,在“替换值”文本框中输入要替换的数据;

(3)       单击【查找下一个】按钮开始查找,并定位到查找到的单元格。

(4)       单击【替换】按钮,进行替换,若单击【全部替换】按钮,系统将自动把查找到的内容全部进行替换。

2.7  批注

      为包含有特殊数值或公式的单元格添加批注,可以帮助用户记忆和理解相应单元格的信息。

  2.7.1  为单元格添加批注

为单元格添加批注的步骤如下:

(1)  选中需要加入批注的单元格;

(2)  选择【插入】菜单中【批注】命令;

(3)  在批注编辑框内输入批注内容;

(4)  输入结束后,单击其它任意单元格即可。

2.7.2 批注的隐藏和显示

隐藏批注的步骤如下:选择要隐藏的批注的单元格;在【工具】菜单的【选项】对话框中选择“视图”选项卡;在批注栏中选择“无”选项;单击【确定】按钮后,批注标记和批注内容都被隐藏起来。也可以从单元格的右键快捷菜单中选择“隐藏批注”命令。

如果希望鼠标指针指向该单元格时,批注内容才显示出来,应选择【只有标识符】选项,如果希望始终显示批注标记及内容,则选择【批注和标识符】项。

另外,可以通过打开【视图】菜单,单击【批注】选项,在出现“审阅“工具栏后来查看批注和对批注进行操作。

2.7.3设置批注文本的显示格式

    在批注编辑框内单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择【设置批注格式】命令,可以在打开的“设置批注格式“对话框中设置批注文本的字体、字型、大小、颜色等。

   选定批注编辑框后,拖动批注框边框可以任意移动批注框位置,但该框与原单元格的连接关系依然保持。拖动批注框边框上的八个尺寸控制点,可以任意调整批注框大小。

 2.7.4 编辑批注文本

选定需编辑批注内容的单元格;选择【插入】菜单中的【编辑批注】命令,在批注框中出现一个闪烁的插入点,可以对原内容进行修改;单击其它单元格则结束本次编辑。也可以直接右击需编辑批注内容的单元格,在快捷菜单中选择“编辑批注”命令。

2.7.5  删除批注

     以下几种方法均可以删除不需要的批注。

1.右击需要删除批注的单元格,选择“删除批注”命令。

2.选定需要删除批注的单元格,在【编辑】菜单的【清除】级联菜单中选择“批注”。

3.在“审阅”工具栏中单击【删除批注】按钮。

28   插入与删除行、列和单元格

    281  插入行和列

    在工作表中插入行和列的方法相似。在插入新行或新列的位置选择任何一个单元格或单元格区域(即插入多行或多列),也可以选择多行或多列。再选择(插入)菜单中(行)或(列)命令,即可插入等数量的行或列。新行插入到原行的上边,新列插入到原列的左边,而原行和原列将分别下移和右移。

   282  删除行和列

    单击要删除的行号或列标以选择整行或整列(也可以拖动选择多行或多列);再选择(编辑)菜单中(删除)命令,即可删除被选择的行或列,后续的行或列自动上移或左移。

 283  插入和删除单元格

1.插入单元格


    选定要开始插入单元格的那个单元格(若要插入多个单元格则选择单元格区域);再选择(插入)菜单中(单元格)命令,在“插入”对话框(如图2.5所示)中选择一种插入方式,单击(确定)按钮后,即可在指定的位置按指定的方式插入一个(或多个)单元格。

2.5  “插入”对话框

 

2.单元格的删除

选择要删除的单元格或单元格区域,选择(编辑)菜单中(删除)命令,在“删除”对话框中根据实际需要选择一种删除方式,如“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”等,单击(确定)按钮后,选定的单元格即被删除。

第三章    常用函数及其应用

    公式与函数作为EXCEL的重要组成部分,有着非常强大的计算功能,为我们分析与处理工作表中的数据提供了很大的方便。

31  单元格地址

公式中经常引用单元格中的数据,数据的引用是以单元格地址的引用来实现的。引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域,并指明公式中所使用的数据的位置。引用可分为绝对单元格地址引用、相对单元格地址引用和混合单元格地址引用三种类型,EXCEL缺省设置为相对单元格地址引用形式。

公式中对单元格或单元格区域的引用,一般是针对它们与公式单元格的相对位置而言。“相对单元格地址引用”是最常用的引用形式,它表示的是两个单元格的相对位置关系,类似于解析几何中的相对坐标。在图3.1的示例中,单元格B3包含公式=2*A2EXCEL将在距单元格B3上面一个单元格左面一个单元格处的单元格中查找数据并与常量2相乘,A2就是相对引用。


当复制使用相对引用的公式时,被粘贴公式中的引用将被更新,并指向与当前公式位置相对应的其它单元格。在该示例中,若将B3单元格中公式复制到D4单元格,D4单元格公式自动修改为=2*C3.

3.1  相对地址示例           3.2  绝对地址示例

“绝对单元格地址引用”就是指单元格在工作表中的绝对位置,在列标和行号前面分别加上美元“$”就是绝对引用。在图3.2的示例中,B3单元格的公式中包含了绝对单元格地址引用$A2。当该公式被复制到D4单元格后,引用不会发生改变。

“混合单元格地址引用”综合了上述两种地址引用形式,比如对A2单元格的混合引用形式为$A2A2

除了可以在公式中使用工作表不同部分的数据,或在多个公式中使用同一个单元格的数值外,还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为外部引用。引用其它程序中的数据称为远程引用。

对同一工作簿的其它工作表中单元格的引用形式:工作表名!单元格地址

对其它工作簿中某种工作表的单元格的引用形式:(工和簿名)工作表名!单元格地址

 

32  运算量、运算符与运算优先级

 

公式由运算符号与运算量组成,且遵循一定的运算规律.

321  运算量

EXCEL中,运算量可以用多种形式来表示:

l         【地址】比如在公式2*A2中使用D4表示D列,第4行单元格内的值作为运算量。

l         【常量】直接用一个数值或字符参与运算,如公式2*A2中的数字2

l         【名字】指用某一单元格的名字来表示这个单元格的值。

l         【函数】用函数的返回结果作为公式的运算量。

   322  运算符

   EXCEL公式中,运算符分为以下四种类型:

1. 算术运算符

            +:加号      —:减号    * :  乘号

/:除号      % :百分号   ^ :乘方符号

2. 比较运算符

         = :  等于        > :大于      < : 小于

        >=:  大于等于    <=:小于等于  <>: 不等于

3. 文本运算符

     &:连接运算,可将两个文本连接为一个连续的文本.

4. 引用运算符

     在计算公式、打印区域的设置等多种场合,经常需用引用单元格地址。引用运算符包含以下三种:

【:】(冒号):区域运算符,对两个引用之间(包括两个引用在内)的所有单元格进行引用,如A2B3是指A2B2A3B3四个单元格区域。

【,】(逗号):联合运算符,将多个引用合并成一个引用,如A2B4C6是指引用这三个单元格。

  】(空格):交叉运算符,产生同时属于两个引用单元格或单元格区域的引用,如B4E5C3D6

323  运算优先级

  为避免发生运算顺序的错误,EXCEL规定了运算的优先级。按优先级由高到低的顺序排列::、,、空格、负号、%^*/+-&=><>=<=<>.

