在阅读之前,以为这是一本枯燥的关于时间管理的书,后来才发现,这本书通俗易懂,且可操作性强。 书中人物有二,一是小强,二是他的领导及导师——老付。内容一句话概括就是,小强在老付的帮助下学习时间管理,最后升职加薪的故事。学习时间管理的前提是,找出浪费时间的源头。书中老付介绍了《时间统计表》,要求小强连续5个工作日记录时间使用状态,周六统计三种状态所占比例。在这里还提到了一个概念:时间黑洞。因为大脑不善记忆的原因,我们的注意力很容易被一些信息吸引,导致时间在不自觉中浪费。而时间黑洞,就是这些被浪费掉的时间的集合。我们学习时间管理是为了掌握自己的渠道,让时间流去我们想去的地方。而时间日志就是避开时间黑洞、找到高效时段的法宝。- 将可以置之不理的任务清除掉;将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来;将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成
- 将需要在特定日期处理的事情写进日程表;将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒;将需要现在处理的事情摆在办公桌上
- 在自己最高效的时段,做最重要的事情;其他的事情也做合理安排
这一章主要是学习基本的时间管理方法,包括:四象限法则、投资时间、脑袋只装一件事、衣柜整理法。因为工作性质的原因,四象限法则对我的作用不大。但老付提到的两点方法还是值得借鉴的,一是猴子法则,二是第二象限工作法。猴子法则解决的是第三象限的问题——不重要但紧急。把别人给的猴子还给别人,也就是说,拒绝别人给的难题,尽量各自处理自己的工作,或者把权力下放,把任务交给别人完成,不能大包大揽。第二象限作为主要精力所在,需要我们花费大量的时间。所以在这一象限的事务,要第一时间进行目标描述和任务分解,然后跟踪精力投放情况。首先说说投资时间,时间是无法取代、无法蓄积的,失去就是失去。要想提升时间价值,要么想办法升职,提高年薪,要么想办法减少总工作时间。1.找出杰出的公司。也就是找出能创造更大价值、更重要的事。2.少就是多。找出准备最充分且最重要、最迫切的任务去完成。3.押大赌注于高概率事件上。也就是要事第一的原则,每天投入大量时间在最重要的事情上,不完成,则不做其他事。4.要有耐心。很多任务不是立马见成效的,要用时间去证明任务的高回报。5.不要担心短期价格波动。把精力主要投放在第二象限,不要因为紧急不重要的事务影响个人情绪。脑袋只装一件事,也就是一次只做一件事。把精力专注于一件事,能得到更好的结果。这里有一个疑问,一件事是哪一件事?老付给出的答案是,下一步行动。任何已经确定的、需要2分钟以上才能解决的下一个单一行动就是下一步行动。我们在第二象限取出项目后进行任务分解,分解后,将行动写入清单,然后取出下一步行动并完成,接着在清单上划销,并找出下一个下一步行动。以此循环。衣柜整理法,顾名思义,跟日常我们收拾衣服差不多。可以分为收集、处理、组织、回顾、行动五个步骤。1.收集,就是把一切引起我们注意的事情收集起来。关键在于清空大脑,心如止水。比如,我们在写工作方案时,老板交代了某件事,这时就可以利用纸笔或者电子软件记录下该事项,以免影响目前的工作。2.处理,要坚持从最上面一项开始,且一次只处理一件事情。把事情从工作篮里拿出来,进行简单的分类,确定它们的实质以及解决方法。这里可以应用“3+1”清单系统,一个收集篮+三个清单(将来某时/也许清单、待办事项清单、项目清单)。将来某时/也许清单是放置将来某个时刻可能会发生的任务,需要长时间存留。项目清单包括记录项目、项目分解、确定行动和下一步行动,我们在项目清单进行记录与思考,然后把确定的下一步行动写在待办事项清单里。4.回顾相当于我们每天打开衣柜,看到满满的衣服时,思考这样放置是否得当、是否需要改进,是为了在新的高度看待问题,重新审视目标。回顾将来某时/也许清单,看看是否有任务可以放入项目清单或待办事项清单,看看是否有已忽略的过期任务需要删除。回顾项目清单,检查项目是否完成,是则总结项目成果,否则找出下一步行动。回顾待办事项清单,是否有已解决而未删除的任务,是否有任务需要在特定时间进行,是否有需要优先处理的任务。在这一章里,老付提到了制定目标。目标我们都不陌生,目标失败更不陌生。把分解后的目标写下来,用纸笔细化行动,让自己形成潜意识,与自己形成契约。拒绝第一次失败,一次失败容易导致后面的行动受阻,引起连锁反应,次数见多,人就会变得麻木。而当我们遭遇失败时,要分析失败的原因,重新审视目标和计划,看看是否需要修改完善。不形成系统的目标是不能形成合力的,就像一条断裂的铁链,只有连在一起,才能发挥最大的作用,环环相扣,紧密相连,每完成一个目标都有更大的动力和兴奋度去面对下一个目标。 什么是六个高度?原则、愿景、目标、责任范围、任务、下一步行动。六个高度是金字塔状的,每个目标都从属某个愿景,某个愿景从属某个原则,因而,我们要自上而下设定目标,层层递进,逐步细化。
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