快速制作学生成绩报告单 【需求分析】: 在日常教学中,制作成绩报告单是班主任工作的家常便饭,对于全班学生而言,成绩报告单的框架都是一样的,只是里面的分数不同,评语不同。目前很多班主任的做法是输入完框架后,利用复制粘贴的方法再手工输入成绩和评语,这样很费时费力,也很容易出错。而利用Word软件中的邮件合并功能却能很方便快捷准确地完成这些操作。 【方法步骤】: 本案例以Word2010版本为例来描述。先来看下面两幅图: 1、制作数据源 打开Excel软件,制作如下图的学生成绩表 2、制作主文档 就是在Word中输入成绩报告单的正文内容,只要把名字、成绩、评语的地方空着就行。如下图所示。 3、依次单击“邮件”选项卡——“开始邮件合并”——“普通Word文档”,如图所示。 注意:如果选择“普通Word文档”,则每条记录所生成的内容都会从新页面开始,如果用户想节省版面,可以选择“目录”选项,那么合并后的内容就是连续的了。 4、利用“邮件合并”生成新文档 依次单击“邮件”选项卡——“选择收件人”——“使用现有列表”,在弹出的“选取数据源”对话框中选择刚才制作的“学生成绩表.xlsx”,单击“打开”按钮打开“选择表格”对话框,选择数据表所在的工作表,本例是在“Sheet1”工作表中,单击“确定”按钮。如图所示。 5、将光标定位到主文档的“同学家长”前面,单击“插入合并域”按钮右下角的小三角,在出现的列表中选择“姓名”选项,如图所示。 然后依次类推,在其他地方也插入相应的域,插入完后主文档如图所示,带书名号的部分就是插入的域。 6、依次单击“完成并合并”按钮——“编辑单个文档”命令打开“合并到新文档”对话框,单击“全部”单选按钮,最后单击“确定”即可,如图所示。 这时,Word会生成一个合并后的新文档,里面是每位学生的成绩报告单,就可直接打印了。 【案例反思】: 利用邮件合并功能在几分钟内就可打印出全班的成绩报告单,是不是非常方便,在日常的教育教学活动中,我们经常会碰到主要基本内容相同,只是某些数据不同的情况,这时就要想到“邮件合并”功能了。学校工作中还有很多地方也可以用到邮件合并功能,比如说:入学通知书的打印、信封的打印、不干胶标贴、工资条等等。希望大家能举一反三,利用软件的强大功能来解放自己,提高工作效率。 |
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