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首先要对案卷文书的重要性予以充分认识
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1、《烟草专卖法》明确了各级烟草专卖局是我国烟草专卖行政主管部门，是行政执法机关，行使着国家赋予的行政执法权。这种行政执法权在很大程度上是通过依法制作的案卷文书表现出来的。
2、案卷文书能够反映办案的整个过程与每一个具体环节，是立案、调查取证、处罚决定及送达活动的忠实记录。
3、案卷文书是连接烟草专卖管理机关和违法当事人的桥梁和纽带，在文书中双方的权利义务有明确的界定，因而，当事人通过案卷文书对自己的行为的违法性和处罚的法律依据都有很清楚的了解，对当事人有较好的宣传作用。
1、关于检查(勘验）笔录
①检查（勘验）笔录不应对案件得出结论性意见。比如：“经肉眼鉴别该批卷烟为真品卷烟”、“现场发现假冒卷烟XX条”等等。也就是说不应用主观性词语去记录客观事实。因为任何有分析成分，的盖棺定论是典型的先入为主，经验主义，不利于弄清事实，也不符合法律程序。
②检查（勘验）笔录应是一种动态笔录的性质，也就是说记录的不仅仅限于检查到的结果，而更应该是全面记录现场情况的全过程，比如，应该记录到在检查（勘验）过程中我执法人员是否拍照、录像和收集提取相关证据的过程，以及现场人员动态行为等。
③对于当事人未在检查（勘验）笔录上签名的情况，除了要记录当事人未签名的事实，还应注明其不能签名的原因。
依据可见：《烟草专卖行政处罚案件标准》中“被检查人拒绝在笔录上签字或不在现场的，应在笔录中注明”和最高人民法院《关于行政诉讼证据若干问题规定》第十五条：“当事人拒绝签名或不能签名的，应当注明原因”。
④被检查人意见一栏除了当事人签名盖章外，还应当让当事人签上“情况属实”四个字。
依据可见：国家烟草专卖局2002年《烟草专卖行政处罚案件标准》。对检查（勘验）笔录、调查报告等证据的制作，均要求询问人（被检查人）在检查（勘验）笔录上签名盖章并注明“情况属实”，被检查人拒绝在笔录上签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名盖章。
⑤一个案件有多处现场或一个现场多次被检查的，应分别制作检查（勘验）笔录。
依据可见：《烟草专卖行政处罚案卷标准》第九条第一款第二项。
2、关于“询问笔录”
①询问与讯问的区别
往往见到有些笔录中记录“现就你XX事，对你进行讯问”，这是不对的。询问的对象多是证人、当事人、知情人；而讯问的对象则往往是犯罪嫌疑人。询问的主体是行政执法人员，也可以是司法工作人员，而实施讯问的主体一般是司法工作人员。两者即有联系，又各不相同。
②同案中多份询问笔录之间的联系，与其他证据的相互关系。
对有的案件，不能通过一次询问就能全部了解案情的，需多次询问,制作多份询问笔录。这个时候要特别注意同案中多份询问笔录之间的关系，相互之间要起到可以相互印证的作用，并且与其他证据形成合法有效的证据链。
③笔录中应有执法人员告知当事人享有陈述和申辩权利、出示有效执法证的过程和应当载明执法证号。
依据可见：《行政处罚法》第三十七条第一款：“行政机关在调查或者进行检查时，执法人员不得少于两人，并应当向当事人或有关人员出示证件”。②国家烟草专卖局2002年《烟草专卖行政处罚案件标准》：在制作“调查询问笔录”时“对案件当事人应表明身份，并告知当事人享有的义务和权利”。
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