1.9.6.(M08)控制资源

控制资源是确保按计划为项目分配实物资源，以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况，并采取必要纠正措施的过程。本过程的主要作用是，确保所分配的资源适时适地可用于项目，且在不再需要时被释放。本过程需要在整个项目期间开展。图 9-14 描述了本过程的输入和输出。图 9-15是本过程的数据流向图。

 

图 9-14控制资源：输入、工具与技术和输出

 

图 9-15控制资源：数据流向图

应在所有项目阶段和整个项目生命周期期间持续开展控制资源过程，且适时、适地和适量地分配和释放资源，使项目能够持续进行。控制资源过程关注实物资源，例如设备、材料、设施和基础设施。管理团队过程关注团队成员。

本节讨论的控制资源技术是项目中最常用的，而在特定项目或应用领域中，还可采用许多其他控制资源技术。

更新资源分配时，需要了解已使用的资源和还需要获取的资源。为此，应审查至今为止的资源使用情况。控制资源过程关注：

• 监督资源支出；
• 及时识别和处理资源缺乏/剩余情况；
• 确保根据计划和项目需求使用和释放资源；
• 在出现资源相关问题时通知相应的相关方；
• 影响可以导致资源使用变更的因素；
• 在变更实际发生时对其进行管理。

进度基准或成本基准的任何变更，都必须经过实施整体变更控制过程的审批（见 4.6 节）。

9.6.1 控制资源：输入

9.6.1.1 项目管理计划

见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括（但不限于）资源管理计划。见 9.1.3.1 节，资源管理计划为如何使用、控制和最终释放实物资源提供指南。

9.6.1.2 项目文件

可作为本过程输入的项目文件包括（但不限于）：

• 问题日志。见 4.3.3.3 节。问题日志用于识别有关缺乏资源、原材料供应延迟，或低等级原材料等问题。
• 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在项目早期获得的经验教训可以运用到后期阶段，以改进实物资源控制。
• 实物资源分配。见 9.3.3.1 节。实物资源分配描述了资源的预期使用情况以及资源的详细信息，例如类型、数量、地点以及属于组织内部资源还是外购资源。
• 项目进度计划。见 6.5.3.2 节。项目进度计划展示了项目在何时何地需要哪些资源。
• 资源分解结构。见 9.2.3.3 节。资源分解结构为项目过程中需要替换或重新获取资源的情况提供了参考。
• 资源需求。见 9.2.3.1 节。资源需求识别了项目所需的材料、设备、用品和其他资源。
• 风险登记册。见 11.2.3.1 节。风险登记册识别了可能会影响设备、材料或用品的单个风险。

9.6.1.3 工作绩效数据

见 4.3.3.2 节。工作绩效数据包含有关项目状态的数据，例如已使用的资源的数量和类型。

9.6.1.4 协议

见 12.2.3.2 节。在项目中签署的协议是获取组织外部资源的依据，应在需要新的和未规划的资源时，或在当前资源出现问题时，在协议里定义相关程序。

9.6.1.5 组织过程资产

能够影响控制资源过程的组织过程资产包括（但不限于）：

• 有关资源控制和分配的政策；
• 执行组织内用于解决问题的升级程序；
• 经验教训知识库，其中包含以往类似项目的信息。

9.6.2 控制资源：工具与技术

9.6.2.1 数据分析

适用于本过程的数据分析技术包括（但不限于）：

• 备选方案分析。见 9.2.2.5 节。备选方案分析有助于选择最佳解决方案以纠正资源使用偏差，可以将加班和增加团队资源等备选方案与延期交付或阶段性交付相比较，以权衡利弊。
• 成本效益分析。见 8.1.2.3 节。成本效益分析有助于在项目成本出现差异时确定最佳的纠正措施。
• 绩效审查。绩效审查是测量、比较和分析计划的资源使用和实际资源使用的不同。分析成本和进度工作绩效信息有助于指出可能影响资源使用的问题。
• 趋势分析。见 4.5.2.2 节。在项目进展过程中，项目团队可能会使用趋势分析，基于当前绩效信息来确定未来项目阶段所需的资源。趋势分析检查项目绩效随时间的变化情况，可用于确定绩效是在改善还是在恶化。

9.6.2.2 问题解决

见 8.2.2.7 节。问题解决可能会用到一系列工具，有助于项目经理解决控制资源过程中出现的问题。问题可能来自组织内部（组织中另一部门使用的机器或基础设施未及时释放，因存储条件不当造成材料受损等）或来自组织外部（主要供应商破产或恶劣天气使资源受损）。项目经理应采取有条不紊的步骤来解决问题，包括：

• 识别问题。明确问题。
• 定义问题。将问题分解为可管理的小问题。
• 调查。收集数据。
• 分析。找出问题的根本原因。
• 解决。从众多解决方案中选择最合适的一个。
• 检查解决方案。确认是否已解决问题。

9.6.2.3 人际关系与团队技能

人际关系与团队技能有时被称为“软技能”，属于个人能力。本过程使用的人际关系与团队技能包括：

• 谈判。见 12.2.2.5 节。项目经理可能需要就增加实物资源、变更实物资源或资源相关成本进行谈判。
• 影响力。见 9.5.2.1 节。影响力有助于项目经理及时解决问题并获得所需资源。

9.6.2.4 项目管理信息系统 (PMIS)

见 4.3.2.2 节。项目管理信息系统可包括资源管理或进度计划软件，可用于监督资源的使用情况，帮助确保合适的资源适时适地用于合适的活动。

9.6.3 控制资源：输出

9.6.3.1 工作绩效信息

见 4.5.1.3 节。工作绩效信息包括项目工作进展信息，这一信息将资源需求和资源分配与项目活动期间的资源使用相比较，从而发现需要处理的资源可用性方面的差异。

9.6.3.2 变更请求

见 4.3.3.4 节。如果控制资源过程出现变更请求，或者推荐的纠正措施或预防措施影响了项目管理计划的任何组成部分或项目文件，项目经理应提交变更请求。并通过实施整体变更控制过程（见 4.6节）对变更请求进行审查和处理。

9.6.3.3 项目管理计划更新

项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出，且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组成部分包括（但不限于）：

• 资源管理计划。见 9.1.3.1 节。资源管理计划根据实际的项目资源管理经验更新。
• 进度基准。见 6.5.3.1 节。可能需要更新项目进度，以反映管理项目资源的方式。
• 成本基准。见 7.3.3.1 节。可能需要更新项目成本基准，以反映管理项目资源的方式。

9.6.3.4 项目文件更新

可在本过程更新的项目文件包括（但不限于）：

• 假设日志。见 4.1.3.2 节。把关于设备、材料、用品和其他实物资源的新假设条件更新在假设日志中。
• 问题日志。见 4.3.3.3 节。在本过程中出现的新问题可以记录到问题日志中。
• 经验教训登记册。见 4.4.3.1 节。在经验教训登记册中更新有效管理资源物流、废料、使用偏差，以及应对资源偏差的纠正措施的技术。
• 实物资源分配单。见 9.3.3.1 节。实物资源分配单是动态的，会因可用性、项目、组织、环境或其他因素而发生变更。
• 资源分解结构。见 9.2.3.3 节。可能需要更新资源分解结构，以反映使用项目资源的方式。
• 风险登记册。见 11.2.3.1 节。关于资源可用性、利用或其他实物资源的风险更新风在险登记册中。