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作者 ｜ Shawn Tang 编辑 ｜ 逸博 大多数的时间，我们都是带着热情开始每一天的工作的。 那时充满能量，一堆任务已经写满清单，邮件收件箱也已经清空。但是事情的发展总是这样的：这一天很快就被会议、邮件以及同事火烧火燎的请求搞得乱七八糟了。还没等你反应过来，精心规划的一天就荡然无存，只能带着一身挫败感回家。 但实际这种循环是可以被打破的。最初的良好工作想法能够通过优先级设定，设置焦点，精力资源的合理分配来实现。这篇文章就是想给出一个引导，帮助混乱中的你学会如何组织好自己的一天。 从选择做正确的事情开始一个简单的2Ｘ2矩阵可以帮助规划优先级，它就是效率工作中最知名的艾森豪威尔矩阵。这位前美国总统兼五星上将最有名的一句话是：
如果你很难把工作列表上的任务打上这两个标签，就可以使用艾森豪威尔矩阵来帮忙。这个矩阵分为四个部分，横轴方向表示任务紧急度而纵轴方向代表任务的重要程度。 那些看起来紧急但是不重要的任务会造成心理上的焦虑。这些事情包括同事的信息，开会的要求和回复一些被FYI的邮件。这些事情常常把我们放在一个『回复模式』中。 我们常忽略掉那些重要但是不紧急的事情。它们通常并没有一个时间节点，所以我们总是不经意地把它们延后。这样的任务可能是制定策略、长期计划、技能培养、建立品牌等等。它们会随着时间轴的变化从不紧急到紧急，到那时你能够想象出自己要面临的困窘境况吗？ 规划时间块让工作更加专注现代科技带来很多让工作分心的因素。如果没有统计报告，你大概不会想到平均每天我们会看手机150次。很显然，这种分心让我们无法专注思考和发挥创造力。 《深度工作》的作者Neport指出，专注度能够最大化单元时间内的工作结果。如果能够规划出一个不被打扰的时间块，就可以最大化工作成绩。他引用过一个宾夕凡尼亚大学教授Adam Grant的例子，Grant会在秋冬学期进行教学，而春夏学期进行专注地研究。从微管理上讲，Grant可以交替利用自己的时间，既可以保持对学生敞开大门，又可以完全地把自己独立出来做不被打扰的研究任务。 大多数人不会像一个大学教授一样有一整个学期可以分配，但是仍然可以使用轻量级的时间块技术，比如『番茄钟』。每个番茄钟使你专注工作25分钟，然后短暂休息五分钟后继续这个循环。大量实践者证明这个方法简单实用，完成任务的效率得到极大提升。 谨记会议的成本工作计划一般会有两种类型：产出者计划类型和经理人计划类型。 如果每天的工作都是不停地在会议，电话，邮件中切换，这就是典型的经理人计划类型。经理人通常会把一个小时作为时间块的划分单位。这样他们的工作就可以按小时发生变化。产出者计划类型更倾向于作家、程序员、艺术工作者这些职业，他们需要更长的不被打扰的时间块。 两种计划类型都可能遇到各种会议的请求。你需要理解和判断这些会议的成本消耗和后果。即使是很短的会议也会对正在进行的工作带来副作用：可能是切换任务和会议的工作背景导致思路中断，也可能是因为知道有这些会议，不想被中途打断而急功冒进。 所以，每当有会议时，你得问自己：参加这些会议是必需的吗？ 最不容易分配的资源：能量大多数提高生产力的建议都是围绕如何更高效利用时间展开的，但是另外一种资源和时间不同，它是可以补充再生的，这就是我们的能量。 《全员激励的力量》一书中提出管理者应当从生理、心理、情感以及精神几个层面加强和补充员工的能量。工作环境和管理者可以从饮食供应、健身和睡眠来恢复生理能量，通过帮助员工减缓压力调整情绪能量，帮助员工关注长期发展的任务提升自我满足的心理需求能量，让员工找到工作的意义充实他们的精神能量。 这些能量补充，可以让员工心态健康积极，更好地抓住工作重点，达成高效工作的目标。 请干掉这坨翔有一本关于效率和工作任务的书叫：《吃掉那只青蛙》。 这是国外的一句谚语。意思是如果一大早就吃掉一只活青蛙，这一天不可能有比这个更糟糕的事情了。它让我想起网络上常见的一句话：英雄，请干掉这坨热翔。 意思差不多。 你手头上那些卡住的任务，拖延的事情，就像活青蛙、热翔和头顶的乌云，如果不尽早处理掉，只会让你加倍恶心。 所以每一天从处理掉这样的任务开始，它就是你今天最重要的任务。完成了它，就意味着今天剩下的时间会更容易分配。 再应用上面的几个策略规划自己的一天，想必生活和工作也都能各自安好。 一定是晴朗的一天啊！ |
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来自： blackhappy > 《职场》
