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学会这九个炼金方法,你也是时间管理高手(干货)

2016-11-23  轻风的起点




美国管理学会主席吉姆·海斯说过,“一个人可以学会更有效地使用多种管理工具,以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。” 管理好自己的时间就是管理好自己的生命,为了不让自己的生命白白逝去,你就一定要努力使自己成为一名时间管理的高手。




通常,人们对于高效能的看法是,一种能在很短的时间内完成很多工作的能力。这其实并不全面,高效能的真正意义是在很短的时间内,能够实现很多有很大价值的工作,并不是那些耗费时间但不能产生很大价值的工作。


比如,A员工打字速度特别快,他一天可以回复1000封邮件,但这并不代表他的工作效率高,因为,这项工作里面没有什么特别的价值,除非这些邮件确实产生了一些价值较大的实际效果。但B员工一天内只完成了一项任务,但他实现了比A员工的1000封邮件还要大的价值,那么,B员工就比A员工的工作效率更高。



一、列任务清单 坚决去掉不重要的部分


想要提高工作效能,第一件事就是去掉那些不重要的事情。当你每天工作的时候,尝试着把每天要做的事情列一个清单,挑出最重要的那些,然后再对这些进行排列,每完成一件事就在清单中打钩。这个方法可以将你脑海中的想法具体化、调理化。




在工作中往往有四种类型的任务:重要不紧急的,不重要紧急的,重要紧急的,不重要不紧急的,你要权衡哪些需要先完成哪些后完成。通过列出任务清单的方法可以大大提高工作效率,因为当人忙得焦头烂额时,很容易忽略一些比较不重要但是必须完成的任务。



二、合理分配休息时间


高效能并不意味着你要像个机器人一样不停地工作,工作之余,休息也是非常重要的。不管你有多想工作,但它不可能满足你生命中的各个方面。这就是为什么我们的人生是由很多部分组成的而并不是仅仅一个部分。每一部分都是独一无二的,不能被其他所替代。 




工作过程中,只要你感到工作效率低下,你就可以停下来休息一会儿。离开办公桌,去食品室拿杯饮料,去上个厕所,或者和同事讨论讨论工作。当你回到工作上时,你会比之前更加振作。休息一段时间让你的电池充电,当你重新开始工作时,你可以全力前进。 


三、学会“断舍离” 工作时避免分心



“断舍离”概念是日本杂物管理咨询师山下英子针对家居收纳提出来的,但是,在时间管理上,也是同样适用。


“断”是指明白哪些事情是最重要的。“舍”指舍弃一些对自己无用的事情。“离”指专注自己的事情,远离外界的诱惑。当你开始对自己的生活“断舍离”后,你会发现就跟家居整理收纳一样,丢弃无用的东西,只留下需要的物品,生活跟房间一样变得简单清爽,并且每一天都是充满意义的。




回顾你每天的工作,看看你在什么时候工作速度变慢了,是什么让你分心了,你可以怎样去避免它?试试在不同的地方工作,适应你周围的环境。除去越多的效率障碍,你的工作效率就会变得越来越高。 



四、充分利用碎片化时间来工作


零碎时间是指夹在一些事情中间的那些空闲时间,每个人每天都会有很多的碎片化时间,把这些碎片化的时间充分利用起来也能积少成多。不同的碎片化时间能处理的工作内容也不一样。在等车、排队的时候你可能只能使用手机查看邮件,在工作会话组里发消息,设置工作日程等;在坐车、坐飞机时时间段较长,可以用笔记本电脑做一些复杂的工作,比如写计划书,做方案PPT,工作总结等;如果是处于行走、开车、运动中,这个时候可以用蓝牙耳机打电话、听汇报等。




但是很多利用碎片化时间工作的人难免给人留下工作狂的印象,仿佛空闲时间都被工作塞满了。利用碎片化时间工作并不是为了时时刻刻工作,而是为了将省下的整块时间留给生活,从而更好地平衡工作和生活的关系。



五、尝试“番茄工作法”


“番茄工作法”是弗朗西斯科·西里洛在1992年创立的时间管理方法,多年来获得很多人的一致认可。具体操作方法是:把时间分为25分钟一段,在这一段时间内只专心做一项任务,每25分钟结束后休息5分钟。


在进行“番茄工作法”前,你要做一个任务清单,工作内容要有一个合理分配,每完成一个任务都要做一个标记。这种方式可以有效集中思路,让你专注在一件事情上,以最短的时间最高效地完成任务。




番茄工作法本意上是一种不要将整块时间碎片化的工作思路,因为手机上的各种推送、提醒实在不太容易让人做到专注。如果你是一个有拖延症的人,不论做什么事总是没一会儿就要看看手机的人,那么可以先尝试在短一点的时间内集中精力,然后再尝试一个更长的时间段,避免被打扰和碎片化,并且在这个更长的时间段里处理同一个事务。



六、工作中充分发挥你的灵感


不管在哪个领域,灵感是提高工作效率的一个关键词。灵感并不是等来的,而是需要你去主动去挖掘。




如何找到灵感呢?其实很简单,想想生活中能够激发你灵感的事。帮助他人成长?还是和朋友联系?意识到你工作的意义?和比你弱的一起工作?帮助那些不幸的人?成为你工作领域中的第一名?你要怎么去实现他们呢?找到你的动力,然后利用他们去激励你自己。



七、创造自己的“金钟罩和铁布衫”


在这个纷繁杂芜的“花花世界”,我们很难做到不被外界因素干扰,这让很多人为此而分心。连续不断的信息从四面八方不断涌来,分散你的注意力。你将注意力放在这些信息上面,你就必然从你正在做的那些重要的事情上分心。 




为了能让你完成那些真正重要的事,你需要为自己构建一个堡垒,一个属于你自己的“金钟罩铁布衫”,这样那些事就不会轻易地打扰到你了。拔掉电话线,关掉手机,关掉收件箱,为自己设立一个N天后回复那些邮件的规矩。至少在你工作的时候,特别是你在做一件特别重要的事的时候,能够做到专注。 



八、设定个人时刻表


设定个人时间表是一项最为基础有效的工作习惯,根据帕金森定律,完成一件工作所需要的时间,会扩大至填满所容许的时限,这就意味着,如果你不制定一个时间表,你会花很长一段时间来完成你的工作。




如果你制定了两个星期的时间表,那你就会花两个星期的时间。如果你只制定了一个小时的,你也许会在一个小时内完成这项工作。因此,当你制订了时间表,你就会有想在那个时间段内完成工作的意图,因此这就会为你目标的实现而铺平道路。 



九、利用自动化系统完成部分工作任务


今天的科技让自动化对我们所作的许多事情来说成为可能,尽管不能完全用自动化完成任务,我们仍可利用这些系统为我们完成很多工作。




记下你今天做的事,看看你可以怎样利用自动化系统完成他们。不断寻找那些可以实现自动化的方法,这样我们就可以用更多的时间去完成更有价值的事。当你在做任务表上的某些事情的时候感到了“似曾相识”的感觉,这就是可以通过自动化完成工作的一个根据。尽可能的根据你设置的列表自动完成工作,你可以将你的时间用在更为重要的事情上。


来源:联想控股微空间

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