怎么花物业费， 才能防止业主们对采购结果说三道四？

小区的物业费，是“全体业主共同筹集起来用于自己小区管理服务的资金（基金）”的理念，已经逐步取代了“每个业主向物业服务企业购买服务（产品）的对价”的理念。既然是全体业主“众筹”的资金，那么全体业主当然对资金的使用有知情权。至于裁决权当然不能由每个业主持有，那样就会发生一个人一个观点导致物业服务企业无所适从的窘境，这将直接影响小区的管理服务计划的正常施行。因此，知情权归每个业主，但决定资金使用的对错的权利只能由业主组织决定或人民法院裁定。

很多物业服务企业或业委会委员们都担心，一旦“财务（银行账单、账目）全公开、物业管理ISO体系和过程记录全公开”，则必定会有邻居去查阅这些信息，一定会导致对某个采购的对错发生“扯皮”现象，例如5元的东西6元买来到底对不对？5元的东西3元钱买来了质量到底是否能保证？

在所有权与管理权不分离的“农耕时代”，作出某个管理采购决定的是所有权人自己，买到了贵的物品或买到了质量略低的物品，只要交易过程不涉及欺诈，则结果由其自己承担。但纵观国外当年资本主义生产本身已经使那种完全同资本所有权分离的指挥劳动比比皆是 。这种指挥劳动，就标志着“管理权”已经从资本家对资本、财富的“所有权”中分离。因此，作为受资本家委托的为达到资本家目的而指挥相关劳动过程的经理人，就必须与资本家之间建立一个对采购物品价格和管理过程的确认机制，后者的典型是质量管理体系（例如ISO9001等），而前者一般缺少明确的标准，但凭本人从年轻时在国外企业任职和研究的结果证明，其解决思路也是有一整套完整的体系。借鉴其思路，在几百上千业主共同拥有的住宅小区物业费的使用过程中，其主要策略如下：

1、业主方确定物业公司制定的采购制度（其中包括招投标制度、三方比价制度、定点超市采购等指令性制度和包括不得在农贸市场购买物品的禁止性规定等）；

2、对物业服务企业用物业费资金所采购的物品，不能以价格定对错，即不能因价格高而认为采购中可能有回扣，价格低而认定质量可能有问题。而以其是否严格遵守了业主们同意的制度。只要严格按照制度做的，价格和质量业主们都得“认”；

3、如果业主们发现经过业主们确定的制度流程，仍然在采购中产生了不合理的价格或不合格的质量，那么说明业主们的制度还有缺陷，管理人和业主们共同来修补制度；

4、从新制度开始运行以后，一切照上面的思路进行。

采用这样国际上企业通行的制度管理思路，加上管理人必须制定好年度采购计划和资金预算，能将物业管理过程中几乎所有的资金使用部分的开支都实现合理化。

当然，临时急用的少量特别开支，由项目负责人自己担当、做出决定。没有按照制度做，书面写明理由（如发生泥石流时临时雇用挖掘机械施工等）即可。如果某项目负责人总是发生这样的事情，那么业委会则可以考虑更换他（她）。因此，商品房小区业主的物业费财务公开，并没有大家想像得那么复杂。

此外，供方的稳定也是住宅物业管理的重要保障。经常更换供方，经常以最低价格寻求供方，除了为了获得超额利润的商人外，在共同资产管理活动中是大忌。稳定的供方，才是稳定的物业管理服务的保障。

住宅物业管理活动中，供方无非有如下几类（几级），维修养护单项（保安、保洁、绿化、电梯、化粪池清掏和管线疏通、供电站等）的外包管理；零星维修材料的采购（楼道内的灯泡、电闸、电线、油漆、工具等工程施工材料）的供方管理；非计划内的零星采购的供方选择。根据对国外物业管理的考察和实践，合理的机制如下：

