控制采购是管理采购关系,监督合同绩效,实施必要的变更和纠偏,以及关闭合同的过程。本过程的主要作用是,确保买卖双方履行法律协议,满足项目需求。本过程应根据需要在整个项目期间开展。图 12-6 描述本过程的输入、工具与技术和输出,图 12-7 是本过程的数据流向图。 图 12-6控制采购:输入、工具与技术和输出 图 12-7控制采购:数据流向图 买方和卖方都出于相似的目的来管理采购合同,每方都必须确保双方履行合同义务,确保各自的合法权利得到保护。合同关系的法律性质,要求项目管理团队必须了解在控制采购期间所采取的任何行动的法律后果。对于有多个供应商的较大项目,合同管理的一个重要方面就是管理各个供应商之间的沟通。 鉴于其法律意义,很多组织都将合同管理视为独立于项目的一种组织职能。虽然采购管理员可以是项目团队成员,但通常还向另一部门的经理报告。 在控制采购过程中,需要把适当的项目管理过程应用于合同关系,并且需要整合这些过程的输出,以用于对项目的整体管理。如果涉及多个卖方,以及多种产品、服务或成果,就往往需要在多个层级上开展这种整合。 合同管理活动可能包括:
控制措施的质量,包括采购审计的独立性和可信度,是采购系统可靠性的关键决定因素。组织的道德规范、内部法律顾问和外部法律咨询,包括持续的反腐计划,都有助于实现适当的采购控制。 在控制采购过程中,需要开展财务管理工作,包括监督向卖方付款。这是要确保合同中的支付条款得到遵循,确保按合同规定,把付款与卖方的工作进展联系起来。需要重点关注的一点是,确保向卖方的付款与卖方实际已经完成的工作量之间有密切的关系。如果合同规定了基于项目输出及可交付成果来付款,而不是基于项目输入(如工时),那么就可以更有效地开展采购控制。 在合同收尾前,若双方达成共识,可以根据协议中的变更控制条款,随时对协议进行修改。通常要书面记录对协议的修改。 12.3.1 控制采购:输入12.3.1.1 项目管理计划见 4.2.3.1 节。项目管理计划组件包括(但不限于):
12.3.1.2 项目文件可作为本过程输入的项目文件包括(但不限于):
12.3.1.3 协议见 12.2.3.2 节。协议是双方之间达成的谅解,包括对各方义务的一致理解。对照相关协议,确认其中的条款和条件的遵守情况。 12.3.1.4 采购文档采购文档包含用于管理采购过程的完整支持性记录,包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和其他往来函件。 12.3.1.5 批准的变更请求见 4.6.3.1 节。批准的变更请求可能包括对合同条款和条件的修改,例如,修改采购工作说明书、定价,以及对产品、服务或成果的描述。与采购相关的任何变更,在通过控制采购过程实施之前,都需要以书面形式正式记录,并取得正式批准。在复杂的项目和项目集中,变更请求可能由参与项目的卖方提出,并对参与项目的其他卖方造成影响。项目团队应该有能力去识别、沟通和解决会影响多个卖方的工作的变更。 12.3.1.6 工作绩效数据见 4.3.3.2 节。工作绩效数据包含与项目状态有关的卖方数据,例如,技术绩效,已启动、进展中或已结束的活动,已产生或投入的成本。工作绩效数据还可能包括已向卖方付款的情况。 12.3.1.7 事业环境因素能够影响控制采购过程的事业环境因素包括(但不限于):
12.3.1.8 组织过程资产能够影响控制采购过程的组织过程资产包括(但不限于)采购政策。 12.3.2 控制采购:工具与技术12.3.2.1 专家判断见 4.1.2.1 节。应征求具备以下专业知识或接受过相关培训的个人或小组的意见:
12.3.2.2 索赔管理如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见,或对变更是否发生存在分歧,那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。此类有争议的变更称为索赔。如果不能妥善解决,它们会成为争议并最终引发申诉。在整个合同生命周期中,通常会按照合同条款对索赔进行记录、处理、监督和管理。如果合同双方无法自行解决索赔问题,则可能不得不按合同中规定的程序,用替代争议解决方法(ADR)去处理。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。 12.3.2.3 数据分析用于监督和控制采购的数据分析技术包括(但不限于):
12.3.2.4 检查检查是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查,可能涉及对可交付成果的简单审查,或对工作本身的实地审查。在施工、工程和基础设施建设项目中,检查包括买方和承包商联合巡检现场,以确保双方对正在进行的工作有共同的认识。 12.3.2.5 审计见 8.2.2.5 节。审计是对采购过程的结构化审查。应该在采购合同中明确规定与审计有关的权利和义务。买方的项目经理和卖方的项目经理都应该关注审计结果,以便对项目进行必要调整。 12.3.3 控制采购:输出12.3.3.1 采购关闭买方通常通过其授权的采购管理员,向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求,通常已在合同条款和条件中规定,并包括在采购管理计划中。一般而言,这些要求包括:已按时按质按技术要求交付全部可交付成果,没有未决索赔或发票,全部最终款项已经付清。项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果。 12.3.3.2 工作绩效信息见 4.5.1.3 节。工作绩效信息是卖方正在履行的工作的绩效情况,包括与合同要求相比较的可交付成果完成情况和技术绩效达成情况,以及与SOW预算相比较的已完工作的成本产生和认可情况。 12.3.3.3 采购文档更新采购文档更新可包括用于支持合同的全部进度计划、已提出但未批准的合同变更,以及已批准的变更请求。采购文档还包括由卖方编制的技术文件,以及其他工作绩效信息,例如,可交付成果的状况、卖方绩效报告和担保、财务文件(包括发票和支付记录),以及与合同相关的检查结果。 12.3.3.4 变更请求见 4.3.3.4 节。在控制采购过程中,可能提出对项目管理计划及其子计划和其他组件的变更请求,例如,成本基准、进度基准和采购管理计划。应该通过实施整体变更控制过程(见 4.6 节)对变更请求进行审查和处理。 已提出而未解决的变更,可能包括买方发布的指示或卖方采取的行动,而对方认为该指示或行动已构成对合同的推定变更。因为双方可能对推定变更存在争议,并可能引起一方向另一方索赔,所以通常应该在项目往来函件中对推定变更进行专门识别和记录。 12.3.3.5 项目管理计划更新项目管理计划的任何变更都以变更请求的形式提出,且通过组织的变更控制过程进行处理。可能需要变更的项目管理计划组件包括(但不限于):
12.3.3.6 项目文件更新可在本过程更新的项目文件包括(但不限于):
12.3.3.7 组织过程资产更新作为控制采购过程的结果,需要更新的组织过程资产包括(但不限于):
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来自: KyunraWang > 《1.12.项目采购管理(3)》