【原创】GMP体系下药企物料供应商管理流程和要点

一

概述

物料是保证药品质量的五大基本要素之一（人、机、料、法、环），物料管理系统是药品生产全过程管理中主要系统之一（物料管理、生产管理、人员管理、质量管理、卫生管理）。物料管理的目的是通过建立明确的物料和产品的处理和管理规程，确保物料和产品的正确接收、贮存、 发放、使用和发运，并通过采取措施防止污染、交叉污染、混淆和差错。

供应商管理是药企物料管理的起点，药品生产对原材料（原料、辅料、包装材料、其他辅助物料等）质量要求具有非常严格的标准。药企通过筛选出符合质量标准和法规要求的物料供应商，并建立合作关系，能够把控物料的质量，降低安全和质量风险。同时，也能够保障物料供应，优化物料采购成本和提高效率，确保药品持续稳定地生产。简言之，通过有效的供应商管理，药企可以建立可靠的物料供应链，确保原材料的来源和质量，最终实现药企生产风险的降低，质量和竞争力的提升。

二

GMP对物料管理的要求

在我国2011年版药品生产质量管理规范中，第六章 物料与产品，第一节 原则：第102条到109条相关描述中，明确指出了对于物料管理的基本原则，其中第102条明确了与药品相关的原辅料、包材均应当符合相应质量标准；第104条规定供应商确定和变更需要有制度程序合规进行；第106条规定与原辅料、与药直接接触的药包材的接收过程应确保与订单一致，并核实供应商是否是经过批准的合格供应商。见表1。

▲表1-药品生产质量管理规范（2011）中物料管理基本原则

条目	要求	说明
第102条	药品生产所用的原辅料、与药品直接接触的包装材料应当符合相应的质量标准。药品上直接印字所用油墨应当符合食用标准要求。进口原辅料应当符合国家相关的进口管理规定。	所有药品生产相关的原辅包应符合相应质量标准。
第103条	应当建立物料和产品的操作规程，确保物料和产品的正确接收、贮存、发放、使用和发运，防止污染、交叉污染、混淆和差错。物料和产品的处理应当按照操作规程或工艺规程执行，并有记录。	规范合理的物料和产品SOP是保障药品质量安全的必要条件之一。
第104条	物料供应商的确定及变更应当进行质量评估，并经质量管理部门批准后方可采购。	必须建立供应商管理制度
第105条	物料和产品的运输应当能够满足其保证质量的要求，对运输有特殊要求的，其运输条件应当予以确认。	运输是指在指定的区域内，所有操作的互相连结，涉及物料来源、加工 、处理 ，也包括物料的分发等。
第106条	原辅料、与药品直接接触的包装材料和印刷包装材料的接收应当有操作规程，所有到货物料均应当检查，以确保与订单一致，并确认供应商已经质量管理部门批准。	接收验货确保物料与订单一致、供应商是提前确定的合格供应商。
第107条	物料接收和成品生产后应当及时按照待验管理，直至放行。	物料存储应保证仓储区应有足够的空间，有序地存放各类物料和产品：原辅料、包装材料、中间产品、待包装产品和成品。区分待验、合格、不合格、退回或召回的物料或产品等。
第108条	物料和产品应当根据其性质有序分批贮存和周转，发放及发运应当符合先进先出和近效期先出的原则。	先进先出、近效期先出、零头先出、整包发放等原则。
第109条	使用计算机化仓储管理的，应当有相应的操作规程，防止因系统故障、停机等特殊情况而造成物料和产品的混淆和差错。使用完全计算机化仓储管理系统进行识别的，物料、产品等相关信息可不必以书面可读的方式标出。	强调了计算机化仓储管理系统的使用要求。它表明了制定操作规程、防止混淆和差错的必要性，并提到了使用完全计算机化系统时的标示要求。这些措施旨在确保物料和产品的正确管理和追溯，从而增强仓储运营的效率和数据的准确性。

三

供应商管理一般流程

有效的供应商管理，能够确保药企供应链的稳定性和可靠性，降低质量风险，提高生产效率，降低成本，并建立良好的合作关系，为药企的可持续发展提供支持。物料的供应商管理，主要工作内容大致包括建立物料标准、供应商选择、小样研究、供应商审计、采购物料等，详见图1。