如果是对诸如保洁、保安、绿化等需要对外发包的项目，合理的对策是：

1、合同中约定甲方（我方委托的管理人）有权随时解除合同，以便在乙方工作实在太差时终止合同关系，或在甲方发现合同订立有明显缺陷时提出修订。但这个主动权切忌滥用；

2、只要乙方（承包方）不提出涨价，合同自动顺延。这样让乙方只要认真工作即可获得长期合同。这种定心丸，对合同关系的稳定是非常明显的；

3、乙方一旦提出涨价，则等于启动了招投标选聘供方的阀门，管理人则要再次启动招投标。但这个时候原供方有优先权。具体设计可以考虑原供方每工作一年有招投标百分制的1-2分，或者约定在所有投标报价比较中，相差n%（n可以是1~10的一个经验数据）视为一样，这样就不至于发生新投标人价格略低原供方而获得中标，而进场后发现其工作水平远不如原供方的情况。

“定期招投标选供方”的思路是愚蠢的，除了招投标本身的成本（某小区招投标制度执行成本为38.5个人*天，按6000元月薪成本计算，每次成本9000多元钱）外，每次招投标都等于对自己是个选择风险，都给招投标的操作者寻租提供了一次机会。

而且，合同延期，还降低了新旧合同文本的文字审核成本（法务人员的成本更高）。即便采用“原合同文本”，负责人也应该逐字逐句地核对一遍，这些都是巨大的人力成本。如果采用合同自动延期，则免除了这个成本，而只需要做一个对原合同只改变合同周期的补充文件（Amendment）即可。

此外，为了防止“围标”的情况发生，制度设计可以要求“每次招标活动开始时，向全体业主群发短信，请业主来领取《投标书》文本并推荐供方”的方式，还可以要求“必须在某某网站上刊登招标公告，并截图存档”等。

为了防止“化整为零”躲避招投标程序而采用直接采购，制度设计则可以采用采购项目是否采用招投标并不依据价格来决定的理念，而要求“所有供方采购是否采用招投标方式进行应写进年初的《下年度工作计划》中”。这样，业主方可以在年初审核下年计划时，对金额小但认为应该招投标的项目，要求进行招投标。当然，招投标的成本由全体业主（在物业费中）分摊。

招投标之外的一般采购，可以采用“三方比价”的国际通用方式。为了降低管理成本，可以在制度设计上规定“凡同一品牌、同一规格的物料采购，可以使用上次三方比价后确定的供方”。这样实际上把三方比价产生的供方，也变成了本小区物业管理活动中的一个非合同管理下的供方。

而对零星采购的维修材料，可以采用如下2中机制：

1、通过招投标方式决定供方：年初确定全年采购计划，各种物料的大约数量、规格等列表。对该计划通过招投标选择供方，供方随时供货时不再谈价格，按月度（季度）结算材料款。这种模式还将库存管理成本压缩，减少了一个库管员岗位；

2、通过业主同意的方式选择固定的大型供应商：可以规定所有的采购都应该去小区附近的某几家大型超市（也可以排出顺序），财务报销应该只有这几家大型超市的发票；

对非计划内的、实在无法通过上述程序规定的情形购买到的物料，在施行了上述机制以后，就只占物业费支出的极少部分。这些采购，就需要项目负责人（或物业服务企业）用自己的信用担保其采购的合理性了。机制一般可以这样安排：

项目负责人书面对该项采购不能按既定流程作出说明。如果是因自己疏忽未将该项采购列入计划则要作出道歉并列入明年计划；如果因为市场原因则要尽可能用证据证明原流程无法实现采购（如某种物品市场上就不超过2个供方而无法实现3方比价等）；如果因为急用则要有证据证明紧急情况的确发生。其实，只要坦荡、公开地做事，业主组织是不会纠缠这些发生的小概率事件的。而如果业主组织（的成员）过分在这些事情上怀疑管理人，则管理人也完全可以考虑辞任！这也是管理人人格的体现！■