i人事问答丨违纪处理员工拒绝签字怎么办？

曾在半导体、快销、金融等行业有超过14年人力资源管理经验。对于员工关系、劳动纠纷方面经验非常丰富。

今日问题

某微信用户

老师，您好。公司部门违纪员工拒绝签字或同意写检查书和悔改书，假如公司以员工严重违纪解除劳动合同，没有员工签字的书面警告是否有效？

计小贞老师

对违纪员工进行处理是劳动关系管理中的难题之一，特别是在需要对部分违纪严重的员工进行清退时更是如此，员工对不利于自己的违纪事实往往拒绝承认、拒绝签字，而企业解雇员工时则需要做到事实充分、证据确凿方可为之，否则将可能面临劳动仲裁败诉的风险。对违纪员工的处理，需要关注以下几个问题：

一、企业单方解雇员工必备条件？

根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》规定，因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。由此可见，就单方解雇员工而言，用人单位需要承担充分的举证责任以证明解雇行为是合法的。

从现有的法律规定来看，用人单位提前解雇员工须从满足三方面条件：

第一，解雇的法律依据，用人单位解除员工必须依照劳动合同法所规定的解除条件解雇员工，不能独立创设法律没有规定的解除条件，譬如某用人单位在劳动合同中约定，任何一方只要提前三十天通知既可以提前解除劳动合同，该约定因违反法律规定而无效。解除条件是法定的，当事人不能通过合同进行变更约定。

第二，解雇的事实依据，用人单位需要提供证据证明符合解雇条件的客观事实的存在，譬如企业以严重违纪解除劳动合同，则需要提供员工存在违纪行为的证据。

第三，解雇的程序依据。根据《劳动合同法》规定，用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会；用人单位在试用期解除劳动合同的，应当向劳动者说明理由；执行经济型裁员的，用人单位应当提前三十日向工会或者全体职工说明情况，听取工会或者职工意见，并向劳动行政部门报告。这些都是法律规定的程序要件。违反程序要求的也构成违反解除劳动合同。

二、违纪事实如何纪行证据固定？

在企业进行违纪解除的环节当中，违纪事实的证据固定是最重要的环节。其中涉及两个方面的内容：第一，用人单位是否已将相关的违纪行为进行了制度规定，并且该制度已经履行了民主讨论程序和告知程序。关于民主程序的证据固定，可以通过规章制度草案、会议纪要、员工意见汇总表等方式进行确认。关于告知程序，可以通过员工签收、培训签到、笔试作业等方式进行固定。许多用人单位通过公告的方式履行告知程序，其从举证角度对企业不是很有利。

第二，是违纪行为的存在。用人单位固定违纪事实的最好方式是由员工提交悔过书，或者由企业出具违纪事实处理意见交员工签收。但实践当中，对自己不利的事实，员工往往不原意签字确认。在此情形下，可以通过以下方式进行证据固定：

首先，将违纪事实进行书面确认，交部门领导批复处理意见，并送达员工，员工拒绝签字的，由第三方如工会签注见证意见及被处理员工拒绝签字。

其次，通过辅助证据确认违纪事实，用人单位可以发送电子邮件明确违纪事实及处理意见，同时根据公司的规章制度规定对员工进行相关的扣款，使得对员工的违纪处理能与工资支付等其他情况相互印证。符合条件的企业也可以通过录音录像资料采集证据。