邮件合并照片

邮件合并照片具体实例:  

名词说明：数据库data.xls,用来设计输出格式的模版.doc输出为word2003-- eg.doc,大量的照片名字为

“**姓名.jpg”。

1、利用excel的“与”运算符快速的生成照片的名字列。

2.做一个word 表“模版.doc”，并打开指定的数据源文件data.xls

3、依次插入 姓名、性别 域.
然后将光标放到照片处，菜单栏上，插入→域→点中includepicture→文件名任意如“1”（临时代替一下）→确定.

4、Alt+F9一下，在小心拖黑如下图中的“1”的情况下：

 

 

 

5.插入“照片名”邮件合并域

6.点击“合并到新文档”--保存生成的eg.doc到指定文件夹（建议模版.doc，大量照片，生成的eg.doc都保存在同一个文件夹）

7、Ctrl+A一下，Alt+F9,松手后，再按一下F9刷新一下即可 。

 

评论：上面的3、4、5部最关键：

（1）3中插入照片域：插入--〉域并不是邮件工具条上的“插入域”。
（2）4、5部是个“联动”操作，必须是选定“1”的情况下，点击“插于域”。
（3）^b替换为^l，^p替换为^l这个可以去掉不必要的回车，或者想一页显示多个数据用此方法解决！

 

 

邮件合并的小技巧:
“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。

1． 用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2． 一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。

有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

3． 共享各种数据源

邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。