运算符                                                    说明

 


(冒号) (逗号)  空格                        引用运算符

_                                              负号

%                                              百分比

^                                              乘幂

*/                                           乘和除

+-                                           加和减

&                                              连接两串文本(连接符)

= >  <   >=  <=   <>                          比较运算符


3.1和图3.3示例了公式的格式和运算符号的使用.

 

              结 果

=A2-B2*B3-A3       315

=”计算机”&”培训  计算机培训

=C2&C3                东大职大

=6^2/3                     12

=B3>=A2               TRUE

 

 

 

 


3.1运算符的使用                 3.3示例所用数据

33  输入公式

公式的构成必须遵循一定的规律,即以“=”(等号)开头,后面是参与计算的各种表达式(即计算公式),表达式由各种运算量和运算符组成(可包含成对的小括号以改变运算顺序)。运算量可以是常量值、单元格引用、标志名称以及函数等等。

公式的一般输入的步骤如下:

(1)       选定要输入公式并存放结果的单元格;

(2)       键入等号“=”(或单击编辑栏中“输入”按钮【=】);

(3)       输入公式内容;

(4)       ENTER键或单击编辑栏中【√】按钮(也可单击其它任一单元格或按任一光标移动键)确认输入。若取消本次输入可单击编辑栏中“取消”按钮【×】或按ESC键。

   例如,求两数2.41.6之和的平方,其操作步骤如下:选定输入公式的单元格,输入公式:=2.4+1.6^2,打回车后计算机结果16自动填入活动单元格。

 

34  自动求和

在处理表格中的数据时,可能会进行大量的求和运算。除了直接在公式中使用“加号”运算符号连接运算量进行求和操作之外,EXCEL为用户提供了自动求和按钮【∑】,可以方便快速地实现求和功能.常用的自动求和方法如下:

1.自动按行或按列进行求和运算


先选取需要按行或按列进行求和运算的单元格区域(如图3.4所示,这里有三个区域的数据需要分别求和),再单击自动求和按钮【∑】.系统自动进行求和运算,且运算结果自动放在相应行的下方单元格或相应列的右端单元格(如图3.5所示)

 


3.4  选定的区域                  

 

                 3.5计算结果

实际上,单击“自动求和按钮完成的是在公式中粘贴求和函数SUM(  )的操作,只不过将选取的连续单元格中的数据作为函数的参数.

2.对选取的任意单元格数据进行求和运算

   选定存放求和结果的单元格后,单击自动求和按钮【∑】,EXCEL自动扫描周围可以参与运算的数据,这时用户可以拖动鼠标选取连续或非连续的单元格区域,被选中的单元格区域的地址引用自动填入公式中,最后单击编辑栏中确定输入按钮【√】,结果自动填入.

   3.直接输入计算公式且公式中引用求和函数SUM( )

  用户可以直接在存放结果的单元格中输入求和公式,例如,D8单元格存放23之和,可以在D8单元格中输入公式=SUM(2,3),确认本次输入后结果5自动填入.再比如,如图5.5所示的操作中,在选定A5单元格后,直接输入公式=SUM(A2:A4),并打回车,结果69自动填入A5单元格.

   4.利用自动计算功能显示计算结果

利用EXCEL提供的自动计算功能,可以自动计算选定单元格的合计值或其它预先设计的均值、计数值等,并把结果显示在状态栏中的“自动计算框内.

当用户选取需要显示求和结果的单元格区域时,状态栏中的“自动计算”框内自动显示所选取的数据之和。若要选择其它的运算方式)如求均值、计数值、最大或最小值等)则右击状态栏中“自动计算”框,从其快捷菜单中选择选取所需的计算方式。

35  使用函数

  351函数的格式

  函数是预定义的内置公式,它提供一些已经定义的内部公式。它使用特定数值(即参数),并按特定顺序(即语法)进行计算。使用函数可以方便地完成诸如数学、财务、统计等方面复杂的运算或操作。

函数由两部分构成:函数名和参数。函数的一般格式是“函数名(参数)。参数可以是数字、文本、逻辑值(TRUEFALSE)、数组、错误值(如#N/A)或单元格引用等,参数也可以是函数(即嵌套函数)或公式。

  352  引用函数

 下面以计算图3.4所示的A2A4单元格区域数据的平均值为例,介绍几种在公式中引用函数的方法。

1.使用“粘贴函数“按钮或【插入】菜单中【函数】命令

(1)       选择要存放结果的单元格,例如选择A6

(2)       单击常用工具栏中【粘贴函数】按钮,或者选择【插入】菜单中【函数】命令,以打开【粘贴函数】对话框。

(3)       在“函数分类”列表框中选择要引用的函数类型(如选择“常用函数”),在“函数名”列表框中选择需要使用的函数名(如选择求平均值函数AVERAGE)。再单击【确定】按钮,弹出“公式选项板”(如图3.6所示)。

EXCEL自动扫描周围数据并在参数定义框中加入一个缺省值(如本例中自动显示A2A5)。在此,用户可以根据需要输入数值、单元格或区域引用,或者单击“折叠对话框”按钮后拖动鼠标在工作表中选择所需数据,再单击“展开对话框”按钮返回公式选项板,所选数据的单元格或区域的地址引用自动填入该框。本例应重新定义运算参数为A2A4

(4)       单击【确定】按钮后关闭公式选项板,并在指定单元格中显示计算结果。本例是在A6单元格中显示结果23


 

3.6  公式选项板

从上述例子中我们看到,使用“粘贴函数”功能出现的公式选项板会自动显示函数的名称、它的每个参数、函数的当前结果和整个公式的结果。

2.输入公式并在公式中直接输入函数名

(1)       选择要存放结果的单元格,例如选择A6

(2)       单击编辑栏中“输入”按钮【=】;

(3)       输入函数,本例输入AVERAGEA2A4)。

(4)       ENTER键即可。

353  EXCEL  常用函数简介

1SUM(求和)函数:用于计算单个或多个参数之和。

  语法:SUMIN1N2,……),其中可以包含130个需要求和的参数。

  例:SUM38)等于11

2.AVERAGE(求平均值)函数:用于计算所有参数的算术平均值。

语法:AVERAGEN1N2……),其中可以包含130个需要求平均值的参数。

例:若A1单元格为12A2单元格为6,则AVERAGEA1A2)等于9

3.MAX(求最大值)函数:返回参数序列中的最大值。

  语法:MAXN1N2……),若参数中不包含数字,则该函数返回值为0

  例:若单元格A1A5的数据分别为142715126,则MAXA1A5)等于27

4.COUNT(计数函数):计算数组或数据区域内数字的个数。

语法:COUNTVALUE1VALUE2,……),其中可以包含130个参数,但只有数字型的数据才被计数。

例:若A2D2单元格中数据分别是数字12,字符ABC,逻辑值TRUE,数字48,则.COUNTA2D2)的函数值为2

COUNTA2D2 TRUE)的函数值为3,直接输入的逻辑值被计数;