▲图1-物料供应商管理一般流程

如上图，概述供应商管理各流程环节的主要内容，如下：

● 建立物料标准：药企需要制定详细的物料标准，明确所需物料的规格、质量要求、技术参数等。这些标准将作为选择和评估供应商的依据，确保所选择的供应商可以提供符合要求的物料；

● 供应商选择：包含潜在供应商筛选、生产商调查评估等环节，通过采购部门与供应商进行初步沟通后，药企需要进行供应商的全面评估和筛选。评估的指标可以包括供应商的信誉度、产品质量及合规性、供货能力和生产能力、交货准时率以及价格等；

● 小样研究：采购或索要样品：在选择好供应商之后，药企可以采购或索要样品进行物料质量的验证。这样可以确保所采购的物料符合药企的质量要求，并能在后续的质量控制中提供参考。

● 供应商审计：对通过初步筛选的供应商，药企可能需要进行供应商的审计。这涉及对供应商的运营管理、质量管理体系、设备条件、环境管理、安全管理等方面进行检查和评估，以确保供应商能够按照要求提供可靠的物料。

● 供应商绩效评估：药企需要定期对合格供应商的绩效进行评估，以衡量其在物料供应方面的表现。绩效评估可以包括交货准时率、质量合格率、售后服务、响应速度等指标。根据评估结果，与供应商进行沟通和反馈，实现持续改进和合作关系的优化。

四

供应商管理要点

● 通过供应商流程化管理，药企能够制度化、系统地确保物料质量的稳定可靠、供应链的畅通和成本的控制。一般而言，梳理供应商管理流程中的关键点控制，体现在如下方面：1）物料标准建立；2）供应商流程管理制度；3）供应商分类与分级；4）供应商批准的关键控制点；5）供应商审计；6）供应商质量回顾；7）供应商变更管理。详见表2。

