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10个关键词读懂《小强升职记》,时间管理一点都不难

2016-09-16  七月撒丫子

文/花儿在北职场中,貌似人人都受困于“时间不够用”“效率低”的问题,究其原因,我们通常归结为外物干扰造成的分身乏术,例如同事找你沟通合同事项,临时召集开会,微博刷得停不下来;而在《小强升职记——时间管理故事书》中,作者假借角色之口剖析道:

时间管理的问题,其实是表象,往下挖,是和自己的沟通方式问题,再往下挖,是不相信自己坚持的东西,再往下挖,是不知道自己想要什么。

读到此处,我大有豁然开朗之感:管理不好时间,实质是管理不好自己的价值观。类似的精辟分析,在这本书中比比皆是。作为一本畅销的时间管理入门书,《小强升职记》以时间管理大咖教菜鸟学习时间管理的故事为例,将专业枯燥的理论有趣化,让我润物细无声地掌握了以下10个时间管理技巧。

一、时间日志

歌里唱到“时间都去哪儿了,还没好好感受年轻就老了”时,总是满满的感伤,是啊,时间都去哪儿了呢?有几个人能脱口而出自己一天都做了什么?反正我说不出来。

想要做时间的主人,首先要对时间的投入和产出心中有数,试试时间日志吧!以一小时或某个时间段为单位,记录下工作计划和实际结果,像这样:


时间日志-模板

一个人的时间花在哪里,都是可以看出来的。我统计了一下周末的时间日志,发现自己刷微信用了5个多小时,吃饭等杂项用时2小时,跑步共计40分钟,而坐在电脑前写文章只有2个多小时。微信重症患者表示,戒微信路漫漫。

实际上,记录时间日志,是对时间规划和行动的双重监督,可以用来发现你的时间黑洞(吸引你的注意并让你的时间消耗增多的事项),找到高效时段。日积月累,在高效率时段工作事半功倍,巧妙躲避时间黑洞,生活是不是很美好?

二、四象限法则

四象限法则,是由著名管理学家史蒂芬·科维提出的,该理论将事情按照重要和紧急程度划分为四个象限:


传说中的四象限法则

大部分人通常忙于处理第一象限和第三象限的事情,像个救火队员一样忙碌,没办法,紧急嘛,然后就每天都处于穷忙的状态。书中告诉我们,最值得投资的部分是第二象限,只有拿出大块时间优先解决重要但不紧急的问题,它才不会随时间流逝而进入第一象限,让你火烧眉毛,恶性循环。第四象限尽量别去做,第一象限又重要又紧急,当然要立即去做,第三象限尽量交给别人做,方法就是“猴子法则”。

道理都明白,难的是如何将工作事项一一塞入这些象限。你是不是纠结这个?对于工作事项轻重缓急的判断,主要来自于你的职业价值观,没有统一标准。书中有一份职业价值观自测量表,有兴趣的人可以测测看。

三、猴子法则

这个太有效了,学会这招能避免80%的穷忙时间!威廉姆翁肯发现,自己在忙于加班的时候,下属竟然在优哉游哉地打高尔夫,他认为,主管人员时间不够用,很大程度上是没有做好授权分责,而将太多应该下属去做的工作招揽到自己身上,背上一个又一个猴子。

遇到同事要往你背上扔猴子,书中的建议是:

甩掉自己身上的猴子,或者将猴子放回到他的主人身上。

使用“猴子法则”有两个重点:1.明确职责,确定这只猴子不是你的;2.注意沟通方式,明确、坚决、不生硬。

这真是不会拒绝星人、苦逼加班狗的福音啊,有多少人是为了帮忙而被动揽活儿上身?当老板说“这个产品做好了,你测试一下”,你就可以回复“好的,那能发一份产品文档吗”;如果同事说“这个bug怎么改,能帮下忙吗”,你可以回复“我现在手头正忙,你可以到bug库里找找类似的bug是如何解决的”……稳、准、狠,把猴子甩出去,轻松多了!