COUNTA2D2“2”)的函数值为3,其中“2”是代表数字的文字。

5.SQRT(求平方根函数):返回一个数的平方根值。

语法:SQRTNUMBER),其中NUMBER为要求平方根的正数,若为负数则函数返回值为#NUM

例:SQRT9)的函数值为3SQRT-9)的函数值为#NUM

6.AND(逻辑与)函数:若所有参数的逻辑值为真则返回值TRUE,只要其中一个参数为假即返回值FALSE

语法:ANDLOGICAL1LOGICAL2.……),其中(LOGICAL1LOGICAL2等是用于检测的130个条件值,各条件值或为TRUE,或为FLASE

例:ANDTRUETRUE)的函数值为TRUEAND2+2=42+3=5)的函数值为TRUE

ANDTRUEFLASE)的函数值为FLASE

7IF(条件)函数:判断条件是否成立,以返回不同的函数值。

 语法:IF(条件,值1,值2),其中“条件”是一个逻辑值;当“条件”为TURE时函数的返回值为值1;若“条件”为FLASE时函数的返回值为2

   例:IFA2<>A3,88,0)若A2不等于A3,则函数返回值为88,否返回为0.

3.6  单元格区域的命名与使用

    在函数或打印区域设置等场合,除可以直接引用单元格或单元格区域地址外,还可以引用已命名的单元格或单元格区域。

   361  单元格区域的命名

单元格区域命名的常用方法有以下几种。

1.在名称框中输入区域名

   选取待命名的单元格区域(这时第一个单元格地址显示在名称框里),单击编辑栏左侧“名称”框(名称框的正文变成反白显示),键入自定义的区域名称并打ENTER键即可。

    2.利用“定义名称”对话框命名单元格区域

   选定待命名的单元格区域,在【插入】菜单的【名称】级联菜单中选择【定义】命令,以打开“定义名称”对话框(如图5.7所示),在“引用位置”框中显示了选中的区域引用,在“在当前工作簿的名称”框中输入区域名称,单击【确定】按钮。


 

3.7“定义名称”对话框                  3.8  “指定名称”对话框

 

3.在“指定名称”对话框中,利用区域相邻的文字对区域命名。

   例如,在图3.9所示的工作表中,选取待命名的单元格区域(区域中应包括要作为区域名的单元格,而且作为区域名称的单元格应在所选区域的最左端、最右端、最上端或最下端。例如选择A2D5),在【插入】菜单的【名称】级联菜单中选择【指定】命令,以打开“指定名称”对话框(如图3.8所示)。选择名称所在的相对位置(例如选“最左列”),单击【  确定】按钮后,即分别为四个单元格区域命名,其中名称“张殿任”定义了由B4D4三个单元格组成的区域。

   362  单元格区域名称的使用

   单元格或单元格区域命名后,在公式中可以直接引用单元格或单元格区域的名称参与运算.在公式中应用区域名的方法是:在公式中引用到区域数据时,直接输入区域名称.

    无论公式中是否包含单元格或单元格地址的绝对引用或相对引用,移动公式后公式的所有内容保持不变。

如果公式中包含相对地址引用,则在进行公式复制(或填充)时,相对单元格地址引用将自动进行修改,请参阅图3.1示例。如果公式中包含绝对地址引用,则复制或填充后的公式将不会发生变化。

编辑公式的方法与编辑常量的方法相同,可以双击单元格并定位插入点后进行修改,也可以选定单元格后,单击编辑栏并定位插入点后进行修改。当编辑的公式中包含函数时,也可以使用“粘贴函数”功能进行编辑。

 

第四章    表格的格式化

41  改变行高和列宽

411  改变行高

    行的高度决定打印时行的间距。EXCEL能够根据输入字体的大小自动调整行的高度,使其能够容纳行中的最大的字体。常用以下几种方法调整行高。

    方法一:将鼠标定位到需要改变行高的行号按钮下边框上(鼠标指针变成带垂直箭头的十字形状),按下鼠标左键并拖动鼠标,该行的高度将随之变化。若双击行号按钮下边框,则自动调整一个最适合的行高值。

如果选择连续的或非连续的多行,采且此法改变其中任意一行的行高,其它各行行高也随之修改,且各行高度相等。

方法二“选定需要改变行高的一行或多行,在【格式】菜单的【行】级联菜单中选择【行高】命令,并在“行高”对话框中输入希望的行高值,单击【确定】按钮即可。

如果选取连续的或非连续的多行,用这种方法也可同时改变多行的高度。若在【行】的级联菜单中选择【最适合的行高】选项,EXCEL自动为所选行调整一个最适当的高度。

412  改变列宽

在工作表中,每列宽度的缺省值为8.38,但实际用户可以根据需要重新设置列宽。改变列宽的方法如下:

方法一“将鼠标定位到需要改变列宽的列标按钮右边框上(鼠标指针变成带水平箭头的十字形状),按下鼠标左键并拖动鼠标,该列的宽度将随之变化。若双击列标按钮右边框,则自动调整一个最适合的列宽值。

如果选择连续的或非连续的多列,采用此法改变其中任意一列的列宽,其它各列列宽也随之修改,且各列宽度相等。

方法二:选定需要改变列宽的一列或多列,在【格式】菜单的【列】级联菜单中选择【列宽】命令,并在“列宽”对话框中输入希望的列宽值,单击【确定】按钮即可。

如果选取连续的或非连续的多列,用这种方法也可同时改变多列的宽度。若在【列】的级联菜单中选择【最适合的列宽】选项,EXCEL自动为所选宽调整一个最适当的宽度。

对于工作表中没有调整过宽度的列,可从【标准列宽】对话框中输入0255之间的数字来改变它们的宽度,该数字代表单元格中以标准字体所能显示的字符数。

413  隐藏行、列及取消隐藏

选择需要隐藏的行或列,也可以选择相应行列的单元格,在【格式】菜单的【行】或【列】级联菜单中选择【隐藏】命令即可。也可以将所选行或列的行高或列宽设置为0,从而隐藏所选行或列。

行或列被隐藏后,在工作表中将看不到它们,也不能打印出来。但这些行和列并未被删除。在取消隐藏后,这些行或列将被正常显示出来。

取消隐藏的方法是选择包含被隐藏行(或列)的区域,然后在【格式】菜单中选择【行】或【列】选项,在其级联菜单中选取【取消隐藏】命令即可。

42  自动套用格式

EXCEL为用户提供了多种工作表格式,用户可以使用EXCEL的“自动套用格式”功能。为自己的工作表套用已有的格式。具体的步骤是:

(1)       选定需要套用格式的单元格区域。

(2)       打开(格式)菜单,选择(自动套用格式)选项,弹出“自动套用格式”对话框;

