很多项目经理,其实并不会写邮件,重点说不清,责任相关方不确认,最后一封糊里糊涂的邮件只能把自己彻底弄成一个背锅侠。下面我们整理了大家在写邮件时经常会犯的几个错误: 1.说明来意(直奔主题)
2.背景说明(短小精干,突出重点) 对下方事件的说明背景要全面覆盖,确保认知是统一的,不要缺失信息,但不能冗长。 3.存在风险/事件分析 注意用 1 2 3来归纳,同样是结果优先。如:
4.我方的解决建议/诉求 重点注意:
5.注明责任人、DDL或行动计划(明确人和时间) 对于需要其他人负责的事项,需要有明确的责任人,明确的解决时间,或行动计划。 6.其他技巧
▍案例一:没有落地责任人及时间等多处错误的邮件 背景:A项目是一个标准产品+定制的项目,定制部分为外包方式,产品也会做一点定制功能,客户在使用过程中产品BUG较多(以下邮件只提取关键信息,重点关注事项标粗)。 各位领导及同事大家好: A项目近期整体情况为(省略),如下我会总结一下过去的工作总结及需解决的问题,具体如下: 一、近期工作总结: 1-3:总结情况(省略) 4.目前涉及新功能及功能完善部分,不在原本外协开发的合同中,需要从公司商务层面同外协协商好对应的合作和采购服务事宜。 5.目前外协解决问题的速度和态度有些怠慢,对需要修改的内容提出有偿服务的要求,这一点请领导一定要提前沟通好,并确定采购的事宜。 6.客户提出了以下问题需要急需解决,针对这些问题需要开发者(内、外)协同完成功能修改和完善。 二、需尽快协调与确定事宜: 1、需要尽快确定好本部分内容是由外部开发完成,还是由内部开发完成,如果是外部开发,需要尽快协调同开发确定好对应的开发内容和完成采购任务。 2、需要内部的产品和开发团队协助完成功能评估和天数评估,并同外协开发部门沟通好技术问题和开发的过程技术支持(当外协遇到问题时)。 注意:以上风险请领导和同事尽快协调和确认结果,请务必给出建议和协助推进,不要等到客户耐心不足时在行动,这是一个很大的风险。
本次邮件导致的现实结果:
下面是修改后的邮件,大家可以对比一下: ▍案例二:一封需要让你猜表达重点的邮件 各位好: XX项目,5月底提出问题【A】,6月3日对内已上线,6月中下旬对外上线,经与产品讨论可使用域解决方案解决该问题,产品排期为9月底。 因客户会较大程度影响到对外用户的体验,特此申请: 1、评估具体的工作量,期望完成时间本周三前;请@隔壁老王 将此工作量报与二期调优费用,一同洽谈; 2、提高优先级,客户明确表示最晚接受时间为7月底。 错误分析:What are you说啥嘞?
标题:关于项目开发方案落地时间提前的申请(说明来意) XXX客户,5月底客户发现一个问题【A】,客户认为会较大程度的影响用户体验,故需要我们出具解决方案解决此情况。(背景) 经我与产品讨论可以在9月底实现使用域解决方案解决该问题。(告诉大家已经有解决的办法了) 但是6月中旬客户已经内外部全面上线(之前邮件去扯几号对内上线,几号对外上线有啥意义?),客户无法接受9月底的时间,希望最迟在7月底实现,故申请产品提前工期,感谢! 另:评估具体的工作量,期望完成时间本周三前,请@隔壁老王 将此工作量报与二期调优费用,一同洽谈。 以上就是我们在写邮件的时候需要注意的问题和方法。 学会写邮件是项目经理必备的工作能力之一,除了能让你理清工作之外,最重要的是明确工作职责和责任人,不要莫名其妙被甩锅! 作者:郭万鹏,PM圈子大咖秀特邀嘉宾。 |
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