(1)重要但不紧急。我们工作之中，大多数真正重要的事情都不是急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人办事有没有效率。正确的方式是：要把这类工作作为第一优先的事情。只有当你把主要精力用在“重要而不紧急”的事上，你才能从容应对。记住一个原则：把最重要的事做到最好，不值得做好的事，就不值得去做！
(2)重要又紧急。这些事情看上去比任何事情都要优先，似乎必须立刻去做。而这样的结果是：你会嗜急成瘾，永远忙忙叨叨。其实，最好的时间管理，就是让这类事越少越好。
(3)不重要但紧急。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它们列入次优先工作中去，或者，让别人去做。
(4)既不重要也不紧急。我们常常在做重要的事情前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会让你分心，它们给你一种有事可做和有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。
我们大多数重大目标无法达成的主因，就是因为把大多数时间都花在次要的事情上。所以，我们必须学会根据自己的核心价值，建立起优先顺序，然后坚守这个原则，并把这些事项安排到自己的例行工作中。
我们要学会分清工作的主次。首先把那些无关紧要的工作放一边去，接着再排除那些你认为以后再干也不要紧的工作。对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合使用。
(1)同时综合进行多项工作。办事要有顺序，并不是同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，同时综合进行几项工作，这样效率就会大大提高。
(2)把若干步骤结合起来。有两项或几项工作，它们既互不相同，又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的，因而可以把这两项或几项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决，这样就能节省时间。
(3)改变步骤的顺序。考虑做工作时采取什么样的顺序最合理，善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法，重新进行排列。
(4)改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善方式”，对现行的手段、方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题加以改进，使之与实现目标的要求相适应。一种是“独创改善方式”，不受现行的手段、方法的局限，在明确目的的基础上，提出实现目的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。
(5)尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战。如写报告需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。
(6)把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话代替出访。
(7)作业标准化。用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作，比如，记录时使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性询问，事先可准备好标准答复。
“分清轻重缓急，设计优先顺序，要务优于急务，选择优先速度”，这是高效工作的精髓。但这里还有一点需要注意，时间管理还应尽量避免产生急务，这就要求平时尽量多处理要务，这样可以减少任务的堆积，降低既是要务又是急务的任务产生概率。记住这个原则，并把它融入工作当中，你才会感觉自己的工作轻松高效，否则你永远都不会感到安心，会一直觉得陷于一场无止境的赛跑里面，永远也赢不了。
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