(3)       在对话框的“格式”列表框中选择所需格式,并可通过“示例”框预览效果。单击(选项)按钮,在对话框的下部将增加显示“应用格式种类”的几个复选框,用户可以用它来选择要套用格式的某几种类型。

43  设定数字的格式

 数字、日期及时间的格式可以根据用户的需要重新设置,方法如下:

(1)       选定需要重新设置格式的单元格或单元格区域;

(2)       打开【格式】菜单,单击【单元格】选项,在“单元格格式”对话框中选定“数字”选项卡(如图4.1所示);

(3)       在“分类”框中选择所需数字类型;

(4)       在右侧格式框中选择适当的数字格式;

(5)       单击【确定】按钮,完成数字格式的设置。

如果涉及到特殊的数字格式,用户可以选择“自定义”项设置一些特定的数字格式。对于邮政编码、电话号码和身份证号码等数字的格式,可选分类栏中(特殊)项进行格式设置。


  

 

4.1  在“单元格格式”对话框中设置数字格式

44   改变文本外观

EXCEL缺省的标准字体为“宋体”、“12磅”大小的常规字。用户可以随意修改文本(包括各种数据)的外观,其方法类似于WORD中对字符的格式化处理。

利用格式工具栏提供的“字体”、“字号”、“加粗”、“倾斜”、“下划线”、“字体颜色”等按钮,可以方便地对选取的单元格或单元格区域数据设置各处格式。

此外,,还可以在“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡,从中可以设置数据的字体、字型、字号、字符颜色以及下划线等等。

45   设置对齐方式

EXCEL缺省设置单元格的水平和垂直对齐方式均为常规格式,即在水平方向文本左对齐,数字右对齐、逻辑值和错误值居中对齐,在垂直方向为“靠下”对齐。

选取单元格或单元格区域后,利用格式工具栏中的水平对齐按钮,可以快捷地设置文本在水平方向为“左对齐”、“居中”、“右对齐”等,其中“合并及居中”方式是将选取的多个单元格合并为一个大的单元格,并将第一个单元格的内容居中放置。

此外,也可以在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡(如图4.2所示)再根据需要在“水平对齐”和“垂直对齐”下拉列表框中选择合适的对齐方式。

    若选定“自动换行”框,则将使单元格中文本自动进行折行处理,行数的多少取决于列的宽度和文本内容的长度。

若选定“缩小字体填充”框,则将缩减单元格中字符的大小,使数据调整到与列宽一致,如果更改列宽,字符的大小可自动调整,但设置的字体大小保持不变。

在“方向”框中可以拖动“角度”标尺或调整角度值来改变单元格文本的旋转角度。若要竖排文字,可以选择垂直的文本方式。

46 设置边框

EXCEL中缺省显示的灰色网格线并不是用户需要的表格实线,若在“选项”对话框的“视图 ”选项卡中不选“网格线”一项,则经过实线处理的表格线才会显示或打印出来。

对单元格进行实线处理就是设置边框格式。对选取的单元格或单元格区域,直接从格式工具栏的【边框】子菜单中选择所需的边框形式即可。

此外,还可以在“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡(如图4.3所示),从中设置边框的线型和颜色,以及边框的样式(若取消边框则选择“预置”框中“无”按钮)。若要为选定的单元格加上斜线,则可在“边框”选项卡中单击相应的“斜线”边框样式。

 

                        4.3  在“单元格格式”对话框中设置边框

 

47  设置底纹和背景

为了突出某些单元格或单元格区域的显示效果,可以为它们加上不同的底纹,也可以为整张工作表设置一个背景。

471  设置单元格底纹

选择要设置底纹的单元格或单元格区域,在“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡,从中选择图案的色彩和图案的样式。

若选择“无颜色”项,即可取消已选取的单元格或单元格区域的底纹。

472  设置工作表背景

为工作表设置背景的方法是在【格式】菜单的【工作表】级联菜单中选择【背景】命令,在类似于“打开”对话框的工作背景“对话框中选定一个图片文件,单击【打开】按钮,(或双击该图片文件名)后,即为工作表设置一种背景。在MICROSOFT OFFICECLIPART文件夹中包含有多个存放图片文件的子文件夹(例如BACKGROUNDSBULLETSLINESPOPULAR等,)从中可以选择合适的图片作为工作表的背景。

若要删除已设置的工作表背景,则从【格式】菜单的【工作表】级联菜单中选择【删除背景】命令即可。

第五章    表格中图表的创建和编辑

    EXCEL中,可以将数据方便地以图表的方式描述出来。图表类型包括柱形图、条形图、折线图和饼图等等十几种,还提供了二十余种自定义图表类型,每一种类型的图表还包含多种子图表供用户选择。

绘制的图表由下列部分组成:图表标题、X轴及标题、Y轴及标题、图表区域、绘图区域、数据系列、数据标志、图例、网格线等。如果是三维图表还包括Z轴及标题、背影墙,基底和边角。

51  创建图表

EXCEL中有两种建立图表的方式,一种方式是嵌入图表(即在工作表中嵌入图表),另一种方式是在当前工作表之前建立一张包含图表的、独立的工作表。

绘制图表的过程如下:

(1)       选取绘制图表的数据源区域,例如选取图4.9所示工作表中A1D5单元格区域。

(2)       单击常用工具栏中【图表向导】按钮(或在【插入】菜单中选择【图表】命令),以打开“图表向导——步骤1”对话框(如图5.1所示),进入“图表向导”步骤之1——选择“图表类型”。

                                  5.1  “图表向导”步骤之1——图表类型

在“标准类型”选项卡中,从“图表类型”列表框中选择所需的图表类型(缺省设置为柱形图,也称直方图),再在“子图表类型”列表框中进一步选择子图表类型(缺省设置为“簇状柱形图”,若将鼠标指针定位到【按住以查看示例】按钮并按下左键不放,则可在该对话框中预览图表。单击【下一步】按钮进入“图表向导”步骤之2——选择“图表数据源”。(如图5.2所示。)

(3)       若需要重新设置图表的数据源,可在“数据区域”框中直接引用区域地址,也可以单击其右端“折叠对话框”按钮拖动鼠标重新选择数据源。

在“系列产生在”选项按钮组中选择“行”或“列”方式。若选择数据产生在“行”方式,则将工作表中的每一行数据作为一个数据系列。一行中的每个数据沿X轴坐标刻度依次排列,图表中颜色相同。一列数据中的每个数据,则对应于同一位置的X轴上,其颜色不同。反之也是如此。单击【下一步】按钮进入“图表向导”步骤之3——设置“图表选项”(如图5.3所示)。


 

5.2“图表向导”步骤之2——图表数据源

(4)       选择“标题”选项卡,在“图表标题”文本框中输入图表的标题(例如输入“应发工资”),如果需要添加分类轴或数值轴的标题,请在“分类(X)轴”或“数值(Y)轴”文本框中输入相应的标题内容。

