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重要紧急四象限法则,原来时间可以这样安排?轻松驾驭繁杂事务!

2020-02-20  托尼虎

最近经常遇到这样的问题,两个或者更多选项来问我哪个事情更重要,今天我就来给大家讲一讲时间管理里面的一个黄金法则,重要紧急四象限法则。

先来看一下图示:

重要紧急四象限法则,原来时间可以这样安排?轻松驾驭繁杂事务!

我们把重要,不重要,紧急,不紧急,分成四个维度,每个维度之间组合形成不同象限。

总体说一下,重要紧急四象限法则的主要原则:

第一、我们要优先解决B象限,当我们在判断出这个事情是很重要的事情,并且着急去做的时候,必须着手第一时间去处理它,比如一个大客户15分钟之后来到公司,你必须在15分钟之内准备好所有材料,那么其他事情必然都先放一放而去优先做它。然而,我们的原则是尽量减少B象限的工作量,如果你总是有很重要很紧急的事情要去做,总感觉忙疯掉了, 那么就是你时间管理不到位,是你对A象限的处理不好。

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第二、重要紧急四象限法则更多的是教我们,把精力多放在A象限,重要的事情你必须要去做,虽然它现在并不紧急,但是如果你因此就先不管它,它就会变成B象限的内容,导致你像前面说的那样总是很忙很急。所以真正重要的是A象限的处理,B象限已经到了紧急必须处理的时候了,没有什么余地给你去改变了,我们把时间和精力往A象限去倾斜,对于重要不紧急的事情,我们当下就开始做一些前期工作,当需要做到这个事情的时候,它已经被你陆续做的差不多了,你就不会出现很紧急的感觉,可以轻松完成。比如上面的例子我们为什么不可以把相关材料提前就做整理和准备,实际客户要来的时候,我们只需要2分钟把已经准备好的材料 拿出来再检查一下是否完备就可以了。

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第三、D象限其实很多时候是造成我们着急忙慌的主要原因,我们在工作生活中有太多事情看似很紧急,但是其实根本不重要,而我们经常忽略了它的重要性只是看它着急就赶紧去做。其实一件事情很着急,我们需要结合重要不重要来去区分处理,重要就放到B象限处理,不重要,就考虑是否有其它方式解决,比如,午饭时间到了有一道你很喜欢吃的菜十分钟之内就会被抢光,你必须下班就立刻跑去食堂,于是你手头有一个准备了一半的材料你不准备了先去抢这个菜吃,回来吃晚饭,结果上班就要用那个材料,领导却提前要你拿给他。于是你只好两三口吃晚饭赶紧跑回去再急着做。D象限的内容,很多时候我们要根据事情的优先级或则重要程度去区别对待,而不是一视同仁只要事情紧急就赶紧去,朋友打牌三缺一就等你了一直催你,看似很急,但是你正准备接孩子下班,难倒你就不接了?难倒你接了孩子就可以车开的飞快赶紧赶过去?这个时候接孩子,和安全都是更重要的事情,虽然他们等你很急,让他们接着等。

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第四、C象限的处理很简单,能减少尽量减少,这些既不重要又不紧急的琐碎事情,做它既浪费你的时间和精力,也会造成你重要紧急的事变得忙乱。比如手机种菜小游戏,比如发呆,比如闲聊,比如拖延。

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所以,我们应该优先处理B象限重要又紧急的事情,重点去做A象限重要不紧急事情的工作,它告诉我们一个理念那就是未雨绸缪。同时分清楚D象限紧急不重要事情的不同重要程度,跳出C象限不重要不紧急的事情,不要沉浸在C象限的事情里面。

那么,在工作中,我们把事情通过四个象限来分类,每天,每周,每个月都在开始的时候就把要做的事情分好,按照分类分配时间,有计划有准备的工作,我们的时间就会得到有效的使用,就不会经常感觉自己很忙但是却发现其实也没做多少事情。

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