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会议服务所需技能和部分会议资料

2012-02-01  小鱼龙儿

       说起会议策划,你得有一定企管,广告学基础;说起酒店\场馆\餐饮,你得有酒店会议经理能耐!(你要是不行,碰到新酒店,营销自己也不懂怎么做会,你准完);说起考察旅游你没有在旅行社管理层混过几年,你很难做的有特色!说起礼仪,会议广告你没有一点广告学,不懂平面制作,那你单子拿到也是只能听别人忽悠份!设备租赁你不信,有好多会议公司的会议经理,也许连怎么把图片投到布幕上都不会,你千万不要指望他们懂得设备参数\性能\种类、、、、、;你的会议服务公司何时熊起!取决你的认知,工作经历和未来的规

会议的现场管理与流程管理

如何制定有效而实用的《会议承办策划文案》
旅行社、会议公司、酒店的市场功能定位与其他关联产业的关系.(会议的标准报价样本和会议操作流程的操作培训和实战演练)
 1、营销环节薄弱;2、策划环节薄弱;3、承办环节薄弱;4、与其他服务链的协同环节薄弱;5、总结提升环节薄弱;6、品牌建设环节薄弱。
 
成功会议的9要点
一、确立明确的目标。对任何一个商业公司而言,要想举办会议有价值,都要有一个明确的目标——通过举办会议获取所需,提供给与会者相应的商业平台,并且能回报投资,这是承办方必需要了解清楚的。  

    二、完善信息的采集与分析。信息的收集极为重要,这其中包括:了解客户的需求、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、了解会议涉及的行业;行业的专业术语和行业整体趋势等方面的内容,更要充分分析自己的不足等。

    三、追求不断的创新。每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。

    四、制定周密的计划。无论是甘特图还是进度表,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,另外,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。

    五、实施严格的现场管理。在进行现场管理时,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力。

    六、结束总结。成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议方案中。

    七、不要省小钱犯大错。保证合作的供应商提供高品质的服务,千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质,到最后损失最大的还是你自己。

    八、顾客永远是第一位的。你的顾客会付账给你,因此他们必须要感受和接受参会的价值,体会到此次会议的重要性。

    九、合理控制成本。在保证会议接待质量的前提下合理控制会议成本,是在激烈的会议接待业务竞争中处于不败之地的不二法门。

 

会议接待准备  
1、为会方砍价,节约经费,代订各地优惠客房;   
2、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务;   
3、为代表提供礼仪、公关、文秘服务;   
4、代表展品的托运代办(航空、铁路、公路);   
5、为会议组织者提供互联网上网方便   
会议旅游服务标准 
单项或指定服务:   
  1、会议接送   
  2、代订酒店   
  3、会议用餐   
  4、票务服务   
  5、VIP服务   
  6、会场设计   
  7、特产介绍   
  8、游览用车   
  9、娱乐安排   
整体会务服务:   
  1、会议整体策划、设计。   
  2、全程会议操作、跟踪。    
  3、会后总结、会后整体安排。   
 服务流程:   
  会前准备:    
    1、专人协助您的实地考察工作。吃、住、行、游、购、娱。   
    2、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。   
    3、代订会所需的音响、灯光、摄影等设备。   
    4、提供平面立体、AV设计。    
  会中服务:    
    1、提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。    
    2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。    
    3、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。    
    4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。    
    5、提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。    
  会后总结:    
    1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。    
    2、协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。  

