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这几年，在学习德鲁克的过程中，最大的心得可以概括为，管理的终级之善是让一个人生活的更好。 当我真正在自己身上运用学习到的管理知识之后，才真正理解了这句话。当然，生活的更好是多方面的，有时间我会一一道来，今天要和大家分享的心得正是时间。 如果你有意识留心观察自己时间的利用情况，结果往往大吃一惊：频繁的日常事务，层出不穷的意外事件，各种危机、人事决策常常让我们头晕目眩。很多人工作了一天，但是当你问他这一天都做了什么的时候却很难回忆起来，因为他们的时间被切割的七零八碎却没有给真正重要的事情留下足够的时间，这却是我们工作的常态。
时间也是最特殊的一项“资源”。之所以说它很特殊是因为相比于资金或者说人力资源来说，只有时间，是我们租不到，借不到，也买不到，更不能以其他手段来获得的资源。时间的供给，丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大，供给绝不可能增加，时间的供需没有价格供调节，而且稍纵即逝，根本无法储存，昨天的时间过去了，永远不会再回来。 因此，在这里向大家郑重建议：记录自己时间的使用情况。也就是记录一天中的每一个小时自己到底在做什么，这样坚持一周就可以获得时间管理的原始素材。很多人对此不以为然，他们认为自己很清楚自己时间的消耗情况，而实际上，我们甚至无法回忆起昨天自己做过什么事情，而且，我们所做的事情是否重要也是需要评估的。记录时间就好像给自己的工作做一次体检，从而了解到自己在时间管理方面到底存在什么样的问题，工作的重心究竟放在了哪里，轻重缓急是否做出有效的安排等等。 所以记录时间的过程一定要客观，准确、诚实，最好可以坚持每半年一次，每次一周到二周，虽然听起来有些辛苦，但是事实证明，这样的投入是完全值得的。一位校长在记录时间完毕之后，非常震惊的看到自己在会议上投入的大量无效时间，因此彻底改善了学校的会议系统，让整个学校受益良多。 要记录时间，推荐大家可以在智能手机上使用类似“时间小书”、“ATIMELOGGER”一类的时间管理软件，不仅方便快捷而且会自动生成时间使用图表。这样我们就可以在记录完毕后诊断自己的时间了。您可以面对着自己的时间记录图表，认真问自己下列的问题并给出答案：
第二步诊断自己的时间，这就好像是完成了医院的体检项目一样，仅仅是做个体检还是不够的，还需要医生的解读，才能找到需要调整和注意的地点。要做到这一步，可以在阅读“时间体检报表”的过程中试问自己下面的问题： 在所有这些事务性工作中，什么事情我根本不必做，做了也完全是浪费时间？ 哪些工作可以由别人代为参加而又不影响工作的效果？ 有哪些突发事件占用了我的时间？这些突发事情发生的原因到底是什么？ 存在哪些时间浪费的问题是因为公司缺乏制度或远见而产生的？ 我们的会议系统是否有浪费时间的现象，主要的原因是什么？ 我的沟通成本是否太高？随着科技的进步，是否有更有效便捷的沟通方法？ …… 在诊断时间的过程中，请一定不要放过任何一种可能性，也不要把现象当作是结论，而是通过连续问“为什么”的方式去寻找问题背后的问题。我曾在一次记录时间之后的发现自己的交通中所花的时间为25小时41分钟，占到总时间记录的20%，这显然是个重要的时间使用点，经过对自己过去一周行程的彻底分析，我发现交通时间与很多因素相关，于是做出了如下的调整： 1、发现在前往机场的路上花费了太多的时间，于是改为只坐早上8点30到9点30之间的航班，因为我住在深圳的龙岗，走南坪快速到机场早间是最不堵车的，40分钟一定会到达。 2、发现在机场安检和候机过程中花费了太多的时间，于只选择星空联盟的航班，这样一路坐到金卡会员，会有很多服务上的便利。 3、发现几次出现忘记带东西而导致的时间浪费，于准备一份出差必备清单放到旅行箱中，这样在每次差前就不至于手忙脚乱甚至忘记带东西的情况。 4、旅途中保证随身行李中一定有一本书以打发旅途的时间 通过这样调整之后，我的交通时间有所减少，更重要的，因为善用旅行的时间，整个航程成为了我阅读的最佳方式，几乎每次航程都可以看完1-2本书。 通过审视时间记录表，一位老板发现他的很多临时性工作来自于每天都要面对的签字工作，而原因则是因为自己的作息表没有分享给同事们，一位校长发现他的很多临时工作来自于家长的咨询电话，而原因是因为学校没有与家长沟通的日常机制，当您真正意识到了这些问题对工作有效性的伤害，才有可能正视这些问题。
 1.挑选一个专注的主题：使你的大脑沉浸于单个专注环境并坚守其中，从而让你变得更有效率。工作主题可以是你正在着手的项目，集中回复邮件等单一类型事务。 2.定好终点线：有个90分钟后便可实现的清晰目标，能帮你更好地专注。若你无法每次都按时越过终点线，也不必担心；它的存在目的就是帮你更为专注，所以瞄准它前进就好，我们可以接受有时无法实现的情形。比如写出并发布一篇博客。处理邮箱中的所有邮件，直到清空完毕。对下周所有专注时间块进行计划和安排。 3.列出行动步骤：列出你在相应时间块内要实施的具体行动。对某些时间块而言，这种做法极有帮助。特别是为不熟悉的新项目列出头脑风暴和行动步骤，以便更容易地开始工作。比如先删除收件箱中所有显而易见的垃圾邮件。再快速处理所有能在两分钟内回复完毕的信件。接着对需要回复的更长信件分类整理，并安排好回复优先顺序。然后回复较长信件中对自己最重要的那些，直至抵达90分钟的时间点。 4. 确保毫无干扰：用一切方法确保在专注时间块中，任何情况下自己都不会受到干扰，关闭你的手机，停用任何可能干扰自己的通知功能，这样你就会更有效率并拥有更深的专注度。 5.快速工作：快速思考、行动、工作。若你发现自己动作缓慢，就尽快提速！请想象自己处于竞赛之中，不得不在整个90分钟里保持强劲步伐。竞赛过后你就能好好休息。经过训练，这种工作状态可以更易实现。 百宝囊是江湖人士晚上出门必带的随身之物，其功能就像今天的手机一样不可须臾离身，当我们用以上三步骤建立了时间管理的基本框架之后，接下来就可以在自己的百宝囊里装入各类时间管理的小工具了，比如知识管理软件印象笔记、石墨文档，视频会议软件ZOOM、腾讯会议，航班管理软件航旅纵横、飞常准、办公管理软件扫描全能王、读书软件KINDLE、效率管理软件蕃茄土豆、翻译软件谷歌翻译等等等等，只有你想不到，没有你找不到，你完全可以让一部智能手机成为你提升工作效率的利器。 |
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