▲表2-供应商管理要点和内容

1物料标准建立
物料标准建立	序号		要点	内容
	01		物料标准的来源	所有同药品生产有关的物料都需要建立质量标准，质量标准的依据可来源于行业标准、法规要求标准、药典标准、供应商标准和工艺特殊要求等；
	02		物料标准的使用	1）企业内部按标准严格检验物料：按照内部程序规定在进厂检验，复验和/或其他相关生产活动中，作为该物料唯一的现行的质量标准在企业内部使用； 2）要求供应商提供满足标准的物料：以书面形式与已批准的物料供应商建立合作，使其可以按照该标准的要求提供物料。
	03		标准的变更	依据：变更控制系统的框架内进行； 内容：标准的更改、培训，可能的工艺验证、稳定性研究、注册内容的更新和重新批准等； 评价：企业内部检验判断标准的变化以及对供应商的影响，是否能持续满足产品质量要求。
2供应商流程管理制度
企业需要按照法规要求建立供应商的评估、批准、撤销等方面的流程，建立供应商的选择原则，明确供应商的资质、分级标准、质量评估方式、评估标准、批准及撤销程序等。
3供应商的分类与分级
序号		要点		内容
01		A类供应商 （关键物料供应商）		→ 制剂：原料药、辅料、中间产品、内包材、印字包材； → 原料药：起始物料、外购中间体、精制用物料；影响产品质量的其他物料。
02		B类供应商 （一般物料供应商）		→ 制剂：制剂生产过程中起到辅助作用（溶剂、矫味剂、稳定剂等），有助于提高药物的制备效率、稳定性和使用性能的关键物料以外的辅料、包材等； → 原料药：是指用于合成原料药或进行原料药生产过程中的辅助物料（溶剂、催化剂、试剂等），一般不直接影响API质量。
03		C类供应商 （研发物料或关键/一般物料之外的辅助物料包材等）		研发使用物料、非印字外包材、生产区域的消耗品等。
4供应商批准的关键控制点
序号		要点		要求
01		批准部门		必须是质量部门批准的，且建立批准的供应商清单，并定期进行更新与核对。
02		样品的确认		新增供应商应进行样品的检测，如有需求还应进行样品小批量的试生产。
03		资质证明文件		文件应齐全并符合法规要求并应定期对其进行回顾和更新。
04		签订质量协议		与批准的主要物料的供应商签订质量协议。发放正式订单前，质量标准应经供需双方批准。否则，应有书面的合理的解释。
05		质量审计		进行现场质量审计或通过调查问卷进行评估，质量评估方式和评估标准可以有所区别。
06		合格供应商物料的使用		从经过批准的供应商处购买的物料可以直接用于上市销售产品和临床研究用产品的生产。
5供应商审计
序号		要点		内容
01		主要目的		确定供应商与相关质量要求和商务要求的符合性， 根据必要的质量标准持续的提供服务，根据需要整改和采取预防措施。
02		关键点		关键物料实施现场审计，特殊原因可以通过函审代替。审计人员应具有相关的知识背景和实战经验。
03		审计物料分类		依据物料对生产和产品质量的影响程度，物料可分为A、B、C三类： → A类物料：对产品质量有重大和直接影响； → B类物料：对产品质量产生一定影响或局部影响； → C类物料：对产品质量不产生影响。尚在实验室阶段还不能转化为药品生产的实验室样品所需的原辅料、包装材料也可划分为此类物料。
04		物料审计 频次和要求		A类物料供应商应每年组织审计一次。若出现1批进厂检验不合格或使用过程发现潜在的质量问题时，暂停该供应商物料进货，并制定现场审计计划，审核合格后方可继续作为合格供应商，否则取消合格供应商资格。
				B类物料供应商一般不进行现场审计，主要是样品检验和资质审核。厂商提供样品，质量部门在样品送检之日起，3个工作日内组织检验。若出现连续3批进厂检验不合格或使用部门发现潜在的质量问题时，质量管理部书面通知供应部门暂停该物料进厂并制定现场审核计划，审核合格后方可继续为合格供应商，否则取消合格供应商资格。
				C类供应商不进行审计，主要是样品检验和资质审核。不合格退货或让步接收，列入月度评价。 让步接收：是企业在基本质量保证的状况下，对产品的部分缺陷有限度有评审的接收。这是一个ISO9001里面的词。在台资企业，这个词又叫'特采'。
05		必须审计的情况		首次审计、有因审计、追踪检査、再审计。
06		主要内容		资质证明文件、质量保证系统、人员机构、厂房设施设备、生产工艺流程、物料管理、质量控制、文件系统等。
6供应商质量回顾
序号		要点		内容
01		回顾周期		定期（如一年一次）对供应商的供货质量情况进行评估。
02		回顾内容		投诉、偏差、OOS、不合格率；审计结果；运输、到货、售后服务等；资质回顾和更新。
03		回顾依据与应用		企业应建立供应商质量评估的标准和相应的CAPA；根据供应商质量回顾的结果，来决定次年供应商的分级情况。
7供应商变更
序号		要点		内容
01		变更类型		企业主动的变更、供应商采取的变更；
02		研究工作		企业应根据变更管理的要求，以及NMPA在2021年2月10日出台的《已上市化学药品变更事项及申报资料要求》指南，对不同类型的变更提起变更申请，进行相关研究工作及在政府部门进行再注册或备案（根据变更对药品安全性、有效性和质量可控性产生影响的风险，指南对变更分为三类：重大变更、中等变更、微小变更，分别对应的变更管理路径为审批类变更、备案类变更和报告类变更）。

五

结束语

药企供应商管理是GMP质量体系建设中不可或缺的一部分。通过建立科学有效的供应商管理机制，不仅能够保证药品质量和供应的可靠性，还能够提高生产效率、降低成本和建立良好的品牌声誉，为药企的可持续发展提供坚实的基础。

药企物料供应商管理的要点概括起来，体现在建立完善合规的供应商管理制度，重点要关注：1）供应商选择与评估（供应商分类分级、供应商审计等）：是药企供应商管理的关键环节，需要评估供应商的质量管理体系、生产能力和信誉等方面；2）供应商审核批准的严格把控（供应商批准的关键控制点）：建立明确的质量协议和/或供应合同，并进行合同履行的监督和管理，管理供应商的交货准时率、合格率，确保药品能够按时按质交付；3）强化质量管理（供应商质量回顾、供应商变更），对供应商提供的药品进行抽样检验和定期质量评估。风险管理是不可忽视的，对供应商的风险进行评估和管理，确保供应链的稳定性和安全性。

参考文献

[1]《药品生产质量管理规范》（2011版）.

[2]孙丽美, 类丽丽. 药品生产用物料供应商现场审计的管理研究.医药卫生, 2021,6:2.

[3]李放.制药企业良好的供应商管理模式构建的研究[D].西北大学,2010.

[4]孔飞,徐世豪,田茂权.制药企业生产环节中的物料控制管理浅析[J].医药, 2022(11):4.

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编辑 | 注册圈   作者 | 阳光雨露