会议服务承诺 
   1、及时准确提供酒店、大小交通(机票、火车票)、旅游信息,针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。   
  2、如果您需要亲临现场考察,我们会有专人协助您的工作。   
  3、执行双方确认的协议条款,在保证您所需的服务的前提下,保护双方的合法权益   
  4、提供会议签到台,并有专人协助会务组分发资料,办理相关入住手续。   
  5、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。   
  6、参会代表离店前,有专人协助办理离店手续节省大家时间,同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。   
  7、会议期间,根据具体情况,适时提供会务人员部分免费房(1--2间)。   
  8、 免费给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。   
  9、 协助会务组布置会场和绿化   
  10、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动,我们能为您安排最好的节目与演员、乐手,提升现场气氛。   
  11、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。   
  12、根据实际情况,提供收费/免费机场、火车站接送服务,如有参会者需提前返程,可在会堂一角设返程机票预定。   
  13、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品,我们会提供必要的服务及信息,并协助您采购。   
  14、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动,我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆,同时报给您一个合适公道的价格。   
  15、公关礼仪:          
    礼仪小姐(现场礼仪接待,派发资料,形象展示)   
    文艺演出(专业表演团,可挑选节目)   
    空飘(氢气球充气、升空)   
    花篮(大、中、小号订做)   
    主持人(男、女均可)   
    签到笔薄(专业用品)   
    摄影摄像(专业摄影公司、专业摄影师)   
  16、印刷设计:很多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作; 意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷; 彩旗的制作; 背景牌:有材料做夹板,进口萤光纸;   
  17、物品运输:会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。   
    小件展品运输:展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;   
    大件展品运输:大型器械,大件物品的运送;   
    特种展品运输:化学用品,医药用品以及复杂物品的运送;   
    远程展品运输:远距离的展品运送;   
    参展资料运输:宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送;   
    贵重展品运输:电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。   
  18、物品配送:   
    酒水食品:如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品,我方可代购;   
    办公用品:代办会议期间,会务组所需的办公用品;   
    纪念礼品 :提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。   
    云南民族服饰:参会嘉宾若能身着统一、最具特色的云南民族服饰,会对外界(其他人群)产生一种特殊的感觉与影响;   
    旅行袋:印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋,除能帮助参会嘉宾装载物品外,更多一份纪念意义;   
    笔记本:特殊纪念意义的笔记本,能让客户铭记本次活动与会议主办方;   
  19、翻译服务: 中英对译口译 中日对译笔译 中韩对译笔译 中俄对译口译   
  20、订票服务:代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;免费代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。   
  21、邮政速递:文件资料包含印刷品,信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。   
  22、汽车租赁:专车免费全天接站;优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。   
  23、医疗保健:如客户需要,我们可派出随团医生,保障会议期间客人的身体健康。  
  
会议会展服务指南   
一、根据客房的意愿、要求,策划、组织、执行会议的各项接待工作,让会议客户放心、满意最大化;让会议接待服务优质最大化。 
二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价,做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。 
三、会议期间免费提供1-3名经验丰富的接待人员全天协助会议工作(包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作),做好会议期间的协调服务工作。 
四、按要求安排会议接站工作,指派专车到机场、火车站免费接送参会代表,免费代订返程飞机票。 
五、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。 
六、按照要求及会议的具体地需要,提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。 
七、我公司可根据会议的内容、课题等,邀请相关课题的专家授课,为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。 
八、按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。 
九、以最优惠的价格、最优质的服务,组织、安排参会代表的会后观光、考察活动,做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观考察安排,让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的云南。 
十、按要求提供会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务,代办会展用品的航空、铁路托运和云南土特产及会议礼品。  
一、【接待会议类别】 
    各科研机构、机关、学校,各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班;企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。 
二、【接待会议人数】:不限。 
三、【会议标准参考】:(按客房的要求可提供各种标准的接待)。 
(1)会议酒店范围:二星级酒店,三星级酒店,四星级酒店,五星级酒店。 
(2)会议室范围:根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。 
(3)会议用餐范围:20元/人/天—100元/人/天,多种标准供选择。 
(4)会议用车范围:丰田面包车、依维柯、金龙中巴(大巴)、瑞典沃尔沃、韩国现代(大宇)、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车,任你们选择。 
(5)会议接站及用车:专车全天免费接站:优惠价格提供会议期间用车服务。 
(6)会议票务:免费代订往返程飞机票,代订返程火车卧铺票。 
(7)旅游考察安排:提供多条考察线路,优惠价格安排参会代表的会后考察活动。 
(8)会议娱乐及活动:协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议! 
(9)会议礼品:向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等,做好会议礼品的解说与建议工作。 
(以上为一般性的会议范围,具体的会议、会展、活动、具体建议,具体策划、具体协商)。  