    此外,还可以单击“坐标轴”、“网格线”“图例”、“数据标志”等选项卡进行相关选项的设置。

(5)       单击“嵌入工作表”选项按钮,然后选择要嵌入的工作表(缺省设置为当前工作表)。若选择“新工作表”,则在当前工作表前建立一个独立图表工作表。单击【完成】按钮,嵌入图表插入在当前工作表中(如图5.4所示)。

   以上示例是根据连续数据区域提供的数据绘制的图表,也可以选择非连续区域的数据来绘图。一种方法是按CTRL键的同时拖动选取非连续的数据区域,也可以先将不需要的数据区域隐藏起来,再选择数据区域制作图表。第二种方法绘制出来的图表,一旦取消数据隐藏,则图表随之修改,自动加入原隐藏的部分。


5.3“图表向导”步骤之3——图表选项


  

 

5.4 选取连续区域数据绘制的图表示例    

52   编辑图表

    521  选定图表对象

     在编辑或格式化处理图表之前,一定要先选好需要处理的图表对象。

(1)       选定图表区域:单击图表矩形区域的任一空白处即可选定图表(图表被带八个句柄的黑色方框包围)。

(2)       选定图表中的图表项(包括分类轴、绘图区、图例或某个数据系列等);单击图表中需要选定的图表项,或在“图表”工具栏中“图表对象”子菜单中选定所需图表项。

522编辑图表对象

    选中需要编辑的图表(单击该图表区域),选择【图表】菜单中【图表选项】命令,以打开“图表选项”对话框(如图5.3所示),再选择对应的选项卡并修改需的的选项。

523更改与删除对象

1.修改数据

    图表与数据源之间是相互链接的,因此改变数据源则图表会随之修改。例如将图4.9所示工作表中“张积胜”的岗位工资改为450,则图表5.4所示图表会自动更改。

2.增加数据


如果想在数据源工作表中添加“梁海春”的几个工资项,并在图表上描述出来,可以在A6D6单元格中分别输入“梁海春”、“120”、“300”、“5”之后,采用以下三种方法将增加的数据反映在图表中(如图5.6所示)

 

5.6 增加数据后的图表

1)通过拖动向嵌入式图表中添加数据

   选取A6D6单元格区域,拖动选择框边框到图表区域中即可。

2)通过复制和粘贴向图表中添加数据

  选取A6D6单元格区域,单击常用工具栏中【复制】按钮,再选中图表,单击常用工具栏中【粘贴】按钮即可。

(3) 通过工作表中的颜色代码区域向嵌入式图表中添加数据

  选中图表时,图表对应的数据源单元格被彩色边框线包围,若向下拖动边框右下角的“句柄”,将A6D6单元格包括到边框内,则图表自动随之修改。

3.删除数据系列

如果仅删除图表中的数据系列,请单击图表中要删除的数据系列(例如单击“年功工资”系列),然后按DEL键即可。如果想把工作表中的某个数据系列与图表中的数据系列一起删除,请选定工作表中的数据系列所在的单元格或单元格区域,然后按DEL键即可(若要同时删除图表中相应的“图例”,可以在选中图例区后,再单击选中该图例项并按DEL删除键。

对图表除了可以作以上的操作以外,还可以给图表添加趋势线,可以随时改变图表类型。另外还可以给工作表创建三维图表。

5.3设置图表格式

   选定需要格式化处理的图表区域或图表项,从其右键快捷菜单中(或从【格式】菜单中)选择相应的格式命令(例如,若右击图例区域,则快捷菜单中显示“图例格式”命令),用户可在“字体”选项卡中重新设置图表中的各图表项文本的字体、字号、字形、下划线及字符颜色等格式。若处理坐标轴标题,还可以在“对齐”选项卡中设置文本在水平或垂直方向的对齐方式,以及文本的方向等格式。此外,还可以在“图案”选项卡中设置图表区域或图表项的背景图案。

 

第六章  表格数据的管理

数据的排序,筛选、分类汇总是管理数据的最基本操作,而操作的基本对象就是数据清单。

数据清单的包含相关数据的一系列工作表数据行(也称为工作表数据库,其中行表示记录,列表示字段),数据清单的第一行中含有列标志。在同一工作表中,只建立一个数据清单,而且数据清单与其它数据间至少留出一个空白列和一个空白行。

61  数据的排序

 用户可将数据清单中数据按升序或降序排列。在按升序排序时遵循如下规则:数字从最小的负数到最大的正数;文本及包含数字的文本按0——9A——Z顺序排列;FLASE排在TRUE之前;所有错误值的优先级相同;空格排在最后。


下面以图6.1所示数据清单中语文成绩的降序排序为例,介绍两种常用的排序方法。

 

6.1数据清单示例                      6.2“排序”对话框

 

1.利用常用工具栏中的升序按钮AZ(下箭头)或降序 ZA(下箭头)按钮对单个字段排序。

  选定数据清单中待排序列的任意一个单元格(例如选择C4单元格),单击“降序”按钮即可。

    2.利用“排序”对话框排序

    选取数据清单中待排序列的任意一个单元格,再选择【数据】菜单中【排序】命令以打开“排序列”对话框(如图6.2所示)。在此对话框中,从“主要关键字”下拉列表框中选择排序的第一关键字,并选择排序方式为升序还是降序,最后单击【确定】按钮。

   若在清单的第一关键字段列中有几个数据完全相同,还可以利用第二关键字段进一步排序。方法是在上述对话框中,从“次要关键字”下拉列表框中选择第二个关键字。

若单击【选项】按钮,则显示“排序选项”对话框,从中可以设置是否区分大小写,也可以确定数据排序方向,和排序方法。

62  数据筛选

所谓“数据筛选”,就是在众多的数据中挑出满足给定条件的数据。对数据清单中的单个字段数据进行筛选,可采用“自动筛选”方式。若筛选条件涉及到多个字段的数据,则采用“高级筛选”方式。

621  自动筛选

   下面以图6.3所示的数据清单为例,介绍建立自动筛选的方法。

   选定数据清单中任一个单元格;在【数据】菜单的【筛选】级联菜单中选择【自动筛选】命令,这时可以看到每个列标志(即字段名)中有一个筛选箭头(如图6.4所示)



 

6.3数据清单示例                     6.4建立“自动筛选”

   单击需要查看的字段对应的筛选箭头,从中可以选取所需的数据值,例如,筛选“年龄”为19的数据,如果如图6.5所示。


6.5筛选“年龄”为19的数据示例


  

 

6.6 筛选“年龄”为1917的数据示例

 

若要取消自动筛选,则在【数据】菜单的【筛选】级联菜单中选择【自动筛选】命令以解除自动筛选。

若要筛选出年龄为1917的数据,则在单击“年龄”筛选箭头按钮后选择“自定义”项,在“自定义自动筛方式”对话框中设置筛选条件如图6.6所示。

622  高级筛选

例如,根据图6.3所示数据清单建立高级筛选,要求筛选出来自“黑龙江省”且年龄在19岁以上的数据,方法如下:

1.在A12B13区域内输入筛选条件(如图6.7所示);

2.单击数据清单中的任意一个单元格;

