让周报发挥作用

www. 疫情期间，大家都开启了居家办公模式。由于许多人还没有非常适应这种方式，在长达两个月多月或更久的居家办公过程中，有很多企业的管理者提到他们会利用周报的形式去了解团队成员的工作节奏，并认为这是居家办公时期的一种值得运用的沟通和汇报方式。 听起来是好事啊，的确，周报对我们很多人来说已经不是什么新鲜事了，它被作为一种重要的沟通和管理工具，在许多公司的许多团队得以使用。然而，大家在运用周报的时候，还是会遇到一些疑问。 今天，我就结合AEL管理咨询的实践经验，和大家分享一些运用好周报机制的方法。 周报的意义在哪里？ 想要写好周报，并且让周报发挥作用，我希望先和大家一起明确个问题，那就是周报到底有什么样的意义？我问过一些管理者和员工，得到的答案基本是了解大家的工作进展，或者实现信息互通和共享这些。基于这样的理解，许多人在写周报的人就会罗列出自己一周的工作内容，比如：周一上午见了供应商；周一下午内部会议；周二上午提交了一份报告……类似这样的内容，都填写到周报当中，最后提交给管理者。当管理者看到这样的周报后，会很容易钻到细节里，比如觉得下属在某些时间段所做的事情没有表述完整和详细，自己还是不知道对方干了什么。 不知道你发现没有，如果按照上面的方法运用周报，我们只是把它当成了一种反馈信息的工具。员工将工作信息反馈给管理者，管理者了解员工做了什么，再将自己觉得不明确或模糊的信息反馈给下属，让他们完善。的确，周报是有这样的功能，但我想说的是，周报还不止是这样的功能。 在AEL管理咨询看来，周报除了反馈过去已经发生的事情之外，它还能让我们关注到未来的事情。这个“未来”不用很久，下周就好。什么意思呢？就是员工在周报当中汇报完一周已经完成的工作之外，还可以加一块内容，就是对下周工作的思考和规划。当然，这个工作规划不是提供下周的日程表，把事情一件件卡到时间表当中。而是关注下周你会重点做哪些事情；想实现哪些小目标；你打算怎么做；这中间可能需要管理者做些什么。 从我们的实践来看，如果周报仅限于汇报一周的工作内容，大家在写的时候，是不太会进行太多思考的，更多是拼命回忆，更有甚者，还会为了让周报看起来内容“丰满”，会将自己所做的工作进行细拆，明明一句话可以汇报清楚的，却要拆成2-3条，只是为了填内容。因此，我们在运用周报的时候，要让员工思考起来，构思下周的规划，这样管理者才更有机会意识到自己能去做些什么。当然，我们还能更加深入，不仅让员工列出一周的工作内容，还能让他们进行个复盘，比如他们遇到了什么挑战；是如何解决的；从中学到了什么。这样能够让员工进行更多思考，不仅思考过去，还思考未来。 让周报成为管理工具 当员工进行了思考之后，他们所提交的周报就不是简单的反馈信息了，而是个人复盘和工作规划的一份融合性的报告，管理者便能根据员工的周报，调整相应的管理策略。 怎么理解这句话呢？AEL管理咨询建议，管理者可以借助周报看3件事： 1. 看员工的工作安排是否合理 这里谈到的合理性，更多是从“任务”的视角出发去看。既然周报可以写员工已经做完的事，也能写他们打算做的事情，管理者便能从中看看大家对于自己的工作安排是否合理。看上去过于繁重或者是过于轻松的安排都是值得推敲的，同时，对于从事复杂工作的员工来说，工作安排应当兼顾短期事务和长期的思考规划，不能过于明显偏向一面。 2. 看是否连接绩效目标 每周和每天的工作不应该是杂乱无章的，或者说总是横生枝节的。工作应该和员工个人的绩效目标紧密相连，并由目标分解出来的。因此，对于管理者而言，要清楚每个下属的目标到底是什么，再依据目标对周报内容进行评估。哪怕一个人每天都很忙碌，看起来做了很多事情，但如果这些忙碌是无助于个人绩效目标的话，基本可以认定这样工作的意义不大，管理者就要及时纠偏，而不是让员工陷入忙碌的假象当中。 3. 看辅导的切入点 前面已经提到过，在周报中，我们可以写写对过去工作的复盘，同时在谈下周工作规划的时候，还能谈谈自己怎么做，以及希望管理者做些什么。这些都是管理者可以提供辅导的契机。当发现员工遇到疑惑和挑战，工作难以推进，甚至遭遇失败的时候，就是管理者可以主动和员工聊聊，看能否为他们提供辅导的时候。 管理者也要写周报 前面谈论了很多，你应该发现了，我更多是在谈员工所写的周报。实际上，管理者也可以写，并且这份周报不是提供给管理者的上级，而是让管理者给员工写周报。 这就很有意思了，员工写周报给上级是很正常的，难道还有从上往下写周报的吗？当然有了，实际上我看过一些互联网公司还有科技型创业公司，都在采用这种方式。我先申明，并不是其他行业的企业不能用这种方式，我只是说我观察到的情况而已。 管理者为什么要向下写周报呢？是向员工汇报自己的工作吗？肯定不只是这样，AEL管理咨询的观点是，管理者向下写周报，最关键的是让大家能够不断认清工作目标，并且对齐目标。 作为一个团队，甚至是一个部门的负责人，管理者需要从组织目标出发，再去思考团队或部门的目标，最后是帮助员工确定他们的目标。所以，管理者心里要有一笔很清晰的账，团队的目标到底是什么。首先要让自己的工作不脱离目标，才能去审视员工的工作，否则从上到下大家都是各管各做事，最后是不会产生有意义的结果的。 从这样的要求来看管理者的周报，它的写法一定会和员工的周报有所区别。这里，我们推荐一个“总—分—总”的结构： 首先是重申目标。第一步就是在周报中重申一下团队的目标是什么。别觉得这会显得啰嗦，只要能让大家明确目标，次数再多也不为过。 接着是谈谈一周工作。这里谈的工作同样不是简单的罗列。对于管理者而言，大家可以通过向下的周报，让团队成员看到过去一周的工作，对于整体目标而言的意义。换句话说，把每周的工作视为阶段性的里程碑，让大家看到这周过去了，我们离团队目标又进了一步。这更能起到激励的作用。 最后再强调目标。这里要强调的目标，和开头的有所不同。开头是管理者重申目标，是对团队已有目标的复述，从而更深入人心。最后要强调目标，则是提醒大家，个人目标要和团队目标对齐，并且在此基础上，给予大家行动的方向。 曾经我也觉得，周报就是“报账”，把做过的事情理清楚，让管理者看到我的成绩就好。现在我完全改变了，周报真的是一个很好的管理工具，只要管理者运用好它，会让整个团队都能明确目标，并且朝着目标的方向行动。