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时间管理—「四象限法则」的实际运用

2017-11-06  学海漫舟

学过或者了解时间管理的朋友都会听过【四象限法则】,什么是【四象限法则】,简单说就是”十”字法则,用“十”字划分为4个象限,分别是重要紧急的、重要不紧急的、不重要紧急的、不重要不紧急的。

而很多书籍,尤其是时间管理类的书籍也会教育我们,完成工作/事项的顺序应该是:重要而紧急 → 重要不紧急 → 不重要但紧急 → 不重要不紧急,也有对应的APP软件帮助我们进行日程管理。

时间管理—「四象限法则」的实际运用

时间管理—「四象限法则」的实际运用

而我刚开始用【四象限法则】做时间规划时,经常犯的一个错误,就是把所有工作都放在“重要而紧急”一项,因为确实都是着急的,而且都是工作所以很重要啊,所以就都填在这一格,但很快我就发现问题了:如果工作都是重要而紧急的,要不然就是我的分类有问题,要不然就是我处理方式有问题,活生生的把所有工作都变成“紧急而重要”。

所以我进一步的对工作进行分解

老板布置的或者重要项目 → 重要又紧急

解决策略:空出时间精力,在状态最好的时间完成。

什么事情最应该花精力?重要的事情。

很多人认为紧急的事情重要,其实不然。紧急的事情很多是别人交给自己的事情,也许对别人而言是重要的,但对自己而言往往不是。想想什么是别人交给的一些事情(撇除老板的需求或者是重要的项目),一般都是一些执行事情,执行的活往往是机械和重复性的,花你很多时间,但这不代表他重要。反之,这些重复而低技术含量的事情应该用标准化动作尽量简化。

而老板布置的任务或者是内部优先级较高的重要项目,这是就是重要的事情,因为做好这些事情是更能体现你的价值和重要性,反之如果做得不好可能在老板心目中会减分,对以后的升迁也会有影响。

那如何对付重要的项目,如果当天其他象限的事情较少,我会选择优先完成其他象限的工作,再空出完整的时间做重要的项目。而如果已经预判到要花超过1天时间来完成,我可能会提前加班完成其他象限工作,或者将其他象限工作外包出去,务必让我有足够的时间精力,还会优先在状态好的时间来做,例如我会尽量避免下午1-3点来做重要的事项,因为那个时候状态不好,又困又累。

需要当天完成的事情 → 紧急不重要

解决策略:找出规律的高效完成。

就像前面所说的,其实每个人大部分的工作都是重复性的工作,尤其是别人安排的任务,他们的特点是重复性强、没什么挑战性、难以体现价值和意义,所以面对这种工作,最好的情况是找出规律,高效完成,尤其是程序化、标准化输出更好。

可能你会问,为何要强调高效呢,我们工作本来就要高效啊。

工作时间其实是有限的,既然是有限的时间就要发挥出最大化;而这些重复性的执行工作往往会占据你大部分时间,如果你不快速完成这些工作把自己解脱出来,就没有时间精力处理更加重要,更能体现价值的事情。

SO,如何将这些工作,批量化、模板式、流程化地完成是相当重要的,把他们思考和落实下来,会是你【重要但不紧急】的事情噢。

提升自我的小窍门 → 重要而不紧急

解决策略:定期复盘

其实认真想想,那些重要而不紧急更多是和自我提升有关。

想整理的资料——啊,现在忙,先不整理了。但是需要的时候又是很必要。

想做个模板——啊,现在忙,要用到的时候只能用旧的,效率又提升不了。

那如何来解决,找个固定的时间进行复盘,比方说每月的10号(LUCKY DAY,最好是周末,时间比较多)专门把之前的【重要而不紧急】的事情找出来,看哪些可以在,并且在当天完成,了却一桩大事情。

可以3分钟内完成的事情 → 不重要不紧急。

解决策略:集中消化

一般都是杂事,什么拿个快递、打印、回复个电话等,这些事情不算花时间,但就是有点碍事,晚点解决也没关系,就好像快递,晚点拿和早点拿又有啥区别呢。

解决办法:既然不重要就放后点,可以集中在一个时间段集中消化完成,例如下午1-2点的时候状态最差,做这种事情就最好,一次性把快递拿了,资料打印了,东西收拾了等等等,就当换换脑子。

总的来说就是这样:

时间管理—「四象限法则」的实际运用

当我用了新的方式去重新整理和安排工作之后,发现【四象限原则】才是真的发挥出作用,而且现在收到一个工作,也会条件反射的判断他是属于什么类型的,应该用怎样的策略完成,效率和效果都更上一层楼。

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