|
一、识别问题 (一)了解费用业务整体情况 在启动上市规范化工作之前，需要与企业的核心员工及关键岗位人员进行沟通，以全面了解企业的费用业务总体情况。 主要了解的内容包括: 1.费用业务的范围。即费用报销业务大概包括哪些类型，有哪些是企业运营中最主要的费用类型。这方面需要询问实际控制人、财务负责人以及相关业务部门负责人，收集各方面信息。 2.哪些费用与企业主营业务直接相关。这些与主营业务收入对应的费用类型，往往是企业最主要的费用支出，因此需要重点关注。例如对于货运企业来说，运输成本是与主营业务直接挂钩的主要费用;对于酒店业来说，房租、水电及人工成本是主要相关费用。 3.哪些费用与企业生产经营密切相关。这类费用虽然与主营业务收入没有直接对应关系，但它们往往在一定程度上决定或者影响了企业的盈利水平，因此也需要重点关注。例如无形资产摊销、销售佣金等。 在沟通了解的过程中，还需要关注业务实质，从法律形式和商业实质两个角度审视费用业务，判断两者是否匹配。例如对于差旅费报销，要查看产生该项费用的工作任务安排或会议通知等法律形式，并询问相关人员该项工作的具体商业目的及效果。如果法律形式和商业实质吻合，则表明该项费用业务合理，反之则需进一步调查和规范。 同时在此过程中，需要固化清晰的商业逻辑，为后续形成标准化、规范化的制度和流程打基础。这包括明确的合同格式、标准的原始单据模板、规范的审批流程等，使同类业务形成标准化处理模式。 例如对差旅费报销可以制定标准的差旅费用报销单，包括报销人、差旅事由、出差地点、行程时间等基本信息，以及各项明细费用(交通费、食宿费用、公杂费等)的填写；并要求出差人在报销前填写该格式化报销单，作为后续审批、报账的依据。 添加下方微信 了解更多IPO干货 扫码领取 《IPO全流程时间表》 (二)检查现有费用报销管理制度 当前企业如果已经建立了费用报销管理制度，则需检查该制度的健全性以及执行效果。主要检查以下两个方面: 1.制度本身是否健全，内容是否完善。检查制度中是否明确规定了费用报销的范围和类型、审批流程、审批权限等关键内容。若制度内容完备，则表明企业在此方面已经有一定管理基础。 2.制度的执行效果如何。查看历史报销单据和数据，判断企业在实际操作中是否能够严格按照制度要求开展工作，若有偏差则制度执行效果差。 若企业的现有费用报销制度健全，并在实际中能够严格有效执行，则说明在此方面运作良好。此时启动上市规范化，只需在原有制度的基础上进行必要的补充和调整即可。 但对于中小企业来说，更普遍的情况是现有费用报销管理制度不健全，或制度本身内容完善，但在实施中无法有效执行。这就需要在推进上市规范化过程中，重新构建系统、可行的费用报销管理制度和流程。 (三)翻查近期记账凭证 在启动规范化工作之前，需要详细查阅企业近期的会计账务处理凭证，时间跨度至少要覆盖最近两个月。若条件允许，最近1个月和12个月的凭证最好都包含在内(即1月和12月)。 主要关注以下几个方面:
2.会计核算。同时要查看与原始单据对应的账面记录，是否符合会计准则要求，反映真实的业务情况，科目选择、金额计算等是否恰当。这需要财务人员和相关业务人员配合说明。 3.业务实质。仅凭单据和账面记录常难以判断业务真实合理性，还需要了解操作的商业实质。因此在此过程中需要向相关业务部门和员工访谈，弄清楚有疑义的业务在商业上的具体目的、效果等，从而判断其知会性。 4.报销单填写。在对照原始单据和账务处理的同时，要重点检查报销单的填写情况。报销金额、时间、事由、部门、费用类别等是否清晰准确。这关系到后续新制度的执行效果。 (四)询问无票业务情况 了解企业费用报销总体情况的同时，还需要重点关注无发票业务的情况。主要询问以下几个方面：
2.无发票报销的金额大小。若只是偶尔少量报销，影响较小;若无发票报销占比较高，则需重点关注。 3.是否影响数据的真实性。无发票报销是否频繁，导致相关费用或成本科目数据失真。 通过上述几个方面对无发票报销情况的了解，可以判断无发票业务对企业的影响大小，并在后续制定规范措施。 二、构建证据链条 在前期识别问题的基础上，接下来需要为各项费用业务构建完整的证据链条和支撑材料，为后续的规范管理和合规审计提供基础保障。主要分为两个层面: (一)原始单据 这里主要指企业外部取得和内部分支的各类第一手收据/原始单据。其中典型的包括: 1.发票。作为支出证据的经常性证明文件，涵盖了大多数的日常类费用报销业务。 2.费用报销单。由内部人员填报的支出报告单，是反映具体支出目的、部门的重要凭证。除提交发票外，还需要提供其他支持性材料(任务单、合同等)。 3.其他原始单据。