3.在【数据】菜单的【筛选】级联菜单中选择【高级筛选】命令,以打开“高级筛选”对话框(如图6.8所示);

4.数据区域”框中可以重新定义筛选区域,在“条件区域”中输入条件区域地址A12B13。若要将筛选结果复制到其他位置,则选定“方式”框中第二项。

5.单击【确定】按钮即可在指定的区域显示筛选结果(如图6.7所示)


若想解除高级筛选,则在【数据】菜单的【筛选】级联菜单中选择【全部显示】命令。

 

6.7“高级筛选”条件和筛选结果               6.8 “高级筛选”对话框

63  数据的分类汇总

 所谓汇总就是将数据分类进行统计。EXCEL提供的汇总类型有以下几种:求各、计算、均值、最大值、最小值、乘积、计数值、偏差、标准偏差、方差和标准方差等。

631  建立分类汇总

对数据清单中数据进行分类汇总之前,一定要先对分类的关键字段进行排序,例如,图5.9所示的数据清单已按“培训单位”字段排序,若对“培训单位”字段进行分类汇冲刷 ,方法如下:

选中数据清单中任一单元格,并选择【数据】菜单中【分类汇总】命令。在“分类汇总”对话框(如图6.10所示)中,在“分类分段”下拉列表框中选取汇总的关键字段(本例选择“培训单位”),并在“汇总方式”下拉列表框中选取汇总方式(缺省设置为“求和”方式),还要在“选定汇总项”列表框中选定需要进行汇总操作的一个或多个字段(本例选定“培训班次”和“培训人数”两项。)单击【确定】按钮后,即自动建立分组并分级显示工作表(如图6.11所示)。


6.9排序后的数据清单               6.10 “分类汇总”对话框

 

 

6.3.2 分级显示


在对数据进行分类汇总之后,利用EXCEL提供的“分级显示”功能能够方便地查看数据清单中的明细数据或查看指定级别的汇总项。

 

6.11 分类汇总结果

  

符号按钮 + - 1 2 3可用于分级显示。单击“显示明细数据符号”(“+”)可以显示该组中的明细数据;单击“隐藏明细数据符号”(“一”)可以隐藏该组中的明细数据。若要指定分级显示的级别,请单击符号按钮“1”、“2”、“3”。

此外,也可以在【数据】菜单的【组及分级显示】级联菜单中选择【显示明细数据】或【隐藏明细数据】命令以显示或隐藏明细数据,还可以选择【清除分级显示】命令取消分级显示符号。若要再建立分级显而易见,则从【组及分级显示】级联菜单中选择【自动建立分级显示】命令。

6.3.3删除分类汇总

若要删除已经建立的分类汇总,可在“分类汇总”对话框中单击【全部删除】按钮。

6.4建立数据透视表

数据透视表是一种交互式工作表,用于对数据清单或数据表进行数据汇总和分析。

使用“数据透视表向导”可以方便地对指定的数据清单或数据表,定义数据的组织方式并构造数据透视表。

例如,对根据上述表格建立的数据清单,创建数据透视表的步骤如下:

(1)单击数据清单中任一单元格。

(2)选择【数据】菜单中【数据透视表】命令,以进入“数据透视表向导”步骤之1——确定创建数据透视表的数据源类型。

(3)选定数据来源(缺省设置为MICROSOFT EXCEL数据清单或数据库),单击【下一步】按钮进入“数据透视表向导”步骤之2——确定数据源区域。


6.12数据透视表向导步骤之3

  4)在“选定区域”框中输入或选定要建立数据透视表的数据源区域(可以直接输入新的数据区域地址,或单击“折叠对话框”按钮,在数据清单中重新拖动选择数据区域),缺省设置为数据清单区域(如$A2:$F14)。单击【下一步】按钮进入“数据透视表向导”步骤之3——构造数据透视表。

 5)设计数据透视表布局是最为重要的一个环节,用户可以将右侧排列的字段按钮分别拖动到“页”、“行”、“列”及“数据”区域,以创建自己需要的数据透视表结构(如图6.12所示)。

 若双击“数据”区域放置的字段,可以在“数据透视表字段”对话框中重新选择该字段的汇总方式。

   单击【下一步】按钮进入“数据透视表向导”步骤之4——确定数据透视表位置。

6)如果选择“新建工作表”选项(缺省设置为该项),将在当前工作表前新建一张数据透视表。如果选择“现有工作表”选项,则要求确定放置透视表的区域位置。

 7)单击【完成】按钮,即可创建一张数据透视表,缺省显示“全部”数据。用户可从分页项“月份”的下拉列表框中,选择需要透视的月份数据(比如选择6月份,结果如图6.13所示)。

6.13创建的数据透视表(6月份)

6.5 修改数据透视表


在建立了数据透视表后,用户可以根据自己的需要对它进行修改。在【透视】菜单的【工具栏】级联菜单中选择【数据透视表】选项,将会显示“数据透视表”工具栏(如图714所示),利用其中的工具按钮可以对数据透视表进行多种操作。

6.14数据透视表工具栏

    651  在数据透视表中添加和删除字段

在数据透视表建好之后,我们可以向数据透视表中添加或删除字段。方法如下:单击数据透视表中任意一个单元格,单击数据透视表工具栏中【数据透视表向导】按钮(或从【数据】菜单中选择【数据透视表】命令),自动进入如图6.12所示的向导步骤。在此,可以重新修改数据透视表布局,将需要添加的字段拖动到相应的结构区域,将结构区域中要删除的字段拖回右侧字段位置,或者在结构区域间移动字段等。最后单击【完成】按钮结束修改。

652  修改数据透视表中分类汇总的方式

使用数据透视表对数据进行分类汇总时,缺省的汇总方式为“求和”运算。用户可以根据需要重新设置分类汇总方式。例如,将上例建立的数据透视表汇总方式修改为求平均值。方法如下:


选择需要修改汇总方式的字段名称(例如选择B6单元格),单击【数据透视表】工具栏中的【数据透视表字段】按钮,在“数据透视表字段”对话框(如图6.15所示)的“汇总方式”列表框中选择所需汇总方式(如“均值”)。单击【确定】按钮即可完成修改。

 

6.15  设置字段汇总方式对话框R

653 给数据透视表设置格式

单击数据透视表的任意一个单元格后,在【数据透视表】工具栏中,从【数据透视表】子菜单中单击【选项】命令,在“数据透视表选项”对话框中,可以对数据透视表的格式选项和数据选项分别进行设置。例如选定“显示空白单元格”项,可以隐藏值0

654隐藏和显示数据

在数据透视表中,可以暂时隐藏不需要的页、列字段或行字段,它们的操作方式相同。例如,要隐藏图6.13所示的数据透视表中8月份的数据,则选中A1单元格,并单击“数据透视表”工具栏中【数据透视表字段】按钮以打开“数据透视表字段”对话框。在其对话框中,选定“隐藏项”列表框中待隐藏的月份项“8”(反向显示),并单击【确定】按钮即可。

