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学透四象限法则,告别忙盲茫状态

2020-02-27  blackhappy

学透四象限法则,告别忙盲茫状态。

学透四象限法则,告别忙盲茫状态

时间管理理论里有几条特别重要的原则,如要事第一、把握当下、提前计划、定期审视等,其中要事第一的思想可谓深入人心,而最具影响力的理论就是四象限法则。

一 认识四象限法则

四象限法则由著名管理学家史蒂芬·科维(畅销书《高效能人士的七个习惯》作者)提出,他把事务按照重要程度和紧急程度两个不同的维度进行了划分,基本上可以分为四个象限:

第一象限:既紧急又重要事务(如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等);

第二象限:重要但不紧急事务(如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等);

第三象限:紧急但不重要事务(如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等);

第四象限:既不紧急也不重要事务(如客套的闲谈、无聊的信件、百无聊赖地刷手机等)。

他的时间管理理论的一个重要观念是应该把最主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。

学透四象限法则,告别忙盲茫状态

二 四象限对应的四类人

1 压力山大型(重心在第一象限)

紧急又重要的工作,无论对于谁都有最高的优先级,这些事情都是刻不容缓的,所以立即处理无可厚非。但如果将一个人的大部分时间都集中在第一象限,过分注重第一类事务,那么它们的范围就会变得越来越大,最终占据你全部的时间和精力。

这类人每天都在应付着各种各样的问题,疲于奔命。较为成功的人都陶醉于自己的这种忙忙碌碌的工作状态,仿佛自己就是救火队员,缺我不可;而稍微失败的人则苦不堪言,压力山大,怨天尤人,因为精力和体力都难以为继。

他们一般都会借助第四类既不重要也不紧急的事务来逃避现实,稍微放松一下,而用在第二和第三象限事务的时间则少之又少,几乎可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活:压力大,筋疲力尽,被危机牵着鼻子走,天天忙于收拾残局。

对于此类人,我的建议是:

1 尽快理顺工作的组织管理环节,分工合作,打通各个关节,不能头痛医头脚痛医脚;

2 适当授权,不必事必躬亲;

3 功夫在之前,如果没有提前做好第二象限的工作,那么有可能都会转到第一象限来;

4 如果都没有办法了,那么就只能提高效率,延长工作时间,尽快从第一象限脱身。

二 忙且盲目型(重心在第三象限)

此类人的工作偏重于第三类事务,即更关注紧急不重要的工作,但最有意思的是他们几乎都认为自己在忙于第一类事务(即既紧急又重要事务),比如一天到晚忙于处理无关紧要的邮件,纠结于不重要的电话,从工作内容出发与人聊天却没完没了等。其实很多紧迫之事往往只是别人的优先,对别人很重要,对自己就不一定了。

其结果就是急功近利,轻视目标和计划,人际关系肤浅,被视为巧言令色,认为自己是受害者,缺乏自制力。

三 浪费生命型(重心在第四象限)

这类人由于生活没有目标,也没有动力,所以整天浑浑噩噩、无所事事,将大量时间和精力都用在既不紧急又不重要的事物方面,过着不负责任的生活,其结果可能在工作中被炒鱿鱼,在生活中一败涂地,甚至需要依赖他人或社会机构的救助。

在工作中,如果一个人将大量时间都用于处理第三、第四象限的不重要事务,往往都是极其不负责任的,对于工作敷衍,对于自己放纵,学习成长很少,虚度时日很多,创造价值很少,蹉跎岁月很多。

四 淡定从容型(重心在第二象限)

有一件事情,你知道如果干得特别出色而且坚持下去,就会对自己的生活和工作产生积极的重大影响,那是什么?

如果诚实的回答这个问题,那么它的答案几乎都集中在第二象限,如:

· 加强与人沟通

· 做好准备

· 加强计划和组织

· 更好地照顾自己

· 抓住新的机遇

· 个人发展

· 增强能力

这类问题都是重要而不紧急的事务,几乎很少要求在当日完成,也不是一天就可以做好的事,所以在工作生活中常常被忽视。但如果做好了,人们往往就可以成为一个淡定从容的人,仿佛一切都在掌控之中,云淡风轻地处处各种事情并且效率极高。

而一旦忽视第二象限的事务,那就很可能变成第一象限的事务,如一份要求一个月完成的计划,如果迟迟不动手,那么到月底的那几天就会变得既紧急又重要了。

学透四象限法则,告别忙盲茫状态

三 4D 处理法

对于各个象限事务的科学处理意见,我个人推荐使用4D法则:

1 Do it now 立即去做

对于第一象限的事务,已经刻不容缓,我们只能立即行动。当然,也一定要分析现状,找出这种被动状态的真实原因,改变自己的这种救火状态。

2 Do it later 稍后多做

处理完第一象限的事务,就应该多花时间用在第二象限重要而不紧急的事务上,这往往也是高效能人士和普通人士之间最大的差别,我们可以参考如下图:

学透四象限法则,告别忙盲茫状态

3 Delegate 授权让别人去做

对于第三象限紧急而不重要的事务,我们可以授权或者委托别人去做,让自己尽快部分或者完全脱身,特别是对于单位时间价值更高的人就更应该如此。通过上图,我们也可以看出成功人士和普通人的在这个象限所花费的时间差别也是巨大的。

4 Don't do it 不要去做

至于既不重要也不紧急的事务,我们的态度很坚决,就是不要去做,告别这种不负责任的生活工作状态。

四象限法则并不复杂,最重要的是我们在生活工作中要落实到行动中去,真正做到知行合一,并坚持下去。

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