 小李最近很郁闷，按理说刚从普通员工升级到了项目助理，离他当项目经理的目标更近了，应当高兴啊。但这几天却总是闷闷不乐的，工作效率严重下降，还被领导给批了，都开始有些怀疑自己当初的决定了。这样下去不是个事，得再找找老王这个效率达人，也是他的精神导师，项目总监来请教下了。 这天下班后，小李约老王到公司附近新开的餐厅吃晚饭。 “小李啊，升官了就没怎么请我了，今天怎么有空了？”一到饭店，老王环视着周边环境，“嗯，环境不错，会享受了。” “老王，别开玩笑了，我都快郁闷死了。真不知道当初努力争取当上项目助理是不是好事，感觉还不如之前做个普通员工呢。”小李把菜单递给了老王：“今天是还想请教下关于时间管理上的事，所以才约您老出来的。来，点菜。” “是不是之前教你的时间管理方法用不上了，我就知道有这么一天，就等着宰你呢，哈哈。”老王嘴上说着宰，但也就点了两个平常的菜。 “我认宰了，可你怎么就知道是之前时间管理的方法用不上了呢？”小李盯着老王问。 “因为我就是这么过来的啊，任何事物的经历都是相似的，所以说经验之谈才是最重要的。”老王喝了一口水：“来，说说吧，遇到啥问题了。” “是这样的，之前做普通员工的时候，是任务的一个执行角色。任务是领导分配下来的，所以我知道这一天具体有哪些事是要完成。按你之前教的列清单，排优先级，然后按优先级来一个一个做，优先级不高的可以改天做。这样一天我的目标很明确，集中精力先把重要的事做完，然后再做其它的，这样效率很高。但是呢，现在升职项目助理后，领导不会分配每天的任务，我列清单的话也就不知道该列什么了。经常是正在做一件事，领导突然说个事，我就放下这个事去做。每天感觉事很多，但一天下来又感觉什么也没完成一样。”小李一口气说了一堆：“就是感觉要做的事太多，而且很杂，这样的情况下之前列清单的方法感觉没法用，还有没有其它方法呢？” “快喝口水吧，累着了吧。咱们来慢慢说。其实你的职位越高，越没有人来给你分配具体工作，都是需要你自己主动去找事的，你现在才做到这一层，再往上体会越深。咱们来说方法，方法是有的，就是时间段工作法，把你一天的时间划分成一个一个的大段，然后在每个段里只做同一类型的事。咱们先来理理你现在每天做的事，先说说你现在每天的一个工作状态？” “就每天早上去查看下邮件，收集各组发的项目进度。经常是在做的时候，领导让通知一下谁谁来一下，就去通知，回来再继续汇总项目进度，然后中间有人来反应问题，就去回答解决一下。这样一直感觉都在忙，老有人来打扰。”饭菜上来了，小李把筷子递给了老王。 “你在说的过程中可能也注意到了，被人打扰是最影响效率的。时间段工作法就是可以让这个打扰减少一下。怎么做呢，第一步，把你的工作内容进行一下归类，看一下能分几类。你的工作大体上可以分为三类：项目进度汇总，组织会议，解决临时性问题。那你完全可以把工作的8小时来分成三个大段，对应的每个段里只做这一类的事情。项目进度汇总阶段，我就只做汇总，其它的事来了都往后放一下，这样你的注意力可以只集中在一类的事上，进度也好把控，效率也可以提高。”老王尝了一口菜，味道还不错。 “那如果我现在正在做项目进度汇总的事，别人来找，比如领导让去找谁谁，就直接拒绝吗？”小子问出去就后悔了。 “傻小子，之前教你的判断优先级的都忘了？判断一个事重不重要，要看这个事的影响度，还有2分钟原则。领导让你去找谁谁，2分钟内解决不了吗？你再来换个角度来想想，要是你是项目经理，你最关心的是什么？”老王放下筷子盯着小李问。 “当然是项目进度了，每天一上班我就想看到前一天的项目进度，然后就要安排这一天的事了，正常的不用管，延期的赶紧找原因，想办法解决。啊……”小李突然想到了什么。 “想到为什么领导要批你了吧，你每天的项目汇总太晚了，经常是快中午了还没弄完。所以你的时间段，第一段就是要做项目汇总的，这个是你早上的时间段，这个时间段内只能做这个事，别人来找你反应问题，你可以推到下午再来解决。最重要的事排在第一段内，次重要的，比如你组织会议的排在第二位，你可以安排在下午去做，下午人还齐，你好通知。最后是你解决问题的时候了。这就是一个时间段的工作法，适合于每天事多还乱的情况下使用。” “听着简单，我为什么就没想到了。明天我就按这方法来做一下。”小李心里的事终于是放下来了。 “要是你啥都想到，那你就做我位置了。来来，快吃吧。”老王心里想着，这小子将来还真可能做我位置呢。 |
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