管理不好时间?你该注意这几个误区

2018-02-09  一张大字报


但凡工作了几年的朋友,多多少少都会面临「时间不够用」的问题。


比如:


明明每天工作12个小时,但还是有很多事情做不完;

老板吩咐的任务,一拖再拖,直到 deadline 才勉强敷衍一下;

每天都在忙着应付同事、上级、客户,完全没有自己的时间,忙了一整天也不知道在忙什么……


所以,时间管理应运而生。


这几年,哪怕是不了解时间管理的朋友,多多少少也听过这些名词:

GTD、番茄钟、待办清单、四象限法……


但是,你会不会觉得,用了这么多工具,学了这么多东西,好像仍然没有什么用?


这几年,通过跟身边朋友、读者的交流,我发现,不少人在管理时间的过程中,其实多多少少都存在一些误区。


正是这些误区,使我们经常做了无用功。


今天,跟大家聊聊这些误区,以及如何避开它们,让我们的时间更充足。



1. 喧宾夺主,本末倒置


曾经有个朋友,找我咨询时间管理的问题。


她说:已经严格按照老师教的方法论去践行,但每天都感觉特别累,也没省下多少时间,究竟是怎么回事呢?


我问她:你是如何做时间管理的?


她「哗」的一声,给我发了一堆 APP 截屏。


然后,如数家珍地给我解释:这是记录时间耗用的,这是曼陀罗方格,这是做晨间日记的,这是做待办事项的,这是番茄钟……


这其实就是本末倒置了。


时间管理的本质,并不是管理好「时间」 —— 这压根就不重要 —— 而是高效地完成该做的事情。


这才是核心所在。


记住:永远是工具来为你效力,而不是你要去适应工具。


所以,最合适的工具,必须能够如臂使指、圆满自如,成为你身体和大脑的一部分。而不是需要你时时刻刻提醒自己「我得去用」。


你必须确保,当你需要用到它们的时候,它们能立刻在你身边出现,用你最舒服的方式去使用。


很多人热衷于 APP Store 上五花八门的时间管理 APP,其实,这些没有太大意义 —— 很简单:我们绝大多数工作是在什么地方完成的?是电脑,而不是手机。


所以,时间管理工具的第一个条件是什么?

必须能够全平台使用,呼之即来,用完即走。


我自己体验过一些 APP,从打开,到进入正式功能,就要好几秒钟,点击五六次按键 —— 这究竟是在帮你管理时间,还是浪费你的时间?


更重要的是,一款工具,如果不够轻便、自如,它就会在你潜意识里留下这样的印象:使用它,是一件很麻烦的事情。


那么慢慢的,你就会倾向于把它搁置,放在一边。


这就是「学了很多方法,却从来都用不上」的真相。


那么,什么样的工具,才是适合自己的呢?


对时间管理的新手来说,一款笔记加待办清单即可。


前者推荐:印象笔记,有道云笔记,为知笔记,Onenote,Bear(苹果专用)。


后者推荐:滴答清单,Todoist,RTM(Remember the milk)。


各任选其一即可。


注意我没有推荐 OmniFocus 和 MLO 等复杂的 GTD 工具,因为对一般人来说,压根用不上,只会造成困扰。


甚至,一个随身携带的记事本(A5尺寸),一支好用的中性笔,基本就足够了。


最有效的方法,永远是简单的。



2. 追求「完成所有事情」


之前和一位大公司的市场总监聊天,他说:

我每天都勾不完我的待办清单,您有什么建议吗?


我问他,每一天的清单上有多少个事项。回答是:我也记不清了,大概二三十项吧。


这是许多朋友特别容易犯的错误。


我们总是寄希望于「将清单上的所有事情勾掉」,尤其是完美主义者,更是如此。


但现实是什么呢?很多时候,我们每天殚精竭虑,也只能完成三四项任务,然后眼睁睁地看着其他任务过期。


一天天过去,「已过期」里面堆积的事项越来越多,清单变得臃肿不堪。

结果就是:我们连待办清单都不愿意打开,因为看了就心烦。


有两个事实,可能是我们需要直面的:


1)我们往往都高估了自己的能力;

2)事情往往是做不完的,做多少来多少。


如果你把所有的事情都写入待办清单,会有另一个后果:在权衡「要做什么」的时候,你可能会选择去做那些简单、但没有太大价值的事情 —— 因为做完了可以立刻勾掉。


而那些真正重要的事情呢?也许就会一直拖着,直到 deadline 才开始拼命赶工。


这就完全反其道而行之了。


正确的做法是什么呢?待办清单上面,只写真正重要的事情。其他不那么重要的,按照如下方法处理:


1)放入 Dessert 清单中,等碎片时间、工作间隙、状态不佳时处理。快速给自己恢复精力。


2)用其他方式快速解决。譬如:交付给别人,聘用外包,使用在线工具,等等。


3)拖着不做。


是的,不要觉得「拖延」十恶不赦,拖延其实是一件好事。关键是什么呢?我们不要被「拖延」主导,而是要自主的、有意识地去选择「拖延」。


简而言之:正确的做法是,优先做最重要的事情,其他事情能拖即拖。


很可能,拖着拖着,这些事情自己就「被解决」了 —— 尤其是对于尚未完全明确、需要反复沟通和确认的事务,繁琐而机械的操作,以及「不做也不会死」的事务。


不要让它们挤压你宝贵的时间和精力。



3. 过于依赖番茄钟


可能有同学不清楚番茄钟,简单介绍一下:


番茄钟,又称番茄工作法。它的使用很简单:定一个25分钟的闹钟(称为「一个番茄」),在这段时间里心无旁骛地工作,拒绝任何打断(一张便签、一个耳机可以帮到你)。


等25分钟结束了,关掉闹钟,休息5分钟,再开始下一个番茄,循环往复。


为什么是25分钟呢?因为基于认知心理学的研究,人集中注意力的时间,一般不会超过25-30分钟。


当然,这个时间可以根据实际情况调整,通常以20-30分钟作为一个番茄。


一般来说,使用番茄钟,以「番茄」来计数。我们会说「今天完成了5个番茄」,指的就是不受干扰、心无旁骛地工作了5个25分钟。


那么,番茄钟真的有各种时间管理专家所说的那么神奇吗?


感兴趣的话,不妨试一试。


但这几年来,我身边时间管理做得好的人(包括我自己),基本不用番茄钟。


为什么呢?很简单,因为太机械了。


人的精力曲线波动是非常频繁的,会根据时间和任务而异。每一次都要求集中精力25分钟,常常会带来两个后果:


1)坐立不安,心烦意乱,明明做不下去,但是又不能分心;

2)好不容易进入心流状态,正热火朝天的时候,一个闹钟立刻把思绪打乱了。


尤其是对于像我这种「坐不住」的人,更是明显。


究其原因,它的根本问题在于:先设定好了时间,再往时间里面装任务。


也就是说,番茄工作法的本质,在于培养你「规律工作」的习惯。


这对于精力曲线平缓、作息极其习惯的人来说,是可以的。但对于我这样的人,基本没有任何作用。


那我是怎么做的呢?很简单,反过来:先给自己设定任务,再根据任务指定时间。


我会告诉自己:接下来,让我们试试,能不能在5分钟内,完成这个小任务。然后,开足马力去解决。


完成了,就再给自己分配下一个新任务。


简而言之,这是两种完全不同的思维:


我无需要求自己「规律工作」,不是让我去适应工作 —— 而是让工作来适应我。


对我来说,工作就是一个个挑战的小片段,每一天的繁忙,其实就是针对这些小片段,一个个予以攻克。


这样,就能将工作变成一段愉快、自由又富有挑战性的体验。





4. 错误理解四象限法


四象限法,应该是时间管理里面,最广为人知的方法了。


它将一天里所有任务,按照紧急性和重要性两个维度,分为四个象限:


  • 重要且紧急:立刻去做。

  • 重要但不紧急:安排固定时间去做。

  • 紧急但不重要:尽量请别人去做。

  • 不紧急也不重要:不做。


绝大多数时间管理教程,都是这样教的,大家也都是这样学的。


很少有人对这套分类方式提出质疑,但不知道你有没有意识到:这其实不是很科学。


试思考一个问题:为什么在我们的待办清单里面,会出现「不重要」的事项呢?


换言之:不重要的事情,哪怕它很紧急,又怎么样?一件事情如果「不重要」,那不做也不会有什么后果(否则就是重要),为什么要考虑它呢?


问题在于:这里的「重要」是一个很模糊的概念,它真正的意思是「有价值」。


什么是有价值?简单来说,如果一件事情,做完之后,能帮你增进经验、获得提升、收获回报,那就是有价值的。否则,就是无价值的。


把上面四象限里的「重要」换成「有价值」,是不是立刻清晰多了?


四象限法的本质,其实是这样的:紧急,代表「别人希望/需要你去做」,而有价值,代表「我自己想做」。


最好的情况当然是两者重合,但如果不是,那就尽量在不影响结果的情况下,「以我为主」。


当然,有价值 - 紧急的分类(术语叫做艾森豪威尔矩阵),本身也未必是最好的分类方法。这一点,以后有机会再详谈。


不过,至少,这比广受误解的「重要 - 紧急」要更好。



5. 用日历来做待办事项


之前写时间管理的文章,有不少读者在后台留言,说:

我一般用日历做时间管理,很好用。


日历确实很好用,像 Google日历,或者苹果自带的日历,都不错,但用日历做时间管理,其实是效率很低的方法。


为什么呢?很简单。


考虑一个问题:现在突然来了一个任务,没有明确的时间要求,你要怎么把它记到日历里面?


这就是问题所在:待办清单也好,笔记也罢,是「任务导向」的,时间只是任务的属性。我完全可以把一个任务记下来,而不指派具体时间。


但日历不行。日历一定要先明确一段时间,再安排任务。


这会造成什么后果呢?每记一件事情,你都要先思考:把它放在哪一段时间里?


更别说,大多数任务,往往不会按照时间执行。那么,就又得重新安排、设置。


在时间管理领域,有一句俗话,叫做:日历是神圣的。


什么意思呢?记在日历上的事情,一定是「雷打不动」的。


简而言之:日历不是用来记录任务的,而是用来「锁定时间」的 —— 在日历上写下一件事情,就意味着:这段时间被占用了,当我安排事务、整理工作时,我必须将其考虑在内。


所以,什么事情适合记在日历上呢?一般是严肃的会议,固定日程,当天会发生的事件,等等。


它是用来参照的,辅助我们对工作进行安排,而不是用来管理时间的。



今天先分享这几个心得。


时间管理是一门非常系统的体系,但用好了却也非常简单。以后有机会,会再通过文章、书、课程的形式,跟大家分享。

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