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在职场上，我们常常有这样的经历，半天下来忙得连口水都没时间喝，却没完成一件工作。 早上泡杯茶放在办公桌上，打开电脑，收到好几封邮件，一封封回复过去，还没喘口气，被上司叫去开了个会，刚回来，还没整理好会议记录，又收到几封邮件，回了若干微信，其间还有几个同事来请教工作问题，一一给予解答之后，发现会议记录还没完成，就已经到中午了。 到底是什么让我们工作效率低下呢？ 在诺特伯格的《番茄工作法图解》这本书中提到了一个词，即“注意缺乏特征”。它所描述的正是现代社会的生活方式，信息爆炸将人们的时间变得碎片化。我们的工作难免出现中断，而每一次中断都意味着大脑信息的丢失，要找回这些信息需要耗费一定的时间，因此，我们难以高效开展工作。 诺特伯格曾经写过好几年程序。众所周知，程序员在工作中被打断是一件特别痛苦的事情。一旦工作被打断，就会陷入低效率之中。为了提高工作效率，诺特伯格学习了番茄工作法，并投入到实践之中。当他发现这种方法在提高工作效率方面效果显著的时候，又开始教别人用，最后完成了这本《番茄工作法图解》。 在《番茄工作法图解》一书中，诺特伯格为我们详细讲述了番茄工作法的由来和原理，描述了使用步骤和注意要点，让我们深刻的认识番茄工作法的精妙之处，并且能够合理利用这种方法，真正提升工作效率。 25分钟内专心做好一件事我们之所以会陷入低效率，往往在于事情太多太杂，没有做好合理的安排，在同一时间想做太多的事情，到最后，每一件事都没有完成。 诺特伯格告诉我们，要想提升效率，就要在特定的时间内专心做好一件事，他把这个特定的时间确定为25分钟。这种思想正是番茄工作法的核心。 佛朗西斯科·西里洛是番茄工作法的创始人。在大学期间，他的学习效率很低，看书完全找不到状态，为此，他感到非常苦恼。 为了改变自己的学习状态，他对自己说：“你就不能认真学10分钟吗？”为了计时，他找来厨房定时器，一个长得像番茄的钟。 正是在这个番茄计时器的帮助下，他得以真正沉下心来学习。当番茄钟响铃的时候，佛朗西斯科·西里洛体会到了成就感。在休息片刻之后，他再次扭动番茄钟，开始下一个10分钟。这便是番茄工作法的由来。 当然，番茄工作法并非这么简单，它有一整套流程。具体来说，分成四个阶段： 首先，我们要有清晰的工作计划。头一天下班之前，或者当天上班之前，我们要制定好第二天的行事历，清晰的写出当天要完成的各项工作。 譬如今天要回复多少邮件，完成会议记录，编制事务通知，并予以发放等等。在列出行事历之后，每项工作的轻重缓急，时间顺序一目了然，这时，我们就可以开展工作了。 其次，我们扭动番茄钟，开启第一个25分钟。我们开始着手办理最重要且最先需要完成的工作。在这段时间里，我们不仅需要完成工作，还要做好记录。 例如记下一天中，我们有多少个完整的番茄钟，有多少个番茄钟被打断。对于记录好的内容，需要进行归档。 再次，我们要对记录的内容作出评估。假设我们把每个时间段设置为25分钟，结果发现一天下来，没有一个番茄钟是完整的，这就说明当前设定的番茄钟时间过长，需要缩短。 最后，在评估的基础上作出调整。如果平均十分钟就会被打断一次，那么我们不妨对番茄钟作出调整，将其缩短为10分钟。 事实上，在我们执行番茄工作法的过程中，被打断是在所难免的。如果总是被打断，番茄工作法还能继续实行吗？答案是肯定的。 二、番茄钟被打断了怎么办？即便被打断，番茄工作法也有解决的办法。要想解决问题，就需要分析问题产生的根源。被打断的原因大致可以分成两类： 第一类是内部中断。这种中断的原因在于我们自身。 我们在工作的过程中，常常需要上网查找资料，在浏览网页的时候，往往会被一些标题新颖的文章吸引。我们忍不住点开了文章，仔细品味了一番。这个时候，我们的工作已经被打断了。这种经历很多人都有，他们在读完文章之后，甚至直接关闭了网页，连之前打开网页的原因都忘记了。 类似的情况很多。解决起来也并不麻烦。如果我们在工作过程中想去做其他事情，可以告诉自己，这件事并不重要，可以放到休息时间去做。如果怕忘记了，可以记录在我们的行事历当中。 这样，我们可以继续工作，等到番茄钟响铃，再去读有意思的文章。工作没有被打断，高效率得以维持。有意思的文章也阅读了，让我们感到身心愉悦，为下一次投入工作做好充足的准备。 当然，在最初的时候，克制自己的行为必然有一定难度。就如番茄工作法的发明者西里洛，他在开始的时候也只能坚持10分钟。所以，初学者可以适当缩短自己的番茄钟，等经过一段时间的努力，适应了番茄工作法，再慢慢调长时间，最后达到25分钟。 第二类是外部中断。顾名思义，就是中断原因来源于外部。 我们可以把微信群消息设置为不提醒，可以暂时拔掉电脑的网线，如果有面谈，也可以适当推迟。 例如你在认真工作的时候，同事突然来请教。你不可能不理睬同事，这不利于你在职场上取得发展。那该如何去做呢？ 其实跟第一种情况类似，你可以先把同事找你这件事记录下来，与他约定时间，等到某个时间主动去联系他，为他解决问题。当然，你必须信守承诺，否则下一次，同事可不会再跟你约时间。 那么，如果找你的不是同事，而是领导，并且领导还非常着急，又该如何是好呢？那我们就只能中断番茄钟了。难道为了保护番茄钟得罪领导，让领导觉得我们拎不清吗？ 等到领导跟你说完了事情，你这才发现，原来是自己的工作漏做了。这说明你在早上确定行事历的时候不够周全，那么下班前的复盘就显得格外重要了。我们需要不断吸取教训，完善工作。 中断事件不同，产生的原因各异，对待不同的情况，我们采取的方法也是大相径庭的。在采用番茄工作法的过程中，学会灵活应变非常关键。 运用番茄工作法，懂得应变很重要我们运用番茄工作法的目的在于提高工作效率，而不是拘泥于番茄工作法，导致我们的工作处处受到限制。所以，在使用番茄工作法的时候，应变是必须的。 例如在番茄钟的选择上，我们可以灵活选取。有的人不喜欢番茄钟跳动的滴答声，番茄钟的响铃声音较大，会打扰到周边的同事。为此，我们也可以用手机闹钟来代替，将响铃调整为振动。 除了番茄钟的形式可以调整，番茄钟的设定也是灵活的。 很多公司在每周一早上会召开例行晨会。晨会并不是一上班就召开的，可能在上班后40分钟召开。那么在这段40分钟的时间里，我们可以设置一个35分钟的番茄钟。由于其他番茄钟的时间长度都是25分钟，两者无法做对比，所以这段35分钟的番茄钟可以不记录。 每个人都有自己独特的工作风格，每个人的番茄工作法也不尽相同，只要把握核心思想，就足以运用这种方法提高工作效率，让我们在杂乱无章的工作中得到解脱。事实上，只有懂得了应变，我们才真正掌握了番茄工作法的精髓。 当我们感慨于工作繁忙的时候，当我们陷入繁杂事务无法自拔的时候，当我们苦恼于无法高效工作的时候，不如读一读诺特伯格的《番茄工作法图解》，学会番茄工作法，运用番茄工作法，成为高效工作的职场达人。 |
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