若要取消对8月份数据的隐藏,则在选中A1单元格后,进入“数据透视表字段”对话框,并从“隐藏项”列表框中取消被隐藏项(正常显示)。单击【确定】按钮后,该项数据将恢复显示。

655 数据的更新

如果用来制作数据透视表的数据源清单中的数据有所变动,可以单击数据透视表工具栏中的【数据更新】按钮(或选择【数据】菜单中【数据更新】命令),数据透视表中相应的数据项会自动修改。

 

第七章     工作簿的简单操作

71  选定工作表

一个工作簿中最多可以包含255张工作表,常用选定工作表的方法如下:

l         选定一张工作表;用鼠标左键单击该工作表标签(工作表标签变为白底黑字显示)。

该工作表即为当前的活动工作表,也可以按CTRL+PGUPCTRL+PGDN键切换当前工作表)即选定另一张工作表)。

l         选择连续的多张工作表;单击第一张工作表标签;按SHIFT键的同时单击最后一张工作表标签。

l         选择非连续的多张工作表;单击一张工和表标签;按CTRL键的同时逐个单击其它工作表标签。

多个被选中的工作表组成一个工作组,可以同时对选定的多张工作表进行相同的操作,包括输入相同的数据,进行格式化处理等。

    若要取消已建立的工作组,可以单击工作组之处的任何一张工作表标签,或右击工作组中的某张工作表标签,从快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令。

72 插入与删除工作表

    721  插入工作表

用户可以根据需要在选定的一张(或多张)工作表左边插入一张(或多张)工作表,方法是先选定一张(或多张)工作表,再从【插入】菜单中选择【工作表】命令即可。也可以右击选定的一张(或多张)工作表,从其快捷菜单中选择【插入工作表】命令完成插入操作。

722   删除工作表

    用户可以随时删除那些不需要的工作表,方法是先选中将要删除的一张或多张工作表(即建立工作组),再从【编辑】菜单中选择【删除工作表】命令,在出现的提示询问框中选择【确定】按钮即可,也可以右击选定的一张(或多张)工作表,从其快捷菜单中选择【删除】命令完成删除工作表操作。

 

73   移动和复制工作表

EXCEL允许将选定的一张(或多张)工作表在同一个工作薄内部或多个工作簿之间进行移动或复制。常用下述两种方法实现工作表的移动或复制。

1.利用鼠标拖放操作移动或复制复制工作表

(1) 在同一个工作簿内部移动工作表;选取需要移动的一张或多张工作表,用鼠标左键在工作表标签栏上左右拖动被选中的工作表标签,黑色▲标记随之移动,该标记指示工作表移动后的目标位置。

   若在按CTRL的同时拖动被选中的工作表标签,就是进行复制工作表操作。

(2)在不同的工作薄之间移动或复制工作表,使用多窗口技术同时显示源工作簿窗口与目标工作簿窗口,用类似的方法将源工作簿中选中的工作表拖动(或按CTRL键的同时拖动)到目标工作簿窗口中,以完成不同工作簿之间的移动(或复制)操作。

2.利用菜单命令移动或复制工作表

  选择需要移动或复制的一张或多张工作表,选择【编辑】菜单中【移动或复制工作表】命令,以打开“移动或复制工作表”对话框(如图7.1所示),从“下列选定工作表之前”下拉列表框中选择目标位置。若是在不同的工作薄之间移动工作表,则需要从“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿名,再确定插入的位置。


复制与移动操作的区别就在于要在对话框中选定“建立副本”复选框。

 

 

7.1 “移动或复制工作表”对话框

    基于NORMAL.XLT模板新建的工作簿中工作表名依次为SHEET1SHEET2SHEET3……,用户可以将活动工和薄中的工作表隐藏起来,但不允许隐藏所有工作表,每个工作簿至少有一个可见工作表。

    隐藏工作表的方法是:选中要隐藏的工作表,选择【格式】菜单中的【工作表】的级联菜单【隐藏】即可。

恢复被隐藏的工作表的方法是选择【格式】菜单中【工作表】的级联菜单【取消隐藏】,在打开的“取消隐藏”对话框中选择要恢复的工作表,然后单击【确定】按钮即可。

 

 

7.4拆分和冻结窗口

     741  拆分窗口

用户可以将工作簿窗口拆分为几个部分,以便在不同的窗口中显示工作表不同的部分。窗口可以进行水平拆分和垂直拆分,拆分后的窗口均有各自的水平滚动条和垂直滚动条。

   直接向左拖动水平滚动条右端的“垂直分割条”到所需位置,即可将窗口拆分为左右两个窗口。也可以选择位于垂直拆分位置的那一列,再从【窗口】菜单中选择【拆分窗口】命令。

直接向下拖动垂直滚动条上端的“水平分割条”到所需位置,即可将窗口拆分为上下两个窗口。也可以选择位于水平拆分位置的那一行,再从【窗口】菜单中选择【拆分窗口】命令。

还可以同时拖动两条分割条将窗口拆分为四个窗口。拆分窗口后,拖动分割条可以任意改变窗口的大小。

双击窗口拆分线,或选择【窗口】菜单中的【撤消拆分窗口】命令,均可取消窗口的拆分,恢复常规显示。

742  冻结窗口

冻结窗口是将某一行上方的数据或某一列左边的数据冻结,当利用滚动条滚动工作表时,被冻结的部分固定不动,始终显示在窗口中,窗口冻结分为水平冻结和垂直冻结,冻结窗口的方法如下:

选取要被冻结的数据的下边一行(或右边一列),选择【窗口】菜单中【冻结拆分窗口】命令,则窗口被水平冻结(或垂直冻结)。若选取某个单元格,也可以同时进行水平冻结和垂直冻结。

若要取消窗口冻结,只需选择【窗口】菜单中【撤消冻结窗口】命令即可。

75  多窗口的使用

 用户可以根据需要同时显示多个工作簿窗口,也可以同时显示同一个工作簿中的多个工作表,还可能在多个窗口之间切换活动工作簿等。

751  同时显示一个工作簿中的多张工作表

每个工作簿都有一个工作簿窗口,若要同时显示活动工作簿中的多张工作表,可以按下述方法进行操作:

(1)选择“窗口”菜单中“新建窗口”命令建立一个新工作簿窗口(活动工作簿的两个窗口标题分别用:1和:2标记)。按照上述方法可以为一个工作簿建立多个窗口。这时,多个窗口可能是重叠排列的,只能显示活动窗口内容。

(2)选择“窗口”菜单中“重排窗口”命令以打开“重排窗口”对话框。

(3)在对话框中选定“当前活动工作簿的窗口”复选框。

(4)选择重排窗口的方式为“平铺”或“层叠”形式。

(5)单击【确定】按钮后,活动工作簿的所有窗口按指定的方式排列。若选择“平铺”、“水平并排”、“垂直并排”等方式,并在各个窗口中选定不同的工作表,则能够同时显示活动工作簿中不同的工作表。

