给工作做减法——工作中的断舍离

昵称41337140 2017-03-24

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你在工作的时候，有没有留心过周边的环境和物品呢？比如说，在集中办公区域办公的你，看一看周围的办公桌，有没有把桌子整理得特别干净整洁的同事呢？再看一看你自己的办公桌，是不是自己喜欢的小装饰品或者已经很久没有用的文件夹在无意中占据了你大量的办公空间呢？会不会在终于找到自己想要的资料，要把它拿出来的时候，桌上出现了大雪崩式的混乱呢？

今天我们就来聊一聊：如何通过整理工作中的物品来达到断舍离的效果。

断舍离是什么？

断：断绝不需要的东西，舍：舍弃多余的废物，离：脱离对于物品的执着。

丢弃不需要的事物，避免过于执着，整理心中的混沌，将自己从自己堆砌的重负中解脱开来，从而达到轻松愉快的生活状态。断舍离这一理念，同时也非常适用在办公室，一旦养成这样的习惯，它为你带来的工作效率的提升和精神压力的减轻都将是显而易见的。

那我们该如何在工作中断舍离？

Tip1：把头脑清空吧

在现代社会快节奏的生活中，我们每天都要处理各种各样的事情。学习、工作、家庭、个人……事情一多，难免觉得烦心，总觉得千头万绪，却无处下手。脑中考虑的事情太多，会容易因为处理不过来或疏忽大意而造成严重的心理负担，让自己处于焦虑的状态下，像背着沉重的负担，无法自如地前行。

其实，不如用笔将这些待办事项一条一条写下来，进行思绪整理。整理思绪的过程也是将大脑清空的过程，清空之后，才能集中精力去一件一件地处理，不用考虑太多。一支笔、一张纸，将盘踞在你心头的想法全都付诸笔端，你会发现，每写下一件就好像从心里卸下了一份沉重的货物。当你将脑中的想法全部清空时，大脑也将从重负中解放出来。

写在纸上的待办事项，可以根据事情的轻重缓急程度来安排处理的顺序，既能为重要的事情预留大部分时间和精力，也不会因为忙碌而忘记了琐碎的小事。

找到纸和笔，把脑中记挂的事情全都写下来，不用分是工作还是私事。之后，分成“开始行动”和“暂未行动”两类。

在“开始行动”这一大类中，将两分钟内可完成的事优先处理掉。复杂事务可以分类到“计划”里，等待用一整块的时间和充足的精力去全力完成；紧急的事务列入“首要”里，是接下来立刻要去着手做的事情；拜托人的事情列入“等回信”；不急的事情列入“日历”。

“暂未行动”中，必要的内容列入“资料”，将来实施的列入“期待”，不会再接触的则可以丢进垃圾桶。（以上均为建议，具体如何命名分类按自己的喜好而定。）

Tip2：电脑界面的整理整顿

在电子化办公普及的今天，电脑中的文件才是我们平时接触得最多也最重要的文件。如果电脑中的文件十分混乱的话，工作起来也十分吃力。整理电脑文件，建议先从电脑桌面开始整理。

1.桌面图标不超过三排

我们喜欢从桌面找文件，那么可以将桌面上的文件进行分类，再归类到某个专门储藏该类文件的文件夹中。再通过建立文件夹快捷方式的形式，快速找到文件。其次，将不经常使用的软件的快捷方式删除，只保留经常使用的软件图标，也方便在需要软件的时候快速找到它们。在经过这样的整理后，确保电脑桌面的图标不超过三排，就能保持电脑桌面的整洁，工作起来也更加方便。

2.文件夹不超过三层

虽然文件夹下可以一直新建子文件夹，但不断点开层层的文件夹去寻找资料，也是一件非常耗时的事情。一不小心，你的重要资料就淹没在一层又一层的文件夹中。从现在开始养成文件夹最多不超过三层的习惯吧，在目光所及的范围内横向平铺，让你对自己的工作一目了然。

3.文件更新后旧版本应该及时删除

软件的更新换代常常发生，文件也会不断地进行修改，当我们更新了软件新版本，确定了最终的文件后，就可以及时地把旧版本软件安装包和旧的文件删除，给电脑足够的空间去运行。

Tip3：整洁的办公桌能促进思考

某著名学院经过多年的研究，发现一个有趣的现象：幸福感强的成功人士，往往居家环境十分干净整洁；而不幸的人们，大部分通常生活在凌乱肮脏中。此言一出，舆论哗然，但仔细一想似乎说得又有些道理。有句古话说得好：“一屋不扫何以扫天下”，连一间房子都整理不好，怎么能够治理天下？打扫房间的过程，就是断舍离的过程，是你与环境的互动过程，整洁的环境能够显示出一个人的逻辑性和条理性。所以说，房间能够反映出一个人的生命状态。

办公环境也是如此，人的心理状态会通过办公桌及周围环境表现出来，桌面整洁的人，工作起来肯定也是干净利落。如果办公桌是整洁有序的，那么工作起来思维会更有条理。办公桌杂乱无章或是堆放很多与工作无关的物品，会分散注意力，长此以往将养成不严谨的工作态度。一个人如果长期在一个乱糟糟的办公环境中办公，人会被办公桌围绕的工作环境同化，思维也容易变得杂乱无章。

1.将办公文件都有序地归档整理

将原本随意堆砌在办公桌上的文件进行一个分类整理，比如哪些资料是已经过期、可以丢弃的；哪些资料是现在不需要但日后还需要的，单独整理出来；哪些资料是正在使用的，可以放在离办公区域稍微近一点的地方，单独整理好。办公桌上只摆放正在进行的工作文件；在短暂的休息时间中，花短暂的时间简单地做好下一项工作的准备；下班后将桌面上的文件和资料收好放入文件柜或抽屉中。

2.除了办公资料和办公用品，办公桌上不要放太多与工作无关的东西，并将电脑角度调整到合适的位置。可以根据自己的工作性质放一些工作需要的小工具，比如文具盒、笔筒、文件夹等等。

3.办公桌可以按照区域分割。（这里用最普通的办公桌举例，根据个人办公环境和习惯的不同可做相应的调整）

桌面上：这是最常用的部分，所以尽量保持整洁，给它足够的空间在必要的时候做笔记等等。

左边或右边上面的抽屉：这是最顺手的一个位置，可以放签字笔、笔记本、优盘、各类数据线等常用的工作物品。

左边或右边中间的抽屉：可以放一些个人物品，比如化妆包、备用物品、女生的卫生物品、维生素、茶包、小零食等。

左边或右边下面的抽屉：这里的使用频率通常不高，所以可以放小毛毯或者休息时用的平底鞋等。

桌面中间正下方的抽屉：这里可以放一些重要的工作资料，比如需要保密的文件、不方便被别人看到的工作记录等（必要时可以上锁）。

桌底：尽量不要用来收纳。有垃圾桶的建议一天一清。