在特定的非日常报销场景下，若无法取得发票，则需要提供其他替代性的原始单据，证明该项支出的真实性和必要性。 这一层面的要求是，每一笔费用支出必须有可靠、合规的原始单据支持，否则难以判断真实性，不应纳入成本和费用核算范围。 (二)审批单据 在原始单据的基础上，还需要形成系统、规范的内部审批记录和单据，验证其合理性并形成账务处理指令。这通常由以下两部分构成: 1.费用报销审批单。在报销实际金额前，提交相关事由和原始单据，负责部门负责人在此审批单上签字，确认支出事由、金额的真实性。 2.签批记录。审批单在各级负责人之间流转时，留存有明确的签名、日期等，证明审批流程和步骤完整，并有明确的责任追溯。 至此构建起从原始业务到账务处理的全流程证据链条。这为后续制度执行和规范化奠定了基础。 三、控制增量业务 在准备阶段的问题识别和业务证据构建完毕后，接下来就是要正式展开费用报销管理和核算工作的规范化。可以大致分为增量业务的管理和存量问题的清理两个关键方面。 首先需要从新发生的增量业务开始，严格控制其从产生到核算的全过程，使其按照新制度和要求规范运行。主要工作包括两个层面: (一)确定费用项目和归集口径 1.根据企业的未来信息披露和投资者交流的需要，合理设置费用归类的项目口径和科目。这需要考量同行业上市公司的业务类型和信息披露要求，对本企业的费用进行类似的划分，以便后续与行业可比公司逐项对标; 2.在报销单模板或制度中，明确要求准确填写费用类别归属，不得随意填写或选择; 3.定义明确的费用归属口径。原则上按照“谁使用，谁受益”进行归集。即对共同发生的费用，按照受益部门进行分割; 4.对共同发生的费用，需要编制专门的费用分配表，明确费用占比、分割原则等，不能简单按均分处理。 (二)发布费用报销管理制度 1.在确定好费用项目和归集口径后，需要尽快制定和发布新的费用报销管理制度文件，确保所有新发生费用都在新制度指引下操作。 2.制度中需要明确规定报销范围和类型、具体的项目口径、归集原则、操作流程和审批权限等，使之系统、具体、可操作。 3.加强培训和考核，推进新制度的贯彻执行，建立持续反馈机制，及时更新和优化。 四、梳理存量业务 除了增量业务的规范化控制，也需要重点关注已发生的存量业务，梳理其中的不合规内容，使其与新制度衔接，达到账面数据的规范化。主要分两方面进行: (一)清理存量费用业务 针对已发生的各类费用，需要全面清理梳理、标准化处理。主要工作包括: 1.逐笔统计总结现有的原始费用单据。在标准模板的统计表上，逐笔填写原有费用的项目类别、归属部门、原始单据编号等信息。这是一个极为基础也极为关键的工程，后续全部梳理依赖基础数据的准确。 2.统计范围既包括已在账面核算的费用科目现金流，也包括那些本应计入但未入账的费用支出。这需要全面调取银行流水、往来等原始记录，尽可能收集所有有效信息。 3.对需要进行拆分处理的复合单据，在统计中进行特殊标识，留待后续处理。常见情况包括原始凭证把多个类别的费用进行了合并甚至错误处理，这些需要拆解开并重新构建支出单据和账务记录。 4.按照新的制度要求，合理重构原有的费用项目和归属科目，使之与新制度相匹配，为后续的规范运行与审核检查做准备。 (二)处理无票业务 在梳理过程中，往往会发现一定占比的无法提供发票或其他有效票据证明的无票业务。这部分也需要专门处理: 1.若是票据丢失的情况，在商业合理性无误的前提下，可以先予以入账;但在处理税务上需要与主管机关协商，避免重复扣除或逃逸税收; 2.若是无法取得任何有效原始单据证明的，则直接按无票业务处理，只能计入财务费用不得税前扣除。 (三)处理挂账费用 除上述情况外，一般还会发现有部分费用并未结转，而是长期挂账在预付账款等科目上，形成资产的虚增。这部分挂账也需要专项处理: 1.挂账项目需要详细清查和核对，考虑是否属于占用资金或提取股权的情形。若属实，则需要从全面解决关联往来和补足注册资本等层面统筹考虑，以规范会计处理和合法合规运作; 2.若无法获取有效票据证明，同样需要直接按无票业务规范入账。避免继续膨胀虚拟资产。 综上所述，在中小企业推进上市规范化和财务合规化过程中，加强对费用报销环节的重视和治理尤为关键。需要从识别问题入手，构建证据链条，控制增量业务，清理存量差错，使费用核算实现从源头到账面全流程规范化，为审计和合规运作夯实基础。 在企业上市的过程中，财务工作量占上市工作总量的60%，并且企业的财务合规程度，关系到企业能否顺利上市。 财务总监作为企业的核心高管，对企业的发展和上市起着至关重要的作用，这不仅要求企业的财务总监具备较高的财务水平，还需掌握企业上市等资本运作内容。 |
|
|