7.5.2  同时显示多个工作簿

若要同时显示多个工作簿窗口内容,可以选择“窗口”菜单中“重排窗口”命令,打开“重排窗口”对话框,选择窗口的排列方式,但不选“当前活动工作簿的窗口”复选框,单击【确定】按钮后,当前已打开的全部工作簿窗口都能按选定的方式进行排列。

  753  多窗口间的切换

若同时打开了多个工作簿的窗口,从一个工作窗口切换到另一个窗口的方法如下:在【窗口】菜单的工作簿名列表中,选择需要切换至的活动工作簿名。若已经同时显示多个工作簿窗口,也可以通过直接单击窗口区域来切换活动工作簿,还可以通过按CTRL+F6键,或(CTRL+SHIFT+F6)键,使活动窗口切换至下一个窗口(或上一个窗口。)

76保护工作簿和工作表

保护工作簿的功能可保护工作簿的结构和窗口,它可防止对工作簿进行插入、删除、移动、隐藏、取消隐藏以及重命名工作表等操作;保护窗口不被移动或改变大小。

保护工作表的功能可防止修改工作表中的单元格、EXCEL宏表、图表项、对话框编辑表项和图形对象。

 761  保护工作表

 选定需要保护的工作表,在【工具】菜单的【保护】级联菜单中选择【保护工作表】命令,打开“保护工作表”对话框(如图4.2所示),从中可以设定以下保护项目:

【内容】禁止更改工作表中的单元格和图标项。

【对象】在工作表或图表工作表中,禁止其它用户删除、移动、编辑和缩放图形对象。

【方案】在工作表中禁止更改方案的定义。

 若在“密码”框中输入密码,可以防止未授权用户取消对工作表的保护。


7.2 “保护工作表”对话框             7.3  “保护工作簿”对话框。

 

762  保护工作簿

选择被保护的工作簿,在【工具】菜单的【保护】级联菜单中选择【保护工作簿】命令,可打开“保护工作簿”对话框(如图4.3所示),从中可以设定以下保护项目:

【结构】保护工作簿的结构,避免删除、缩放、隐藏、取消隐藏或重命名工作表或插入新的工作表;

【窗口】保护工作表的窗口不被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或是关闭;

其中“密码”的功能与“保护工作表”对话框的密码功能相同。

 

第八章   教育教学信息的统计与处理

    目标:建立一张学生考试成绩的统计表,并对成绩进行各种统计,进行名次的排定,绘制相应的图表进行成绩分析。
  
实例:给出了学生考试成绩表,根据考试成绩,我们算出了各科的平均分,算出了每个人的总成绩,还给按成绩排了名次。(显示教师工作.xls”文件中的期中成绩工作表中的各个部分).

    这是成绩分析的结果,我们可以看到各个分数段的人数。(显示成绩分析工作表)

 

8.1公式的应用

在新开的一个工作表中,单击A1单元格,输入“=学生档案!A1”,然后选中A1单元格,按自动填充的方法拖动到A24单元格,然后选中A1~A24单元格,拖动到B24,看,学生的学号和姓名都填好了。

  

而且当学生档案中的学号或学生情况发生变化时,这张工作表中的数据也随之变化。 

                     8.2 函数的应用
  现在我们求每名学生的总分和各科的平均分。C26中填入=AVERAGE(C2:C24),意思是求单元格C2C24的平均值。

  在I2中填入=SUM(C2:H2),意思是求C2H2的总和。再次利用自动填充功能,就求出了各科的平均分和每名学生的总分。

  当数据有变化时,利用公式和函数计算的结果也会自动更新。这时平均分的小数点后都有很多位数,可以利用单元格格式设置功能,将C26~H26的单元格格式设置为小数点后保留一位数字的形式。  

8.3排序功能
  单击“工具”菜单,选择“排序”命令。

  选择“主要关键字”为“总分”,排序方式选择“递减”。达式

  所有学生的成绩按部分进行了排名。利用自动填充功能在J2J24中填入序列号1-23;在K2中输入“1”,在K3中输入=K2*(I3>=I2)+J3*(I3<I2)

  选中K3单元格,利用自动填充向下拖,就将名次排好了。

                     8.4成绩统计
  在绘制每科成绩时,我们先统计出各分数段的人数。在新工作表中,输入成绩分布表的标题行和列,如图所示,然后单击C4单元格,输入COUNTIF('期中成绩 '!$D$2:$D$24,">=90")

  单击C5单元格,输入“COUNTIF('期中成绩 '!$D$2:$D$24,">=80")-C4”,单击C6单元格,输入“=COUNTIF('期中成绩 '!$D$2:$D$24,">=70")-C4-C5”,单击C7单元格,输入“=COUNTIF('期中成绩 '!$D$2:$D$24,">=60")-C4-C5-C6”。这样,语文成绩的各分数段人数就统计出来了。 

 

习题七:

71  如何启动EXCEL?试一试鼠标指针在EXCEL窗口不同区域的形状和功能。

72  简述EXCEL中文件、工作簿、工作表、单元格的关系。

73  如何把某一工作表变为活动工作表?如何更改工作表表格。

74  如何在EXCEL中表示单元格的位置?

75  EXCEL97的工作表由      行,    列组成,其中行号用     表示,列号用     表示。

76  选择连续的单元格区域,只要在单击第一个单元格后,按住        键,再单击最后一个单元格;间断选择单元格则需按住        同时选择各单元格。

77   若要在某些单元格内输入相同的数据,有没有简便的操作方法?如果有,怎么实现。

78   如果输入数据的小数数位相同,或者都是相同的尾数0的整数,可以通过EXCEL提供的什么方法来简化操作?

79   如何删除、插入单元格?如何对工作表进行移动、复制、删除和插入操作?

710  如果单元格的行高或列宽不合适,可以用哪些方法进行调整?如何操作?

711  如何设置工作表的边框和底纹?

712  如果对某个单元格数据已经设置好了格式,在其他单元格中要使用同样的样式,如何用最简单的方法来实现?

7 .13 何使用EXCEL的自动套用格式功能,来快速格式化表格?

7.14  如果只需要对工作表中的满足条件的数据使用同一种数字格式,以使它们与其他数据有所区别,该如何进行?

7.15  进行求和计算最简便的方法是什么?

7.16  在某单元格输入公式后,如果其相邻的单元格中需进行同类计算,可以使用什么功能来实现?其操作方法是什么?

7.17  EXCEL对单元格引用时默认采用的是相对引用还是绝对引用,两者有何区别?在行列坐标的表示方法上两者有何区别?“SHEET3$A$2:C$5”表示什么意思?

7.18  EXCEL能提供哪些排序功能?其操作方法是什么?

7.19  EXCEL,如何查找满足条件的记录?找查找情况来分,其查找方法有哪几种?如何进行操作?

7.20  使用EXCEL提供的分类汇总功能,对一系列数据进行小计或合并的主要步骤是什么?

7.21  EXCEL提供的数据透视表报告功能有什么作用?如何进行操作?

7.22  什么是嵌入式图表?什么是图表工作表?试述建立图表的方法步骤.

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