会议资料

举行会议必须要印刷一些宣传品及会议资料,用来告知会议的讯息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用,甚至也可以在会后留存建档参考使用。
会议资料
一、印刷项目
1.会前:
(1)大会专用信封、信纸。
(2)宣传品--海报、会议通知、报名表。
2.会期间:
(1)大会节目手册。
(2)其他:名牌、与会证书、感谢状、晚宴邀请卡、餐券。
(3)论文摘要集/与会者名册。
依照会议规模及大会预算,以上有些项目可调整增减,例如:如果没有很多经费可以不用印制信封信纸;但如果筹备时间很长而经费足够的话,也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知,用以提醒参加人员并加强宣传。
二、会前使用的印刷品
会前的准备工作需要用到很多的印刷品,一来可以统一大会形象,二来可以同时开展做宣传。
1.信封、信纸
先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等),依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品,如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感,甚至大会会场布置物,如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS,加强与会人员印象。接着,就可以设计大会信封/信纸,当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜,但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸,而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封,可分别用来寄信件及会议通知之用。

2.宣传品
需要印刷的宣传品包括:
a.海报。
b.会议通知(宣传小册)。
三、印刷设计与制作
1.封面(海报、会议通知)
a.会议名称、1ogo。
b.日期和地点。
c.主办单位--由谁主办。
d.摘要--简单介绍内容或主题。
e.大会标语。
2.内容(会议通知)
详述会议内容,特别强调重要的演讲人及讲题,并对讲员和讲题详细介绍,以鼓励大家参加,主题要醒目,要让读者信服这个会议是有价值的,引起回响,大致内容如下:

a.时间、日期和地点。
b.会议名称。
c.主办单位及协办单位,或指导单位。
d.大会筹备委员会名单及秘书处。
e.主题。
f.会议主人邀请函。
g.谁应该参加和为什么。
h.暂定会议日程表。
i.演讲人名字、职称。
j.会场简介。
k.报名费用(包括内容)。
l.报名表。
m.住宿资料。
n.眷属活动和相关旅游资料。
o.特别活动。
p.教育学分。
三、印刷设计与制作
3.设计大会宣传小册(会议通知)
设计一份实用又精美的会议通知,除了可以吸引注意,还可以让与会者留存,不仅用来宣传,还可在将来让人们律津乐道。

内容
a.将重要讯息放在封面。
b.宣传(广告)时要有一致性,以这个主题为主。
c.封面利用单一图样。
d.摘要--简单介绍内容或主题。
e.在照片下要说明。
f.避免陈词滥调。
g.加强重点。
h.以照片来代替图案。
i.不要耍花招。
j.使大会宣传小册看起来有价值感。
k.在质量上要好。
l.诚实以告。
m.用信封邮寄大会宣传小册。
n.提供报名方法。
o.确定参加者对象及目标。
p.利用封面引起兴趣并着手行动。
q.让有意愿与会的人参与。
r.人性化,引发兴趣。
s.利用别人推荐来增加可信度。
三、印刷设计与制作
3.设计大会宣传小册(会议通知)
列出优点
a.将活动名称写正确,如果可能,让主题可以-看就获益。
b.利用副标题加强效果,这个建议很重要,特别是当你每年年会或活动名称都相同时。
c.例举参加会议的优点。
d.建议参加会议的人简述工作范围和个人经验,让别人知道哪些人参加会议获益最大。
e.在大会宣传小册中,25%~30%描述大会内容,如果会议在最近举行,不要害怕重复使用字句。
f.包括演讲者资料,尽可能让阅读的人了解演讲者。
g.利用过去与会者的推荐,让人感觉可从会议中获益。
h.利用现在式第二人称,用肯定句,不要写不确定的字眼。
会议资料托运:
a.会议主办方需要提前2天运到前昆明
b.可以由我们时代亚盟收货,并由我们转运到酒店,所发生的运费由会务组承担
c.会务组发货后,需将发货单传真给我们,确认收货人的电话和身份证
d.特殊情况请详尽告之
e.会务组到酒店后,查收托运资料

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