四、衣柜整理法

做事靠系统,不是靠感觉。《小强升职记》作者将David Allen的GTD方法称为衣柜整理法,分为捕捉、明确意义、组织整理、深思和行动五个流程。


衣柜整理法

捕捉:利用纸质便签、电子备忘录等一切工具,将工作事项以及突发、新增事项记录下来,放入“收集篮”,而不是来一项工作就着手去做。

明确意义:判断事情的实质,决定下一步的行动方案,然后分成“可以行动”“不能行动”两个部分。可以行动的部分,包括2分钟行动、项目、任务、行动、指派给别人完成的事、特定时间做的事,大部分是可以立即执行的操作;不能行动的部分,包括垃圾工作、将来某时才能做的事、参考资料归档这些工作。

组织整理:明确意义后,将工作分入3个清单、1张表中。

               日程表——存放特定时间要做的事,有提醒功能,作者用的是Google Calendar;

               行动清单——这是每天的主要清单,完成一项行动,就划掉一项;

               项目清单——记录关于项目相关的一切;

               将来清单——未来要做的事,每周回顾,看是否能转化成行动。

深思:每天下班及每周都要回顾一下日程表和各清单完成情况,包括今天/本周都做了些什么(是否清空了收集篮),对哪些比较满意、对哪些不满意,推进了哪些重要的事(项目、任务),明天/下周规划是什么。

行动:选择最佳方案来执行。

五、番茄工作法

微观行动首选番茄工作法。选择一项行动,以25分钟为一个番茄钟,开始集中精力来工作,就是番茄工作法,具体可查看我以前写的《终于找到高效工作之道——《番茄工作法图解》读书笔记》。

六、要事第一

从一天的工作失衡,到整个人生失衡,其实没有差别,这就是“琐事优先”的结果。

我们都知道二八法则,但却常常用80%的时间来出来琐事,而不是最重要的事。

要做到要事第一,首先要目标明确、行动简单,哪怕复杂的项目也要拆解成简单的行动一项一项来做;其次要即时满足,尽量在短时间内得到反馈,以便修正行动;再次,找到大块时间去做最重要的事,即重要但不紧急的事。

七、SMART法则

此法则用来厘清目标,好的目标必须符合SMART原则。

S-Specific:目标要明确,有指向性,不能模糊不清。

M-Measurable:目标要可衡量,有标准。

A-Attainable:目标可实现,或者是经过努力可以实现。

R-Relevant:目标要与其他目标具有相关性,完成此目标对其他目标有帮助。

T-Time-based:目标要有期限,在一定的时间内达成才有意义。

八、思维导图

目标有了,项目框架、工作计划、头脑风暴可以用思维导图来梳理。先考虑影响项目的因素有哪些,类似目录,不需要太细致,形成框架;然后针对每项因素进行发散思维,不需要评估可行性、打断别人,统统记录下来;再次,精简想法,从可行性角度对这些想法进行筛选和过滤,形成计划。


思维导图

九、甘特图

甘特图,用来显示项目进度、时间、成本的简单工具,由亨利·甘特创造。制作甘特图,首先要了解项目有哪些里程碑(关键节点)和任务,任务超前、滞后完成关系不大,但是里程碑进度滞后,就需要重新调整计划;其次要把控里程碑和任务的截止时间;再次,分工明确,每项工作都要有专人负责,多人负责的要标明主要负责人。


甘特图

十、九宫格

九宫格,主要用来平衡人生。每个人都是身兼多职的跨界者,既是白领,又是妻子或丈夫,也是父母的儿女,把生活都奉献给工作,未免太无趣了。

放一张作者的九宫格,各位体会一下,可以活学活用,改造成自己的模板。


九宫格

说了这么多,你是不是对时间管理更有把握了?

文/花儿在北

公众号:她的史记,由 花儿在北 运营,呈现一个人的阅读史、生活史、职业史。

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