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项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

 whoyzz 2020-06-16

导读

10大经典的项目管理工具:①项目组成员表、②项目范围说明书、③Project & WBS、④项目进度计划表、⑤项目风险管理表、⑥项目沟通计划表、⑦项目会议纪要、⑧项目状态报告、⑨项目变更管理表、⑩项目总结表。简简单单的10张工具表格,浓缩了项目管理的知识与方法。

项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

《10大经典的项目管理工具》系列,用一张思维导图回顾往期精彩内容

项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

这节,我们来看下,10大经典的项目管理工具的最后一张工具表《项目总结表》。

项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

第10张工具表:《项目总结表

大家都知道的,不管是公司,还是个人,要不断地提升,就要不断地进行总结与改进,再总结再改进,如此循环,通过不断地总结与改进,改善我们的工作方法、优化工作流程、提升工作效率。

这就是PDCA基本思路,通过一个个的PDCA循环,实现持续的提升,做项目也是如此。

每做完一个项目,我们都应该对项目进行一次全面的总结,回顾项目的实施过程,找出哪些地方做得好,哪些地方需要改进,哪些可以复用,哪些可以借鉴,哪些需要规避,哪些弯路可以少走等等,总结每个项目中,可以保留传承下来的经验教训,不断累积经验,实现个人、团队、公司的共同能力提升。

这就是《项目总结表》的意义,把项目实施过程中的经验教训,总结出来,白纸黑字,记录下来,传承下去,付诸行动,持续改进

它包含如下内容:

  • ①回顾项目的目标:有哪些目标?计划什么时候完成?多少预算?
  • ②评估结果:实际上,哪些完成了?哪些没实现?什么时候完成的?花了多少费用?
  • ③分析原因:计划与实际是否一致?产生了怎样的偏差?为何会出现差异?
  • ④总结经验:每个人都从项目中学到了什么?有哪些经验可以保留下来?哪些可以直接付诸行动?哪些可以归纳总结为工作方法?哪些可以直接推广到公司其他项目组?

项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

如下示例:

项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

项目总结表,包含了项目基本情况、完成情况总结、经验与教训总结、签字落款几项内容。

①项目基本情况:内容有,项目名称、项目编号、制作人、审核人、项目经理、制作日期。

这些都是项目的基本信息,每张工具表上都有的内容,用于标识具体的项目。

②项目完成情况总结:从时间、成本、交付结果3个维度上对项目过程进行回顾、分析和总结。回顾下计划是什么样子的,实际上又是怎样的,通过对比计划与实际,分析两者是否存在差异,并找出存在差异的原因。

  • 维度1.时间总结:开始时间、计划完成日期、实际完成日期、时间差异分析;
  • 维度2. 成本总结:计划费用、实际费用、成本差异;
  • 维度3. 交付结果总结:计划交付结果、实际交付结果、未交付结果、交付结果差异分析。

③项目经验、教训总结:分条列项,把总结得到的经验和教训列出来,这是这张表的核心内容。

  • 1.从这个项目,每个人都学到了些什么?
  • 2.对类似问题的处理,有何建议?
  • 3.有哪些可以帮助改善工作流程、工作方法、工具模板的?

④签字确认:项目赞助人与项目经理的签字确认。

项目总结表:一张表,回顾执行过程,总结项目经验,提炼工作方法

《项目总结表》几个使用要点

  • 要点①、每个项目都该进行一次全面的总结:总结是为了改进和提升,所以,不管项目大小,都该进行一次全面性的总结,对于周期短的项目,完成后立即总结,趁热打铁;对周期长的项目,则,可以先阶段性总结,最后再进行一次全面性总结;
  • 要点②、经验和教训都要有:项目做得再好,也总有可以改进的地方,项目再不顺,也总能找出值得借鉴的;
  • 要点③、每个人都要进行总结:项目总结,不只是项目经理的个人工作,而是项目组整个团队的工作,每个人都要进行总结,当然,项目经理首当其冲,起带头作用;
  • 要点④、要归纳总结提炼,而不是简单的记录:不要单单记录遇到的事情和解决过程,要对其进行归纳和提炼,想想是否有助于改进现有的工作流程,看看能否总结出工作方法。
  • 要点⑤、总结,也要跟进:有想法,就要行动起来,从理念、工作流程、方法、规范、工具上去引导员工,养成工作习惯,团队就能有效持续地提升。
  • 要点⑥、回顾的依据:工作日志、项目周报、状态报告、变更管理、会议纪要等工具,都是项目回顾的重要依据,这些都可以帮我们回忆起具体的工作场景。

做个小结

《项目总结表》通过对项目的实施过程进行全面回顾,总结出后续工作中可以复用/改进的经验/教训,并分享给其他的同事,如此不断改进与累积,从而实现公司与个人的共同提升。

概括如下:

  • ①回顾项目情况:项目做得好不好,数据说的算。从时间/成本/成果3个维度对比分析计划与实际情况;
  • ②总结经验教训:总结出经验教训,归纳出工作方法,改进工具模板。

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此节,完整思维导图

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